O processo de importação de itens de contrato tem como objetivo facilitar ainda mais o processo de cadastro dos contratos dentro do sistema de Contratos e Medições. Nesse artigo abordaremos a importação de planilhas para contratos de Serviços.
Muitas vezes, a empresa já possui toda a estrutura desejada para o contrato em uma planilha/tabela devido aos processos de orçamentação da contratação, e com isso uma forma prática de cadastrar esse contrato traz produtividade, ao permitir inserir os agrupadores e itens em uma única ação, aproveitando as informações que já estão disponíveis em um arquivo.
Pré-requisito
- A importação é permitida para Contratos Completos.
- O contrato deve estar na situação Pendente e a obra em questão não pode ter nenhuma medição ou aditivo criado.
Atenção! A importação é incremental, ou seja, adiciona os itens do arquivo aos já existentes no sistema, então valide duplicatas antes de realizar a importação.
Também é importante configurar corretamente o arquivo .csv que servirá de base para a importação. Está disponível um modelo de exemplo na página de “Importação por Planilha”, na edição de itens do contrato, sendo que existem dois modelos: para insumos e para serviços, dependendo do “Tipo de Item” do contrato.
Dica! Lembre-se de guardar o arquivo para eventuais consultas.
Passo a passo
A importação de itens pode ser realizada parcialmente, pois adiciona novos dados ao contrato desejado, de forma incremental.
1. Acesse o cadastro do contrato desejado em Suprimentos > Contratos e Medições > Contratos > Cadastros.
2. Após localizar e editar o contrato, acesse a aba “Itens”, edite a Unidade Construtiva desejada e utilize a opção “Importação por planilha”. Caso esse botão não esteja habilitado, verifique se o contrato em questão se adequa aos pré-requisitos para utilização.
3. Faça download do arquivo modelo, no formato .csv, e inclua os dados dos itens desejados.
Ao abrir a Planilha no seu computador, certifique-se de usar as seguintes configurações para abri-la:
O Conjunto de caracteres deve estar em UTF-8;
Opções de separadores em: Ponto-e-vírgula.
Todas as colunas devem estar configuradas como “Texto”, para garantir que não haverá conversão de valores com base nos padrões do programa utilizado.
a) Exemplo no programa LibreOffice:
b) Exemplo no programa Excel:
Caso sua máquina não possua nenhum programa de manipulação de planilhas, você pode utilizar o próprio Bloco de Notas do computador ou algum site online que permita essa manipulação, como o site “https://edit-csv.net/”.
Na planilha modelo haverá diversas colunas. Veja uma breve explicação sobre cada uma delas, suas regras e sua obrigatoriedade:
- Nível: é o nível do item em questão na estrutura do contrato. Agrupadores de “Célula Construtiva” são nível 1, “Etapa” são nível 2, “Sub etapa” são nível 3, e os Itens (insumos ou serviços) são nível 4. Tenha atenção ao preencher esse campo, pois os níveis possuem regras diferentes que serão verificados pelo sistema.
- É obrigatório em todos os casos;
- Permite o envio apenas dos níveis 1, 2, 3 e 4.
Nota! Caso o nível enviado seja 1, 2 ou 3, ou seja, um item agrupador, apenas o campo “Descrição do item” será levado em consideração, e todos os demais campos serão ignorados.
- Descrição do item: permite informar a descrição do item na estrutura do contrato.
- Caso seja um item agrupador, é um campo obrigatório e permitirá até 150 caracteres.
- Caso não seja um item agrupador, é um campo opcional e permitirá até 300 caracteres.
- É um campo opcional;
- Caso o parâmetro 805 estiver como “Não”, caso a descrição tenha sido enviada, o sistema ignorará essa descrição e preencherá automaticamente com base no cadastro do serviço dentro da obra enviada;
- Caso o parâmetro 805 estiver como “Sim”, a descrição enviada será respeitada, mas caso não seja enviada, o sistema preencherá automaticamente a descrição do serviço com base no cadastro do serviço dentro da obra enviada.
- Código do serviço: é o código principal e identificador do serviço que será inserido.
- É obrigatório;
- O serviço deve existir dentro da obra em questão;
- O serviço deve pertencer ao mesmo Tipo de Obra que a obra em questão;
- O serviço deve estar ativo dentro da obra em questão.
