Atenção! Vem novidade por aí! Esta funcionalidade será liberada em breve. Fique atento às próximas atualizações.
Este artigo explica como enviar, analisar, aprovar ou reprovar versões de um Orçamento Empresarial no Sienge. Todo o processo respeita as permissões configuradas na Área Organizacional relacionada ao orçamento, promovendo governança, rastreabilidade e segregação de responsabilidades.
Visão geral do fluxo
Ao cadastrar um novo Orçamento Empresarial, sua primeira versão é criada com a situação “Em edição”. A partir dessa situação, a versão poderá:
- Ser ajustada pelo elaborador;
- Ser enviada para aprovação;
- Ser descartada, caso não deva seguir no processo.
Quando enviada para aprovação, a versão passa para o status “Em aprovação” e fica disponível para análise dos usuários aprovadores;
Após a análise, a versão poderá ser: Aprovada ou Reprovada.
Quando aprovada, ela se torna a versão VIGENTE do orçamento.
Situações da versão
Durante o fluxo, a versão pode assumir as seguintes situações:
- Em edição: A versão está sendo elaborada e ainda pode receber alterações;
- Em aprovação: A versão foi enviada para análise dos aprovadores;
- Aprovada: A versão foi aprovada e tornou-se vigente;
- Reprovada: A versão não foi aprovada e não pode mais ser editada;
- Substituída: Era a versão aprovada, mas foi substituída pela aprovação de uma versão mais recente;
- Descartada: Foi retirada do processo pelo elaborador e não participa da aprovação.
Pré-requisito
Para utilizar o fluxo de aprovação, como usuário aprovador, é necessário que:
- O usuário deve estar vinculado a uma Área Organizacional e deve possuir a permissão “Aprovar” na área correspondente. Nota! Permissão em Suporte à Decisão > Apoio > Área Organizacional.
- A área do usuário deve contemplar a estrutura organizacional utilizada no orçamento;
- A versão esteja com situação Em Aprovação. Atenção! As ações do fluxo são controladas pelas permissões da Área Organizacional.
Caso essas condições não sejam atendidas, o usuário poderá visualizar o orçamento se possuir acesso, mas não poderá selecioná-lo para aprovação ou reprovação.
Dica! Na área organizacional são possíveis três tipos distintos de permissões de usuário:
Passo a passo
Como enviar uma versão para aprovação
O envio para aprovação deve ser realizado a partir de uma versão com situação “Em edição”.
1) Acesse Suporte à Decisão > Orçamento Empresarial;
2) Consulte o orçamento desejado;
3) Localize a versão com situação “Em edição” e acesse a edição da versão;
4) Revise os valores e informações do orçamento;
5) Clique em Enviar para aprovação;
6) No modal apresentado, informe uma observação, quando necessário;
Clique em Enviar para confirmar;
Nota! A observação permite registrar informações relevantes para o aprovador e possui limite de até 500 caracteres.
Após a confirmação:
- A situação da versão será alterada de “Em edição” para “Em aprovação”;
- A versão deixará de permitir edição;
- A versão ficará disponível na tela de aprovação para os usuários responsáveis.
Nota! Caso o usuário feche ou cancele o modal, a versão permanecerá em edição.
Como acessar a tela de aprovação
1) Acesse a tela em Suporte à Decisão > Orçamento Empresarial > Aprovação de Orçamentos;
2) Utilize os filtros disponíveis (pelo menos um) e clique em Consultar;
A tela de aprovação permite consultar os orçamentos pelos seguintes filtros:
- Composição orçamentária;
- Área organizacional;
- Solicitante;
- Código do orçamento;
- Nome do orçamento;
- Versão.
Também estão disponíveis filtros rápidos por situação, apresentados como chips.
Atenção! Os resultados respeitam as permissões do usuário e a hierarquia das Áreas Organizacionais.
3) A listagem apresenta as principais informações necessárias para análise:
- Código do orçamento;
- Nome do orçamento;
- Descrição da versão;
- Status;
- Plano Orçamentário;
- Justificativa da versão;
A justificativa informada pelo solicitante pode ser consultada diretamente na listagem, por meio da expansão do registro.
- Ações (Visualizar detalhes).
4) Selecione uma ou mais versões com situação Em aprovação;
5) Clique em Aprovar;
6) Revise a mensagem apresentada no modal;
7) Informe uma observação, quando necessário e confirme a aprovação.
Caso a ação seja cancelada no modal, nenhuma alteração será aplicada.
Dica! O modal informa que, após a aprovação, a versão não poderá mais ser editada.
Após a confirmação:
- A situação será alterada para Aprovada;
- A alteração será refletida imediatamente na listagem;
- A versão se tornará a versão vigente do orçamento.
- É necessária apenas uma aprovação para que a versão seja considerada aprovada.
Regra de versão vigente
- Cada orçamento pode possuir apenas uma versão aprovada por vez.
- Caso já exista uma versão aprovada e uma nova versão seja aprovada:
- A nova versão passará para Aprovada;
- A nova versão se tornará vigente;
- A versão anteriormente aprovada passará automaticamente para Substituída.
- A versão substituída permanece disponível para consulta e histórico, mas deixa de ser a versão vigente.
Como reprovar uma versão
1) Na tela de aprovação, consulte os orçamentos;
2) Selecione uma ou mais versões com situação Em aprovação;
3) Clique em Reprovar;
4) Informe a observação no modal;
5) Confirme a reprovação.
Após a confirmação:
- A situação da versão será alterada para Reprovada;
- A alteração será refletida imediatamente na listagem;
- A versão não poderá mais ser editada.
Dica! É necessária apenas uma reprovação para que a situação seja alterada para Reprovada. Caso a ação seja cancelada no modal, nenhuma alteração será aplicada.
- Uma versão reprovada não retorna automaticamente para edição.
- Para realizar novos ajustes, deverá ser criada uma nova versão do orçamento.
- A nova versão seguirá novamente o fluxo: Em edição; Envio para aprovação; e Aprovação ou reprovação.
Observações importantes
- Somente usuários com permissão de aprovação podem aprovar ou reprovar.
- Uma única aprovação é suficiente para aprovar a versão.
- Uma única reprovação é suficiente para reprovar a versão.
- Cada orçamento pode possuir apenas uma versão aprovada.
- Ao aprovar uma nova versão, a versão anteriormente aprovada passa para Substituída.
- Uma versão reprovada não retorna para edição.
- Para corrigir uma versão reprovada, deve ser criada uma nova versão.
- O cancelamento de uma ação no modal não altera a situação da versão.
- O fluxo respeita as permissões e a hierarquia das Áreas Organizacionais.
- A aprovação e a reprovação não alteram o cadastro da Área Organizacional nem as regras de compliance do orçamento.
- A seleção múltipla possibilita processar mais de um registro dentro do fluxo de aprovação, desde que o usuário possua permissão para todos os registros selecionados.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!