Algumas construtoras optam por criar o Orçamento com terceiros ou em ferramenta fora do Sienge. No entanto, para que o sistema possa controlar e apresentar comparativos ele deve ser cadastrado dentro do sistema, ou seja, o seu registro é necessário para um controle efetivo. Como esse orçamento está previamente fora do sistema ele precisa ser importado.
Atenção! A importação substitui as informações atuais do Orçamento, recomendamos que ela seja realizada com o acompanhamento de um de nossos consultores.
Assim, a funcionalidade de Importação de Orçamentos do Excel permite que esse processo seja mantido e agilizado, sem precisar cadastrar manualmente os itens de orçamento novamente. Além disso, pode-se optar por usar as composições já cadastradas previamente ou usar os valores vindos do arquivo de Excel.
Pré-requisito
A importação do Orçamento é possível para obras que estão na situação “Orçamento”. Para verificar esta informação, acesse o módulo Apoio > Obras/Centro de Custo > Cadastro > consulte e edite o registro > acesse a aba Obra e verifique o campo Situação da Obra.
O arquivo de importação deve ser uma planilha em formato .xls e não pode conter fórmulas, máscaras ou mesclas. O arquivo pode conter cabeçalho, mas será uma linha não importada. Portanto, se o seu arquivo possuir cabeçalho, será apresentada uma mensagem informando que uma linha do arquivo não foi importada.
Antes de iniciarmos o passo a passo veremos um modelo de planilha (.xls) de Orçamento:
Repare que cada coluna possui um único tipo de conteúdo:
- Coluna A: códigos auxiliares do serviço (esta informação permite que as composições já cadastradas no sistema sejam utilizadas. Caso esta informação não estiver sido registrada o sistema cadastrará os novos serviços para a obra, com o tipo de preço padrão: Informado. Isso pode ser alterado posteriormente na planilha de Orçamento).
- Coluna B: código auxiliar para os itens de Orçamento. Este código pode ser idêntico ao auxiliar do serviço e é bem útil caso tenham a necessidade de emitir o Orçamento apresentando os códigos auxiliares (exemplo: regras de licitação). Esta informação não é obrigatória para a importação.
Coluna C: descrições dos serviços, além das descrições dos demais níveis da estrutura orçamentária (Célula Construtiva, Etapa e Subetapa). O sistema irá identificar que uma determinada linha não é um serviço, mas sim um dos demais níveis, pelo fato dela não possuir informações nas colunas seguintes, como unidade de medida e preço unitário.
Coluna D: unidade de medida.
Coluna F: preço unitário. Caso você opte por não utilizar os serviços já existentes no Sienge será necessário ter pelo menos uma coluna com os preços unitários. Assim o orçamento terá valor efetivo no sistema. Caso seja necessário, é possível dividir o custo total em duas colunas, separando os valores de Material e Mão de Obra (um em cada coluna).
Dica! Não é necessário ter um totalizador no arquivo, pois o próprio sistema irá efetuar os cálculos, conforme inserção, independente de usar serviços já cadastrados ou de cadastrar novos com a importação.
Para fazer a importação acesse o módulo Engenharia > Exportações e Importações > Orçamento > Importações > Outros.
- Informe a obra para a importação e sua respectiva Unidade Construtiva, conforme imagem abaixo:
- Informe o conteúdo arquivo, conforme dados da planilha .xls. Neste momento iremos adicionar uma linha para cada coluna do arquivo, assim, no nosso exemplo, temos 6 colunas. Quando você informar o conteúdo do arquivo devemos ter 8 linhas, conforme imagem abaixo:
Repare que a coluna referente ao preço unitário está com um destaque em verde claro à direita. É neste local que você irá informar se o preço daquela coluna se refere a material ou mão de obra, por exemplo. Caso seja os dois, divida a informação em duas colunas, uma para material e uma para mão de obra e aqui insira a informação, inserindo qual coluna refere-se a qual preço.
