O Acordo de Preços para Pedidos foi desenvolvido para otimizar a gestão de condições comerciais negociads com fornecedores e automatizar a geração de pedidos após a autorização de solicitações. Com isso, a empresa ganha eficiência, reduz custos e assegura o cumprimento das condições previamente acordadas.
A funcionalidade permite:
Negociação otimizada: Registrar condições de preço e qualidade negociadas pelas áreas de Suprimentos e Engenharia.
Gestão centralizada: Reunir todos os acordos em um único lugar, facilitando a consulta e a tomada de decisão.
Automação de pedidos: Gerar pedidos automaticamente a partir de solicitações autorizadas, garantindo aderência ao acordo vigente.
Transparência e controle: Acompanhar conformidade, auditoria e histórico dos acordos e pedidos relacionados.
Integração entre áreas: Alinhar Engenharia, Suprimentos e demais equipes às mesmas regras e condições de fornecimento.
Redução de custos: Garantir compras sempre nas melhores condições negociadas.
Em resumo, o Acordo de Preços – Pedidos proporciona uma gestão mais estratégica, ágil e segura das negociações e compras da empresa.
Consulta de Acordos: Visualização organizada por versão, com opções de edição, aprovação e outras ações (PDF e duplicação ainda não disponíveis).
Cadastro de Novos Acordos: Processo guiado desde o tipo de acordo até o preenchimento completo das informações.
Etapas Estruturadas: Inclusão de fornecedores, obras, insumos, condições de pagamento e observações.
Permissões e Autorização: Controle de acesso para ativação, edição e aprovação.
Visualização e Edição: Acordos vencidos, reprovados ou prescritos ficam apenas para consulta; a edição é restrita à versão atual.
Fluxo de Aprovação: Comunicação clara e controle sobre aprovações de novos acordos ou revisões.
Fluxo da Funcionalidade Acordo de Preços
Consulta de Acordos de Preços
Confira o vídeo que preparamos para você sobre nova tela de Consulta de Acordo de Preços e aproveite ainda mais esta novidade.
Ações disponíveis nos Acordos de Preços
Edição: Permite alterar as informações de um acordo já cadastrado.
Visualização: Exibe todos os detalhes do acordo, sem permitir alterações.
Aprovação: Possibilita aprovar ou reprovar um acordo pendente.
Exportar PDF: Gera o acordo em formato PDF (recurso ainda não disponível nesta versão).
Duplicar: Cria uma nova versão baseada em um acordo existente (recurso ainda não disponível nesta versão).
Status dos Acordos de Preços
Os acordos podem apresentar os seguintes status:
Rascunho
Pendente de aprovação
Ativo
Inativo
Vencido ou reprovado
A imagem a seguir apresenta o significado de cada status.
Cadastro de Novo Acordo de Preço
Confira o vídeo que preparamos para você sobre nova tela de Cadastro de Acordo de Preços para Pedidos de Compra e aproveite ainda mais esta novidade.
Como acessar
Acesse Suprimentos > Apoio > Fornecedores > Acordo de Preços.
Clique em Ações de novo acordo de preço para iniciar um novo cadastro.
Escolha o tipo de acordo: Pedido ou Contrato.
Cadastro de Novo Acordo de Preços (Pedidos)
Como acessar
Clique em Pedido para abrir a janela de cadastro.
Campos a Preencher
Descrição (opcional)
Datas de Início e Fim (obrigatórias)
Tabela Geral de Insumos (obrigatória)
Atenção! A tabela define a Obra e Insumos que podem ser adicionados ao acordo de preços. Ao salvar os dados iniciais, o sistema irá bloquear a sua alteração.
Após preencher e clicar em Salvar, você será redirecionado para Editar Acordo de Preços.
Campos Preenchidos Automaticamente:
- ID do acordo: campo preenchido automaticamente com a numeração sequencial do acordo de preços gerado. Será o número utilizado para identificar esse acordo nas telas de consulta.
- Versão: campo preenchido automaticamente com o número da versão do acordo e a data de criação dessa versão. Futuramente, isso será exibido na tela de Histórico dos Acordos de Preços (ainda não disponível).
- Situação do acordo: campo preenchido automaticamente conforme a situação atual do acordo, podendo estar na situação Ativo, Inativo, Pendente de aprovação, Rascunho ou Reprovado.
