O objetivo principal desta funcionalidade é automatizar a etapa realizada na tela Suprimentos / Compras / Solicitações de Compra / Distribuições. Por exemplo, ao autorizar um insumo de solicitação de compras, o sistema faz a distribuição automática aos compradores responsáveis por aquele grupo de insumo, para que realizem as etapas de cotação e compra de forma ágil, diminuindo o tempo de execução dessa operação.
Fluxo do Processo:
Etapas que antecedem o fluxo de cotações de preços:
1) Solicitação de Compra
2) Cadastro Autorização (Admin)
3) Distribuição Automática
Após estas etapas, o fluxo de processo segue conforme o fluxo de cotação de preços.
Ou seja, após atribuir um comprador a um grupo de insumo através do passo a passo que veremos neste artigo, o sistema ao localizar uma solicitação de compras aprovada para um insumo que possua atribuição de um comprador, distribuirá a mesma automaticamente para o respectivo comprador.
Pré-requisito
Ser cliente Sienge Plataforma, usuário do módulo de Suprimentos – Compras com processos de Solicitações de Compra;
O usuário que irá configurar a Distribuição Automática necessita de acesso no Apoio do sistema de Suprimentos, através das ações 9112 e 9113 (autorizadas em: Segurança / Autorizações / Usuários / Ações do Usuário).
Ação 9112: SUP-ADC - Distribuição automática - Configuração;
Ação 9113: SUP-ADC - Distribuição automática - Configuração - Salvar.
Passo a passo
1) Para atribuir um grupo de insumo a um comprador:
1.1) Acessar pelo menu: Suprimentos / Apoio / Distribuição Automática*Novo;
1.2) Selecionar a aba por forma de configuração que deseja efetuar: Por comprador, ou Por grupo de insumo;
1.3) Ao optar pela opção “Por comprador”, selecionar o comprador para o qual deseja ser configurado grupo/grupos de insumo para distribuição automática de solicitações de compra e clicar em CONSULTAR:
Nota! O filtro de busca de compradores (Usuário) irá exibir tanto usuários Ativos como usuários Inativos.
1.4) Na aba “Não Atribuídos”, selecionar um ou mais grupos de insumos que deseja atribuir ao comprador filtrado e clicar em “+ ATRIBUIR GRUPOS”;
No exemplo acima, o grupo de insumo “10.001 Pintura” não está atribuído ao comprador filtrado (Mike), mas está atribuído a outro comprador (usuário Cecília Amorim) que por sua vez está com a situação ativa no sistema (em Segurança / Usuário / Cadastros).
Nota! Lembrando que um comprador pode ter vários grupos de insumo distintos atribuídos a ele.
1.5) Para confirmar a atribuição, clicar em SIM, ATRIBUIR:
Em caso de sucesso da atribuição, os grupos selecionados serão atribuídos ao comprador filtrado. No exemplo acima, teríamos o grupo “10.001 Pintura” sendo retirado do usuário Cecília Amorim e sendo atribuído ao usuário Mike.
Dica! Este processo pode ser utilizado também para retirar grupos que estavam anteriormente atribuídos à usuários que foram inativados no sistema. Por exemplo, em casos de desligamento de algum comprador.
2) Para remover a atribuição de um grupo de insumo a um comprador:
2.1) Acessar Suprimentos / Apoio / Distribuição Automática*Novo;
2.2) Selecionar a aba por forma de configuração que deseja efetuar: Por comprador, ou Por grupo de insumo;
2.3) Ao optar pela opção “Por grupo de insumo”, selecionar o grupo para o qual deseja remover a atribuição de um comprador para a distribuição automática de solicitações de compra e clicar em CONSULTAR;
2.4) Acessar a aba “Atribuídos”, selecionar o usuário e clicar em “REMOVER ATRIBUIÇÕES”;
Nota! Observe que a consulta exibe a situação atual do usuário do comprador em Segurança / Usuário / Cadastros. Sendo que, no exemplo acima, o usuário Alessandra atribuído ao grupo “09.004” Areia, está inativo. O sistema permite a remoção da atribuição do grupo de insumo de um usuário inativo.
2.5) Confirmar a remoção clicando em “SIM, REMOVER”;
O sistema emitirá mensagem confirmando a remoção da atribuição.
Dica! Para conferir uma distribuição automática feita a partir da configuração acima mostrada, acessar Suprimentos / Compras / Solicitações de Compra / Distribuições. Preencher os filtros desejados e marcar o campo “Considerar solicitações pendentes que já foram distribuídas”. Consultar para verificar a distribuição.
3) Recursos Disponíveis:
Com os recursos disponíveis você conseguirá: Exportar dados facilmente; Visualizar as informações, de forma segura e intuitiva; O relatório possui colunas personalizadas, conforme suas necessidades; Totalizadores acessíveis e didáticos; Filtros avançados, permitindo uma variedade de combinações para resultados precisos; Capacidade de salvar visões personalizadas; Ordenação crescente e decrescente.
Aproveite a utilização da Distribuição Automática e todas as suas funcionalidades assistindo o vídeo que preparamos para você, disponível neste artigo.
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