Selecione uma das opções da seção Serviços, conforme imagem abaixo:
Vamos revisar o que irá ocorrer em cada uma das opções:- Não vincular os serviços importados aos serviços do cadastro - O sistema irá importar todos os serviços como sendo serviços novos, exclusivos daquela obra, sem utilizar registros previamente cadastrados. Todos os serviços serão de preço informado e poderão ser alterados posteriormente (um a um).
- Buscar no cadastro geral de serviços, através dos códigos auxiliares de serviço, os serviços equivalentes - O sistema utilizará o código auxiliar para tentar localizar o serviço correspondente no Custos Unitários e, se localizado, utilizará aquele serviço na estrutura orçamentária, com sua composição cadastrada. Para esta busca ele verifica somente o código auxiliar do serviço. Caso ele não localize o serviço, você poderá informá-lo manualmente clicando no lápis ao lado do registro (conforme veremos na tela a seguir). Os itens que o sistema não identificou o serviço e você não vinculou manualmente serão incluídos no sistema, como serviços novos e exclusivos da obra.
- Permitir que um serviço do cadastro possa ser associado ao serviço importado - Você poderá informar registro por registro qual é o serviço correspondente, dentre os existentes no Custos Unitários. Caso algum serviço fique sem a informação do registro equivalente o sistema irá cadastrar o serviço como um novo registro, exclusivo da obra.
Buscar automaticamente e permitir que um serviço possa ser associado a um serviço importado - O sistema utilizará o código auxiliar e a descrição do serviço (tanto a descrição em si quanto o sinônimo) para tentar localizar o serviço correspondente no Custos Unitários e, se localizado, utilizará aquele serviço na estrutura orçamentária, com sua composição cadastrada. Caso ele não localize o serviço, você poderá informá-lo manualmente clicando no lápis ao lado do registro (conforme veremos na tela a seguir). Os itens que o sistema não identificou o serviço e você não vinculou manualmente serão incluídos no sistema, como serviços novos e exclusivos da obra.
Clique no botão Importar para trazer os dados da planilha para o sistema. O sistema irá processar a informação e o arquivo será apresentado:
Nessa tela são apresentadas as informações referentes aos registros que serão importados. Repare que o sistema já sugeriu as primeiras linhas como Etapa e Subetapa e, as demais, como serviço. O sistema sugere esta estrutura de baixo para cima, ou seja, da subetapa para a etapa e depois a célula construtiva. Essa informação é sugestiva, podendo ser alterada neste momento.Caso tenha selecionado uma das opções de vincular os serviços importados aos serviços do cadastro geral, repare que há uma coluna com a informação do serviço correspondente do Sienge, ela fica à direita, entre a unidade de medida e a quantidade orçada. Caso queira alterar ou informar o serviço (para os casos onde o sistema não localizou o correspondente) você pode utilizar a opção destacada em azul.
Clique nela o sistema abre o quadro conforme imagem a seguir:
Após inserir e confirmar todas as informações dos serviços, o próximo passo é informar o Grupo de Serviço para os serviços que o sistema não localizou e que você não informou o correspondente. Para eles serão criados novos registros. Essa informação aparece logo abaixo do quadro com a estrutura orçamentária:
Pronto, agora é só salvar as informações e o seu Orçamento estará dentro do Sienge, pronto para os controles necessários nos demais sistemas. O sistema, inclusive, permite que você confira a estrutura do seu orçamento rapidamente, apresentando a opção de visualizar a planilha:
Caso o valor Orçado apareça como zerado no momento desta edição, basta recalcular preços diretamente na planilha de Orçamento, conforme imagem a seguir:
Agora é só dar continuidade no controle orçamentário através do Sienge. Esperamos que este tutorial auxilie no processo de importação dos Orçamentos na sua empresa.
Você também pode conferir nosso vídeo explicativo sobre como realizar a importação do orçamento!
Esperamos que este artigo tenha ajudado!