- Tipo de acordo: campo preenchido automaticamente, irá diferenciar se o acordo em questão trata da automação de Pedidos ou de Contratos.
Etapas do Cadastro de Acordo de Preço
Etapa 1: Fornecedor - Etapa para adicionar o fornecedor.
- Utilize a janela de consulta para selecionar e adicionar o fornecedor.
- É possível buscar pelo nome ou uma parte dele, nome fantasia, CNPJ/CPF, grupo de insumo ou município do fornecedor;
- Após preencher algum dos dados acima, clicar em Consultar para exibir os fornecedores que correspondam à pesquisa. Ou então, não filtrar nenhum desses parâmetros e apenas clicar em Consultar para exibir todos os fornecedores.
- Janela de consulta, para selecionar o fornecedor:
Etapa 2: Obra - Etapa para adicionar as obras e centros de custo.
- As obras adicionadas respeitarão a tabela geral utilizada no acordo;
- Escolha a obra e centro de custo desejado;
- O campo de centro de custo irá mostrar apenas os centros de custo associados à obra escolhida.
- Serão exibidos obras e centros de custo que o usuário cadastrador possua autorização em Segurança / Autorizações / Usuários / Obras e Centros de Custo para Apropriações (este último quando ativo parâmetro 1149).
- Selecione o comprador responsável pelos pedidos gerados para cada obra (obrigatório).
Atenção! Estas informações serão usadas na previsão financeira do pedido de compra gerado a partir da automação do Acordo de Preços.
- Utilize o modal de adição de insumos e clique em "Adicionar Insumo" para confirmar:
- Os campos detalhe e marca são opcionais e mostrarão caso estejam cadastrados para o insumo escolhido;
- Insumos já adicionados em acordos diferentes para a mesma obra não podem ser selecionados;
Atenção! O sistema não permitirá que o usuário selecione o mesmo detalhe e marca caso esta combinação já esteja sendo utilizada em outro acordo ativo da mesma obra.
Dica! Após adicionar os insumos desejados, clicar no "x" para fechar a janela e voltar à tabela do Passo "3. Insumo".
- Colunas de insumos não editáveis: Código do insumo até Unidade de medida;
- Colunas de insumos editáveis: Preço unitário e demais custos relacionados.
Etapa 4: Condições de pagamento
Etapa para escolha das condições de pagamento do pedido (a ser gerado pela automação).
- O sistema apresenta três sugestões de condições de pagamento baseadas no uso, mas são editáveis;
- Para escolher uma delas, selecione a condição desejada ao lado de "Sugestão" e clique em Continuar;
- Ou, caso deseje editar alguma informação, clique no "Editar" ao lado do lápis;
- Altere as informações, clique em "Adicionar condição" para salvar as edições.
- Após, selecione a condição ao lado de "Sugestão" e clique em Continuar para prosseguir ao próximo Passo.
Atenção!
Estas informações serão usadas na previsão financeira do pedido de compra gerado a partir da automação do Acordo de Preços. A previsão é gerada quando há informações obrigatórias para o título da previsão preenchidas no acordo, e quando o parâmetro do sistema código 75 define sua criação.
Etapa 5: observações - Etapa para inserir observações do acordo
- Campo para descrever observações sobre o acordo de preços. A observação do acordo de preços será replicada na observação do pedido de compra gerado pela automação através deste Acordo de Preços.
Atenção! Permitido no máximo 4000 caracteres.
Etapa 6: Anexos
Os anexos inseridos no acordo serão incluídos automaticamente nos pedidos gerados através das automatizações desse acordo de preços.
Sendo os campos que aparecem nesta tela descritos como:
- Incluir arquivos: Selecione para escolher qual arquivo será anexado no acordo. É possível incluir anexos no cadastro de novos acordos e em edição de acordos existentes.
- Adicionar arquivos: Selecione para confirmar a inclusão dos arquivos selecionados. Será possível inclusão de arquivos com até 70mb de tamanho, e com a descrição até 100 caracteres. Os anexos que não cumprirem estas regras serão sinalizados em vermelho na tela, impedindo a adição deles.
- Voltar: Permite retornar para a etapa anterior no cadastro, neste caso, retornando para a etapa de Observações.
E as Ações descritas como:
- Download: Caso o usuário possua acesso à esta ação, poderá efetuar o download do arquivo.
- Editar: Caso o usuário possua acesso à esta ação, poderá editar a descrição do anexo.
