Como realizar a mesclagem de contratos com o Word (módulo Suprimentos)?

O Sienge Plataforma permite criar modelos de contratos no Word utilizando dados do sistema para preenchimento automático. Com isso, você pode gerar contratos rapidamente, apenas revisando os dados e coletando assinaturas, pois as cláusulas já estão no modelo e os campos são preenchidos pelo sistema. 

 

1. Criando um modelo de contrato no Word 

No Word,  nos campos onde deseja inserir dados do Sienge, digite P{X}, sendo X o número do parâmetro.
Os números dos parâmetros podem ser consultados em: Suprimentos > Apoio > Contratos > Parâmetros.

 

Veja um exemplo: 

O presente contrato P{1} refere-se à relação entre um Contratante P{30} e o Contratada P{40}, tendo como objeto P{2}. Este contrato terá vigência de P{122} meses, iniciando em P{4} e terminando em P{5}.


O sistema substituirá cada parâmetro pelo valor correspondente do Sienge.


2. Inserindo itens em forma de tabela 

Para incluir itens em tabela, crie uma tabela no Word e insira os parâmetros conforme especificado anteriormente.
Cada célula pode conter um ou mais parâmetros, que serão substituídos pelos dados do Sienge durante a mesclagem.


  

3. Inserindo o modelo de mesclagem no  Sienge

Após criar o documento no Word ele deve ser inserido no  Sienge , para que as mesclagens ocorram no momento da emissão de Contratos. 

  • Acesse: Suprimentos > Apoio > Contratos > Modelos.

  • Cadastre um novo modelo ou edite um já existente.

  • Desmarque a opção Rascunho para permitir mesclagem com Word.
     

  • Caso queira criar o modelo direto no navegador, marque Rascunho (limitações de configuração).

  • Clique em Escolher Arquivo e selecione o modelo criado.

  • Defina o tipo de impressão: DOC, PDF ou Ambos.

  • Se escolher Ambos, o formato será selecionado no momento da emissão do contrato (Suprimentos> Contratos e Medições> Relatórios> Emissão de Contratos). 

  

4. Emitindo um contrato com o modelo criado

Após inserir o modelo de contrato no sistema ele disponível pronto para ser selecionado na emissão de Contratos. 

  • Acesse: Suprimentos > Contratos e Medições > Relatórios > Contratos > Emissão de Contratos.
  • Selecione o contrato e escolha o modelo importado.
  • Campos sem preenchimento no Sienge aparecerão como -X-, portanto é importante revisar o relatório antes da assinatura.

 

Dica! Com o parâmetro 677 é possível definir textos padrão para parâmetros com valores inexistentes ou inválidos: Segurança > Administração > Parâmetros.


 

Atenção! O Filtro "Código a ser impresso" interage diretamente com o parâmetro de mesclagem "86 - Item Contrato-Código", portanto, caso esse parâmetro esteja sendo utilizado, verifique a opção desejada antes de emitir o relatório.


5. Veja o que fazer caso a mesclagem de algum parâmetro não funcione  

Caso ocorra de algum parâmetro não realizar uma mesclagem siga o passo a passo abaixo: 


No espaço onde deseja que uma informação seja mesclada com o  Sienge , vá em  Inserir> Explorar Partes Rápidas> Campo:  

 

Dependendo da versão do Word clique na opção conforme imagem abaixo para inserir o campo de mesclagem:    

 

E vá em “Mais Comandos”. Ao acessar essa opção aparece na tela abaixo, onde você deve selecionar, na guia “Escolher comandos em”, a opção Guia inserir:


Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada automaticamente


Nas opções que aparecem nessa guia, localize e selecione a opção “Inserir um campo ...” e clique em adicionar:

Uma imagem contendo captura de tela 
Descrição gerada automaticamente 

 

Essa ação precisa ser executada somente uma vez, pois irá incluir um ícone no acesso rápido do Word. A partir de agora, basta acionar esse ícone para inserir os campos de mesclagem:


Uma imagem contendo captura de tela 
Descrição gerada automaticamente 


Ao acionar a opção de “Inserir Campo” aparece na tela abaixo, selecione a opção Mesclar campo. Preencha o nome do campo com P {X}, onde X é o número do parâmetro. Esse número pode ser verificado em  Suprimentos> Apoio>  Contratos> Parâmetros Nas opções “Texto a ser inserido antes” e “Texto a ser inserido antes” preencha com ##, conforme imagem abaixo: 




Após clicar em OK o campo ficará assim: ## «P {x}» ##. Nesse momento você deve retirar os símbolos «e», ficando assim: ## P {x} ##. 


Atenção! 

  • Cada parâmetro, tabela e imagem deve ser inserido individualmente.
  • Copiar e colar entre arquivos pode causar:

    • Perda de informações;

    • Problemas na mesclagem com o Sienge;

    • Não preenchimento de valores;

    • Erros de “Exceção” ou demora na emissão do arquivo.

Solução:

  • Exclua e insira novamente os elementos recentemente adicionados.

  • Utilize a opção Salvar como para gerar um novo arquivo.

  • Tente emitir novamente.

 


 

Esperamos que este artigo tenha ajudado!

Isso foi útil para você? Sim Não

Enviar feedback
Lamentamos não termos conseguido ajudá-lo(a) mais. Ajude-nos a melhorar este artigo com o seu feedback.