- Complemento: permite informar o complemento do item na estrutura do contrato.
- Permite até 4000 caracteres;
- É um campo opcional;
- Caso o parâmetro 805 estiver como “Não”, caso o complemento tenha sido enviado, o sistema ignorará essa informação e preencherá automaticamente com base no cadastro do serviço dentro da obra enviada;
- Caso o parâmetro 805 estiver como “Sim”, o complemento enviado será respeitado, mas caso não seja enviado, o sistema preencherá automaticamente com base no cadastro do serviço dentro da obra enviada.
- Código auxiliar: é o código auxiliar do item, que poderá ser apresentado em relatórios como Emissão de Contratos, entre outros.
- É opcional;
- Permite até 15 caracteres.
- Quantidade: é o campo onde definimos a quantidade do item dentro do contrato. É importante ter em mente qual a unidade de medida utilizada para definir a quantidade, assim como o preço unitário, pois o valor total do item será definido pela multiplicação da quantidade pelo preço unitário total.
- É obrigatório caso o item seja de Nível 4, sendo permitido o envio de uma quantidade zerada.
- Não é permitido envio de quantidades negativas;
- Deve respeitar o limite de quantidade existente dentro do Sienge.
- Código/Sigla da unidade de medida: é o código da unidade de medida desejada para o item, ou seja, não deve ser enviado o nome completo da unidade de medida, apenas seu código/sigla.
- É obrigatório caso o item seja de nível 4 (insumo/serviço).
- Deve existir no cadastro de unidades de medida.
- Deve estar ativo no cadastro de unidades de medida.
- Preço unitário de Mão de Obra: é o preço unitário de mão de obra para o item em questão. Tenha em mente a unidade de medida e quantidade utilizados para preencher o preço unitário correto.
- É obrigatório caso o item seja de Nível 4, sendo permitido o envio de um preço unitário zerado.
- Não é permitido envio de preços negativos;
- Deve respeitar os “valores para contratos” definidos no “Tipo de Contrato” do contrato, onde caso o contrato não permita esse tipo de valores, deve ser enviado zerado.
- Deve respeitar o limite de preço unitário existente dentro do Sienge.
- Preço unitário de Material: é o preço unitário de material do item em questão. Tenha em mente a unidade de medida e quantidade utilizados para preencher o preço unitário correto.
- É obrigatório caso o item seja de Nível 4, sendo permitido o envio de um preço unitário zerado.
- Não é permitido envio de preços negativos;
- Deve respeitar os “valores para contratos” definidos no “Tipo de Contrato” do contrato, onde caso o contrato não permita esse tipo de valores, deve ser enviado zerado.
- Deve respeitar o limite de preço unitário existente dentro do Sienge.
- Código da unidade construtiva: permite enviar o código da unidade construtiva onde a apropriação de obra do item ocorrerá. Na importação, só é permitido definir uma apropriação de obra para cada item, sendo possível, caso assim desejar, dividir um insumo/serviço em diferentes itens dentro da estrutura do contrato para que cada apropriação de obra tenha sua referida quantidade desejada.
- Não deve ser enviado caso o contrato seja do tipo Contratada, do contrário, se aplicam as demais regras citadas;
- É obrigatório caso o item seja de Nível 4, caso a Obra do contrato utilize apropriação de obras (ou seja, “Nível de apropriação” diferente de Obra), caso contrário, não deve ser enviado.
- A unidade construtiva enviada deve existir na obra do contrato;
- A unidade construtiva enviada deve estar em situação “Liberada”;
- Caso o parâmetro 838 estiver ativo, o usuário que está importando a planilha deve possuir a autorização de usuário na função "1 - Suprimentos - Contratos e Medições - Cadastro de Contratos”, disponível em Segurança > Autorizações > Usuários/Perfis > Unidades Construtivas para Apropriações.
- Referência do item de orçamento: permite enviar a referência do item de orçamento onde a apropriação de obra do item ocorrerá. Na importação, só é permitido definir uma apropriação de obra para cada item, sendo possível, caso assim desejar, dividir um insumo/serviço em diferentes itens dentro da estrutura do contrato para que cada apropriação de obra tenha sua referida quantidade desejada.