- Excluir: Caso o usuário possua acesso à esta ação, poderá excluir o anexo do acordo. Ao acionar a lixeira, é solicitada uma confirmação ao usuário, através de uma mensagem. Após exclusão é informado o sucesso da operação em um aviso em tela.
Nota! Nenhuma modificação nos anexos interage com os status do acordo. Por exemplo, um acordo ativo não perde a aprovação caso um anexo seja excluído ou incluído.
Atenção! O fluxo de inclusão de anexos afeta apenas a geração de pedidos, não afetando os pedidos já existentes. Não há vínculo entre os anexos do pedido e os anexos do acordo, sendo puramente uma cópia. Sendo possível acessar o cadastro do pedido e realizar a exclusão dos anexos sem afetar o acordo, assim como incluir novos anexos diretamente no pedido.
Aprovação de Acordos de Preço
Aprovação de Novos Acordos
Passo 1. Para aprovar o acordo, o usuário com permissão deve acessar a tela de consulta de Acordos, clicar no botão de opções na coluna "Ações" e acessar a opção "Aprovar":
Dica! Para consultar quais usuários possuem a permissão para Aprovar os Acordos de Preço, acesse Segurança / Autorizações / Usuários / Usuários da Ação. Insira a ação 9152 - SUP - Apoio - Fornecedores - Acordo de preços – Aprovar, e em "Tipo de usuário" escolha "Somente autorizados", e realize a consulta.
Passo 2. Será redirecionado para a tela de aprovação, onde, no final da página, o usuário terá a opção de Aprovar, Reprovar ou Notificar o presente acordo:
Nota! A respeito da opção Notificar, esta função permite notificar o acordo de preços no e-mail do usuário selecionado na tela. Este recurso poderá ser utilizado na tela Aprovar acordo de preços antes ou depois de aprovar (ou reprovar) o acordo de preços. O sistema permite até 4000 caracteres no texto.
Passo 3. Caso seja optada pela opção de reprovar o acordo, abrirá a janela para inclusão obrigatória de uma mensagem explicativa do motivo.
Visualização e Edição de Acordos de Preço
Edição: a edição é permitida para acordos na versão atual, gerando uma nova versão.
Campo Tabela: Por sua criticidade, este campo não pode ser editado.
Visão Completa do Acordo de Preços - Pedidos
Automação da geração do pedido de compra
Após o cadastro do Acordo de Preços para um insumo/detalhe/marca em uma obra, caso uma autorização desse insumo seja feita em uma solicitação de compras para a obra, o sistema irá disparar uma automação para criar o pedido de compra.
A autorização pode ser efetuada de duas formas:
- Autorização no sistema: No menu Suprimentos > Compras > Solicitações de Compra > Autorizações
- Autorização por API: Através da API referente a autorização de solicitações de compra (a /purchase-requests/{purchaseRequestId}/authorize).
Atenção!
As APIs de solicitação de compras estão disponíveis em:
Solicitações de compra autorizadas já em seu cadastro (devido a permissões do usuário cadastrador) não irão gerar pedidos automaticamente, mesmo se houver um Acordo de Preços para o insumo na obra. Neste caso, o fluxo do processo de compra de seguir manualmente.
O pedido, bem como a previsão financeira, serão criados automaticamente pelo sistema, se validadas todas as obrigatoriedades e parametrizações. O pedido pode ser consultado em Suprimentos > Compras > Pedidos de Compra > Cadastros.
Existem algumas formas de rastrear o pedido gerado a partir da automação. São elas:
- Através da ‘’observação interna’’ do pedido, a qual descreverá que ele foi originado de um Acordo de Preços:
- Na nova consulta de pedidos, por meio do botão ‘’+Mais filtros’’ é possível filtrar apenas pedidos originados em Acordo de Preços, basta marcar a flag ‘’Apenas gerados por Acordos de preços’’:
Nota! Além de exibir a Observação do Acordo, o pedido gerado através da automação também passa a respeitar a parametrização de observação padrão para pedidos e/ou observação da obra; configuradas através da ativação dos parâmetros de sistema código 416 e 417
Estamos comprometidos com a melhoria contínua do sistema de Acordos de Preços. Por isso, encorajamos todos os usuários a fornecerem feedback sobre sua experiência. Suas sugestões e comentários são valiosos para nós e serão considerados nas próximas atualizações do sistema.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!