O processo de importação de insumos e serviços é muito importante, pois formará a base que será utilizada em todo o sistema. Recomendamos que ele seja realizado com o acompanhamento de um dos nossos consultores.
Muitas vezes, a empresa já utiliza uma tabela de insumos e serviços para um tipo específico de obra, com um excelente histórico de preços. Ou então, é necessário elaborar um orçamento, utilizando como base uma tabela de referência específica.
Nestes casos, a funcionalidade de importações de insumos e serviços traz produtividade, ao permitir criar vários insumos ou serviços em uma única ação, aproveitando as informações que já estão disponíveis em um arquivo.
A funcionalidade Importações do Sienge permite vincular alguns campos de informações do serviço no Sienge, como Código Auxiliar, Unidade de Medida, Preço (se será informado), aos dados classificados em colunas de um arquivo .csv.
Após a importação, os serviços serão criados conforme as informações inseridas no arquivo importado.
Isto traz maior velocidade na criação de novas tabelas de Custos Unitários, que se utilizam de informações de referência ou de outras tabelas de insumos e serviços.
A Importação do Sienge traz todas as informações do .csv para dentro da plataforma. Isso traz maior agilidade no processo, e os insumos e serviços dessa tela são inseridos de forma adicional, não são excluídos todos os itens como na antiga. A vantagem é que você pode incrementar sua tabela, mas caso queira continuar com a exclusão de todos os itens, é só utilizar a tela anterior.
Pré-requisito
Registros que deverão ter sido criados anteriormente:
Tabela de Custos Unitários que receberá as informações importadas;
Caminho – (Engenharia > Custos Unitários > Tabelas).
Caso desejem fazer alterações nos grupos de insumos do Sienge, esta alteração deverá ser feita antes da importação para facilitar o trabalho.
Grupos de serviço:
Caso desejem fazer alterações nos grupos de serviço do Sienge, esta alteração deverá ser feita antes da importação para facilitar o trabalho.
Baixar o modelo de .CSV na tela de Importação de Serviços e configurar corretamente do arquivo .CSV que servirá de base para a importação.
Dica!- Lembre-se de guardar o arquivo para eventuais consultas.
Passo a passo
1. Acesse a tela de importação em Engenharia > Exportações e Importações > Custos Unitários > Importações > Insumos, Serviços e Composições.
O arquivo de importação modelo deve ser baixado no formato .CSV, e está disponível na página inicial da tela de importação logo abaixo do modelo de insumos.
Ao Abrir a Planilha no seu computador, caso não seja utilizado o Excel, certifique-se de usar as seguintes configurações para abri-la:
- O Conjunto de caracteres deve estar em UTF-8;
- Opções de separadores em: Ponto-e-vírgula.
Na planilha haverá colunas com os seguintes campos, veja uma breve explicação sobre cada um deles.
OBS: Os campos sinalizados com (*) são obrigatórios:
Código auxiliar*: É um código de referência, que aceita números e letras, e deve ser inserido no momento da importação. Lembre-se que, ao criar os serviços, o Sienge define automaticamente um código para o serviço. Entretanto, caso não queiramos perder a referência entre o código original (arquivo .CSV) e o código do serviço criado, devemos utilizar o conteúdo Código auxiliar. Eles deverão ser únicos;
Atenção! Este campo não deve ter mais de 25 caracteres;
Dica! Esta função é muito útil quando fazemos a importação de serviços utilizados em tabelas de preços de órgãos públicos ou bancos de dados de referência.
Descrição*: Refere-se à descrição, ao nome que daremos ao serviço;
Atenção! Este campo não deve ter mais de 300 caracteres;
Dica! Não devem ser inseridas quebras de linha na célula. O texto deve ser inserido de forma sequencial, com espaços, mas sem quebras de linha.
Grupo de serviço*: Refere-se à família de serviços que estamos associando o serviço criado, apenas com a indicação da numeração do grupo (ex: 001.001);
Para realizar a formatação basta selecionar a coluna “Grupo de serviço*” ir na aba “Página Inicial”, no campo destinado ao formato de número que será utilizado nas células, clicar em “Mais Formatos de Números”, selecionar a categoria personalizado e ajustar conforme figura abaixo:
Unidade de medida*: Será a unidade de controle orçamentário e de planejamento do serviço;
Atenção! Este campo não deve ter mais de 6 caracteres;
Preço unitário (informado): É o preço deste serviço sem a necessidade de incluir uma composição de insumos. Com este preço sempre será necessário informar um grupo de insumo para a alocação de valores, como Mão de Obra ou Material. Deve ser um valor numérico e a data do preço será sempre a data da importação do arquivo.