- Não deve ser enviado caso o contrato seja do tipo Contratada, do contrário, se aplicam as demais regras citadas;
- É obrigatório caso o item seja de Nível 4 e caso a Obra do contrato utilize apropriação de obras (ou seja, “Nível de apropriação” diferente de Obra), caso contrário, não deve ser enviado.
- A referência deve ser enviada por completo, inclusive com o zero à esquerda, caso possua. Exemplo: 01.001.001.001
- A referência enviada deve se referir a um item de orçamento válido na unidade construtiva enviada.
- O item de orçamento enviado deve ser do mesmo “Nível” que o “Nível de apropriação” definido para a obra.
- O item de orçamento enviado não deve estar bloqueado para apropriações em Engenharia > Orçamento > Apropriações > Bloqueio de itens de orçamento.
- Código da conta financeira: permite enviar o código da conta financeira que será atribuída ao item de contrato.
- É obrigatório caso o item seja de Nível 4;
- Deve ser o código de uma conta financeira válida em Apoio > Planos Financeiros.
- A conta financeira deve ser enviada por completo, inclusive com os pontos de formatação, caso possua, para evitar problemas na identificação da conta. Exemplo: 2.01.01.01
- Não deve ser uma conta do tipo “Totalizadora”;
- Deve estar ativa;
- Caso o contrato seja do tipo Contratante, deve ser uma conta de “Receita redutora” ou de “Despesa não redutora”, ou seja, contas financeiras que representam despesas ou anulação de receitas.
- Caso o contrato seja do tipo Contratada, deve ser uma conta de “Receita não redutora” ou de “Despesa redutora”, ou seja, contas financeiras que representam receitas ou anulação de despesas.
4. Com o arquivo pronto para importar, basta clicar em “Incluir Arquivo” e selecionar o arquivo desejado.
5. Em seguida, clicar em “Importar” e digitar “concordo” para prosseguir com a importação. Ao fazer isso, você deve aguardar. Pode aparecer um loading ou ícone de carregamento enquanto os dados são carregados pelo Sienge. O ideal é que deixe a tela carregar e não mexa.
6. Caso o arquivo não esteja no formato correto ou alguma coluna não seja localizada, o sistema apresentará uma mensagem de erro e não seguirá com a importação.
7. Caso a formatação esteja correta, assim como as colunas, mas algum dado preenchido não seguiu as regras do sistema de forma adequada, então será gerado um arquivo de erros para conferência.
8. No arquivo baixado, será possível localizar a coluna de “Erros” e potencialmente mais colunas ao final do arquivo. Para cada erro de regra de negócio encontrado no item, o sistema adicionará uma coluna a mais nessa planilha até que descreva todos os problemas encontrados com cada item.
9. Após corrigir todas as inconsistências, basta importar o arquivo novamente até que tenha sucesso na importação. Ao importar com sucesso, a tela é redirecionada novamente para a listagem de itens de contrato da unidade construtiva em questão.
Atenção! Recomendações de preenchimento da tabela
Para realizar a importação de uma planilha no Sienge é necessário que a planilha não possua fórmulas, máscaras ou mesclas. Algumas recomendações são importantes para a edição do seu arquivo:
- O arquivo já vem com cabeçalho nas colunas e uma linha preenchida com um item de exemplo. A linha do cabeçalho não será importada;
- Não será permitido alterar os nomes das colunas;
- Não é permitido remover colunas, enquanto novas colunas serão apenas ignoradas;
- Apenas a coluna de “Nível” é estritamente obrigatória.
- As demais colunas serão obrigatórias dependendo do “nível” enviado para o item, das configurações do contrato e das configurações da obra, portanto, para identificar quais colunas são obrigatórias, avalie bem o descritivo de cada campo no tópico acima.
- Certifique-se de que o arquivo importado foi salvo no formato CSV com separação por pontos e virgulas.
Dica! Assista o vídeo que preparamos para você e veja como funciona a importação de planilhas para contratos de Insumos e Serviços.
Confira também "Como importar itens através de planilha para Contratos de Insumos no módulo Suprimentos?"
Esperamos que este artigo tenha ajudado!