No Sistema Frotas e Equipamentos, do Módulo Gestão de Ativos, é possível realizar o controle de abastecimentos de tanque e equipamentos internos, bem como controlar os contratos de abastecimentos externos realizados com fornecedores para que os colaboradores possam abastecer os veículos em postos externos à empresa.
Confira neste artigo como é realizado o registro de abastecimento externo.
Pré-requisito
Para cadastrar o cupom de abastecimento, é necessário possuir um contrato de abastecimento registrado no sistema em Gestão de Ativos / Frotas e Equipamentos / Abastecimentos / Externo / Contratos.
Dica! Como cadastrar um Contrato de Abastecimento no Gestão de Ativos?
Passo a passo
1. Acesse em Gestão de Ativos > Frotas e Equipamentos > Abastecimentos > Externo > Cupons e clique no botão NOVO
2. Preencha os campos obrigatórios, como número do cupom, contrato, hodômetro/horímetro, data e hora do abastecimento, que estão marcados com um (*) e clique em salvar.
Nota! O campo 'Autorização' será obrigatório somente se o cupom estiver com a opção 'com autorização' selecionada. Além disso, essa autorização precisa estar previamente cadastrada no sistema (Gestão de Ativos > Frotas e Equipamentos > Abastecimentos > Externo > Autorização).
Compreendendo os campos apresentados:
- Nº do cupom*: Número do cupom de abastecimento;
- Data do Abastecimento: Data e horário em que foi realizado o abastecimento.
- Com autorização (
): Marque esta opção para indicar que o abastecimento foi realizado com uma autorização. Sem autorização (
): Marque esta opção para indicar que o abastecimento foi realizado sem uma autorização. - Contrato*: Número do contrato de abastecimento.
Autorização: Número da autorização, obrigatório quando o abastecimento for com autorização.
Fornecedor: Fornecedor que realizou o abastecimento. Campo preenchido conforme fornecedor do contrato informado no campo Contrato.
Equipamento: Equipamento que foi abastecido.
Hodômetro: Quilometragem percorrida pelo equipamento até o abastecimento.
Horímetro: Quantidade de horas de trabalho do equipamento desde o último abastecimento.
Hodômetro atual: Quilometragem atual do equipamento.
Horímetro atual: Quantidade de horas de trabalho até o momento.
Nota! O campo exibido depende da medida de trabalho do equipamento informada no cadastro do Equipamento. Se a medida for quilômetro, será exibido o Hodômetro; se for hora, será exibido o Horímetro.- Observação: Observação referente ao cupom.
3. Após finalizar o cadastro inicial do cupom, o sistema apresentará a mensagem informando que 'O registro do abastecimento está incompleto: É preciso informar os dados dos Combustíveis & Lubrificantes.
4. Para concluir o lançamento do cupom, acesse a aba Combustíveis & Lubrificantes. Se o cupom tiver autorização, o combustível será preenchido automaticamente, mas será necessário informar a quantidade abastecida e o valor unitário. Caso contrário, clique no botão Adicionar para incluir essas informações.
Atenção! Somente será possível Adicionar insumos associados ao contrato.
5. Em Apropriação de obra, permite apropriar a despesa do abastecimento para um ou
mais itens do orçamento da referida obra.
Nota! O campo 'Apropriação de obra' será apresentado apenas para obras com nível de apropriação diferente de 'obra', conforme definido em Apoio > Obras e Centros de Custos > Cadastros, na aba 'Obra'.
6. Por fim, clique em 'Salvar' para registrar as informações no sistema.
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Esperamos que este artigo tenha ajudado!