No sistema é possível importar vários tipo de de lançamentos. Para isso, é preciso ter um arquivo com as informações respeitando o indicado em cada tipo de importação.
Para verificar qual a melhor opção de importação, devemos analisar as informações em cada tipo:
Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar /
A escolha do tipo de importação deve considerar se o arquivo contém apenas informações de lote, novos lançamentos, rateios por centro de custo ou saldos contábeis.
1. Lotes
A opção Lotes tem como finalidade criar lotes no Sienge a partir das informações disponibilizadas no arquivo de importação.
Para importar utilizar o seguinte caminho: Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar / Lotes
Nesta modalidade:
São criados lotes por importação.
São importadas as informações referentes ao lote e ao respectivo período.
Não são importados lançamentos contábeis.
O arquivo contém somente as informações necessárias para a criação dos lotes.
Importante: essa opção cria apenas a estrutura dos lotes. Os lançamentos deverão ser importados posteriormente por meio de uma das modalidades específicas para lançamentos.
2. Lançamentos
A opção Lançamentos permite importar novos lançamentos para lotes que já existem no Sienge.
Para importar utilizar o seguinte caminho: Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar / Lançamentos
Nesta modalidade:
O lote deve estar previamente cadastrado no Sienge.
O arquivo informa os novos lançamentos que deverão ser incluídos no lote.
Lançamentos já cadastrados não são alterados.
A importação não substitui ou atualiza lançamentos existentes.
Somente os novos lançamentos informados no arquivo são incluídos.
Exemplo de utilização: quando os lotes já foram criados previamente e é necessário apenas incluir os lançamentos contábeis correspondentes.
3. Lançamentos Modelo
A opção Lançamentos Modelo permite importar novos lançamentos e, automaticamente, criar os lotes necessários para esses lançamentos.
Para importar utilizar o seguinte caminho: Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar / Lançamentos Modelo
Nesta modalidade:
Novos lançamentos são importados a partir do arquivo.
Os lotes são criados automaticamente durante a importação.
Não é necessário que o lote esteja previamente cadastrado no Sienge.
O layout segue o mesmo modelo de importação disponibilizado na tela de consulta de lançamentos do Sienge.
Essa opção é indicada quando o arquivo contém tanto as informações necessárias para os lançamentos quanto as informações necessárias para a criação dos respectivos lotes.
4. Lançamentos por Centro de Custo
A opção Lançamentos por Centro de Custo é utilizada para realizar o rateio de lançamentos que já existem no Sienge entre diferentes Centros de Custo.
Para importar utilizar o seguinte caminho: Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar / Lançamentos por Centro de Custo
Nesta modalidade:
O lançamento já deve existir no Sienge.
O arquivo informa os Centros de Custo e os respectivos valores ou percentuais de rateio.
O valor do lançamento é distribuído entre os Centros de Custo informados.
A conta contábil do lançamento não é alterada.
O rateio ocorre exclusivamente entre Centros de Custo.
Exemplo:
Um lançamento existente possui:
Conta contábil: 1.01.01
Valor: R$ 10.000,00
O arquivo pode determinar o seguinte rateio:
Centro de Custo Valor
Centro de Custo A R$ 6.000,00
Centro de Custo B R$ 4.000,00
Total R$ 10.000,00
Nesse caso, o lançamento continuará vinculado à conta contábil 1.01.01. O que será alterado é apenas a distribuição do valor entre os Centros de Custo.
5. Importação de Balancetes
A opção Importação de Balancetes permite importar o saldo de determinado período para uma conta contábil.
Para importar utilizar o seguinte caminho: Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar / Importação de Balancetes
Nesta modalidade:
O arquivo informa a conta contábil.
É informado o período de referência.
É informado o respectivo saldo.
A importação tem como objetivo alimentar os saldos contábeis do período informado.
Essa modalidade é destinada à importação de informações de balancetes, não tendo como finalidade a criação de lançamentos contábeis individualizados.
6. Lançamentos e Rateios
A opção Lançamentos e Rateios permite importar novos lançamentos juntamente com suas respectivas informações de rateio.
Para importar utilizar o seguinte caminho: Contabilidade/Fiscal / Apoio / Contabilidade / Importar / Lançamentos e Rateios
Existem duas versões de layout para essa modalidade:
Versão 1
Na Versão 1, o processo cria automaticamente um lote para os novos lançamentos.
O arquivo pode conter:
Informações do lote;
Novos lançamentos;
Informações de rateio dos lançamentos.
Durante a importação:
O Sienge cria automaticamente o lote.
Os novos lançamentos são incluídos no lote criado.
Os respectivos rateios informados no arquivo são associados aos lançamentos.
Versão 2
Na Versão 2, os novos lançamentos são importados para um lote que já existe no Sienge.
Nesta modalidade:
O lote deve estar previamente cadastrado.
Os novos lançamentos são incluídos no lote existente.
As informações de rateio são importadas juntamente com os lançamentos.
Lançamentos já existentes não são alterados.
Regra Geral sobre Contas Contábeis e Rateios
É importante destacar uma regra geral aplicável às opções de importação:
Nenhuma das modalidades de importação permite alterar a conta contábil de um lançamento existente por meio de rateio entre outras contas contábeis.
Ou seja, não é possível utilizar a importação para pegar um lançamento existente em uma determinada conta contábil e redistribuir seu valor entre outras contas contábeis.
O rateio disponível no processo de importação ocorre exclusivamente na dimensão de Centro de Custo, por meio da opção Lançamentos por Centro de Custo.
Exemplo
Considere um lançamento existente:
Conta contábil: 1.01.01
Valor: R$ 10.000,00
Não é possível realizar, por meio de um rateio de importação, a seguinte alteração:
Conta Contábil Valor
1.01.01 R$ 6.000,00
1.01.02 R$ 4.000,00
Nesse cenário, haveria uma alteração da conta contábil do lançamento, o que não é permitido pelas modalidades de importação descritas neste manual.
Por outro lado, é possível realizar o rateio do mesmo lançamento entre diferentes Centros de Custo, mantendo a conta contábil original:
Conta Contábil Centro de Custo Valor
1.01.01 Centro de Custo A R$ 6.000,00
1.01.01 Centro de Custo B R$ 4.000,00
Neste caso, a conta contábil permanece 1.01.01, sendo alterada somente a distribuição entre os Centros de Custo.
Resumindo:
A definição da modalidade correta de importação depende da finalidade do arquivo:
Para criar apenas lotes, utilizar Lotes.
Para incluir novos lançamentos em lotes existentes, utilizar Lançamentos.
Para criar lotes e importar novos lançamentos automaticamente, utilizar Lançamentos Modelo.
Para ratear lançamentos existentes entre Centros de Custo, utilizar Lançamentos por Centro de Custo.
Para importar saldos contábeis por período, utilizar Importação de Balancetes.
Para importar novos lançamentos acompanhados de seus rateios, utilizar Lançamentos e Rateios, observando a diferença entre as versões 1 e 2.
Regra fundamental: o processo de rateio não deve ser confundido com alteração de conta contábil. O rateio permitido pela modalidade específica ocorre entre Centros de Custo, mantendo a mesma conta contábil do lançamento.
Dica! O sistema disponibiliza arquivos modelo para serem baixados e preenchidos.
Atenção! Se optar por importar um arquivo com cabeçalho, deverá estar marcada a opção:
"Primeira linha do arquivo contém cabeçalho".
Após carregar o arquivo, clique em "Próximo" para finalizar a importação.
Se existirem erros no arquivo o sistema retornará as inconsistências apontando a causa.
Corrija os erros e importe novamente seus lançamentos.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!