Seleção do preço por grupo de insumos: Esta informação é utilizada para registrar de qual grupo de insumo o preço informado do serviço se refere, se o serviço tem preço informado de material e mão de obra, ou se é apenas uma verba por exemplo. Apenas indicação da numeração do grupo (ex: 01);
- Lembrando que o preço informado dos serviços é baseado nos registros de nível um da tela de grupos de insumo, não o nível dois que é a família - Veja na imagem abaixo essa diferença;
- Para que seja possível inserir preços de grupos de insumos diferentes, é necessário que sejam incluídas linhas abaixo da linha de criação do serviço apenas com o código auxiliar do serviço, preço e grupo de insumo desejado. Veja o exemplo: Preço total de R$60,00, sendo R$10 vinculado ao grupo “Equipamentos”, R$20 à “Mão de Obra” e R$30 de “Material” (dependendo da formatação da sua base de Grupos de Insumo.);
- Para realizar a formatação basta selecionar a coluna de “Seleção do preço por grupo de insumos” ir na aba “Página Inicial”, no campo destinado ao formato de número que será utilizado nas células, clicar em “Mais Formatos de Números”, selecionar a categoria “personalizado” e ajustar como na figura abaixo:
Atenção! O grupo de insumo deve ser informado quando o preço unitário for informado;
Descrição complementar: Complemento da descrição ou texto que adicione informações ao serviço a ser importado;
Atenção! Este campo não deve ter mais de 4000 caracteres;
Produção da equipe: Campo exclusivo para Obras Rodoviárias. Indica a produção informada da equipe na aba Produção e deve ser um valor numérico não negativo;
BDI: Permite informar um percentual de BDI que será aplicado para cada serviço da planilha de importação. Deve ser um valor numérico não negativo.
Dica! Caso o serviço seja de preço informado, o BDI será aplicado sobre os preços informados do serviço, porém, se o serviço possuir preço composto, o BDI será aplicado apenas aos insumos da sua composição. Portanto, caso esse serviço tenha outro serviço em sua composição, o BDI do serviço principal não afetará seu preço, sendo que esse outro serviço precisará ter seu próprio BDI.
2. Selecione a tabela e o tipo de obra que receberá as informações importadas. Esta tabela deve ter sido criada anteriormente (conforme mencionado no tópico de pré-requisitos deste artigo), e você pode informá-la digitando o código ou a descrição.
Atenção! Lembre-se que a importação irá manter os itens previamente cadastrados e adicionar os serviços informados do arquivo, ou seja, ela é incremental. Por isso é recomendável utilizar nomes diferentes para serviços, para não haver duplicidade.
3. No campo Tipo de Importação ao lado da tabela, selecione a opção Serviços. Automaticamente, o Sienge trará as demais informações que devemos parametrizar para a importação, como o Tipo de Obra:
4. Preencha o Tipo de Obra ao qual você quer inserir os Serviços
5. Em seguida, inclua o arquivo .CSV que contém os dados a serem importados no local de upload, por meio do botão “Incluir Arquivo”. O seu arquivo deve aparecer anexado.
6. A próxima ação é clicar no botão de Importar. Ao clicar nele aparecerá uma modal com um aviso, e você deve escrever “concordo” e clicar em confirmar:
7. Ao fazer isso, você deve aguardar. Pode aparecer um loading ou ícone de carregamento enquanto os dados são carregados pelo Sienge. O ideal é que deixe a tela carregar e não mexer nela.
8. Ao carregar o arquivo você deve receber uma mensagem de sucesso no canto superior direito da tela ou receber uma mensagem de erro de importação. Caso tenha erros nas linhas do arquivo é cancelada a importação e aparecerá uma janela com uma mensagem e um botão para baixar um arquivo .CSV contendo os dados enviados para a importação, juntamente com as informações sobre os erros relacionados aos dados das colunas de cada linha.
Ao baixar o arquivo com os erros, haverá uma coluna chamada [Erros] ao final do arquivo. Corrija sua planilha, ajuste a formatação das colunas Grupos de Serviço e Grupo de Insumo e envie novamente o arquivo. Caso utilize o próprio arquivo de erros para fazer uma nova importação, limpe as linhas em branco abaixo dos registros anteriormente inseridos, para garantir que não tenha nenhum caractere oculto em sua nova planilha de importação.
Nota! Eventualmente o Erro pode ser apresentado em alguma das colunas adjacentes à coluna de Erro. Caso isso ocorra, verifique se algumas das células da linha, no arquivo original, não estava com quebra de linha, o que não é recomendado. A quebra faz com que no arquivo de erros seja criada uma linha adicional com o conteúdo da quebra, o que causa problemas na análise.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!