Os cadastros de solicitações de compra que não fornecem o escopo completo para validação e autorização podem comprometer e atrasar o processo de compras.
Para garantir que todas as solicitações tenham as informações completas e necessárias, agora o sistema permite configurar um departamento para obrigar anexo nas solicitações de compra.
Também para melhorar a rastreabilidade e controle de solicitações inconsistentes por estarem sem anexo, incluímos:
- Filtro de “Departamento” na tela de cadastro da Solicitação de Compra;
- Filtro "Consistência do Registro” na tela de cadastro da Solicitação de Compra;
- Filtro de “Departamento” no Novo Relatório Relação de Solicitações;
- Possibilidade de rastrear a consistência da solicitação e a marcação ou não da obrigatoriedade via auditoria do sistema.
Pré-requisito
- Possuir acesso à configuração do departamento no sistema Apoio, através da ação de tela 9155 (autorizar em Segurança / Autorizações / Usuários / Ações do Usuário).
Passo a passo
Configuração da Obrigatoriedade:
- Acesse Apoio / Departamentos / Cadastros;
- Consulte e edite o departamento para o qual deseja obrigar anexo na solicitação de compra;
- Acesse a aba “Configurações de Suprimentos”;
- Marque a flag “Obrigar inclusão de anexo no cadastro de solicitação de compra “e salve para confirmar;
Atenção! A partir dessa ação, a regra passará a valer para novas solicitações incluídas neste departamento. Para as solicitações já cadastradas no departamento, edite o cadastro e salve a solicitação para torná-la inconsistente pela falta de um anexo. E caso seja desmarcada a obrigatoriedade, também é necessário salvar a solicitação inconsistente para torná-la consistente.
Comportamento:
As solicitações de compra para o departamento que obriga anexo não ficarão consistentes até que seja incluído no mínimo um anexo na solicitação. Lembrando que uma solicitação com cadastro não consistente, não seguirá o fluxo do processo de compra.
Nota! A validação do anexo acontecerá ao incluir um departamento, trocar o departamento, apagar o departamento na solicitação de compra. Além de validar a obrigatoriedade ao incluir e excluir anexos da solicitação.
O sistema avisará quando estiver faltando o anexo através de uma mensagem na tela, conforme imagem abaixo:
Nota! A solicitação para um departamento que obrigue anexo, irá ficar inconsistente até mesmo se um usuário administrador a cadastrou ou editou. Tornando-se consistente somente quando for inserido o anexo, excluído o departamento da solicitação, ou editado o departamento.
Rastreamento:
Foram incluídos dois novos filtros na tela Suprimentos / Compras / Solicitações de Compra / Cadastros: Departamento e Consistência dos registros.
Os novos filtros podem ser usados para localizar solicitações de compra apenas dos departamentos que obrigam anexo, por exemplo. Ou ainda podem ser filtradas apenas solicitações inconsistentes (incluindo as que obrigam anexo e não possuem) ou as em inclusão (incluindo as que obrigam anexo e não possuem). Assim, facilitando a localização das solicitações incompletas para solicitar o preenchimento completo para os responsáveis. Mas, de qualquer forma, o filtro também pode ser útil para qualquer outra demanda.
Dica! Ao cadastrar uma solicitação que obrigue anexo ela estará com registro Em inclusão. Ao incluir um anexo, tornando-a consistente, porém posteriormente excluir o anexo, então é um exemplo de status Inconsistente.
Auditoria:
Cenário 1) O registro de um usuário configurando um departamento para obrigar anexo no cadastro da solicitação de compras é mostrado da seguinte maneira na auditoria do sistema (Segurança / Administração / Parâmetros).
- Para visualizar esta auditoria:
1) Preencha o período desejado, e a Ação: 9155.
Cenário 2) O registro de uma solicitação de compras ficando inconsistente devido à falta de um anexo é mostrado da seguinte forma na auditoria do sistema:
- Para visualizar esta auditoria:
2) Em “Parâmetros avançados” preencha;
- Entidade: Mensagem;
- Campo: Mensagem;
- Conteúdo: %Motivo: Obrigatório informar anexo%
Assim terá como resultado desta busca todas as solicitações que ficaram inconsistentes por falta de anexo no período consultado.
Estamos comprometidos com a melhoria contínua do sistema. Por isso, encorajamos todos os usuários a fornecerem feedback sobre sua experiência. Suas sugestões e comentários são valiosos para nós e serão considerados nas próximas atualizações do sistema.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!