A funcionalidade "Distribuição Automática" de solicitações de compra automatiza essa atribuição e facilita o dia a dia da empresa. O critério para distribuir inclui a configuração do grupo de insumo pelo qual o comprador é responsável, e também são validadas permissões como a autorização para este grupo e a autorização do comprador na obra da solicitação.
Dica! Para mais detalhes sobre a configuração e uso da Distribuição Automática, veja aqui.
Neste artigo iremos abordar como funcionam e como configurar as permissões de usuários compradores para receberem solicitações de compra através da Distribuição Automática.
Pré-requisito
O usuário que irá configurar as permissões precisa de acesso ao sistema de Segurança, e à tela de Distribuição Automática, através das ações 636, 637, 638, 69, 7240, 9112 e 9113 (autorizado em Segurança / Autorizações / Usuários / Ações do Usuário).
Passo a passo
1) Para limitar o usuário em grupo de insumo específico, ou autorizar todos:
Acessar Segurança / Autorizações / Usuários / Suprimentos;
Consultar e editar o usuário;
Expandir o nó "COTAÇÕES DE PREÇOS";
Localizar a configuração "4 - Poderá incluir nas cotações somente insumos dos grupos selecionados";
✅Ao marcar essa autorização, ficará disponível um quadro onde poderão ser incluídos vários Grupos de Insumo existentes no sistema. Essa autorização faz com que o usuário só possa incluir nas cotações de preços os insumos que estiverem cadastrados nos Grupos de Insumos associados nessa autorização, permitindo um controle maior sobre quais insumos poderão ser cotados por cada usuário. Também o usuário poderá receber distribuição automática de solicitações para esses grupos de insumo.
Atenção! Caso a autorização esteja marcada, e não seja incluído nenhum grupo de insumo, o sistema entenderá que o usuário não tem permissão para nenhum dos Grupos de Insumo. Com isso, só devemos marcar a autorização caso realmente seja necessário fazer esse controle, onde é necessário incluir todos os Grupos de Insumos desejados o quanto antes para o usuário.
❎ Ao não marcar esta autorização, não é feito controle de grupo de insumos para o usuário. Ou seja, poderá ser atribuída solicitação de compras de qualquer grupo de insumo para este usuário. E também utilizar no menu cotações de preços qualquer grupo.
Ou seja, caso seja definido o grupo de insumo que o comprador poderá ter acesso, isto irá refletir ao tentar configurar a Distribuição Automática.
Nota! Ao acessar Suprimentos / Apoio / Distribuição Automática, e inserir o comprador que se deseja configurar e consultar, só irão aparecer os grupos de insumo liberados para o usuário em Segurança / Autorizações / Usuários / Suprimentos. Conforme mostrado acima.
2) Para autorizar o usuário na obra:
O usuário do comprador, não administrador, só poderá receber solicitações de compra de obras que possua acesso no sistema Compras. Ou seja, caso seja autorizada uma solicitação de uma obra que o usuário não tenha acesso, a distribuição automática não atribuirá a este usuário comprador.
Atenção! É indispensável que o usuário tenha permissão na obra e também no grupo de insumo para que receba uma solicitação através da funcionalidade de Distribuição Automática.
Para autorizar, acessar: Segurança / Autorizações / Usuários / Obras;
Preencher Obra, Usuário e Função 8 - Manutenção dos dados da obra no sistema de Compras e Consultar;
Marcar autorizado✅ no usuário e obra que deseja autorizar, e Salvar para confirmar.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!