A proposta da nova tela é trazer inicialmente a função de importação de obrigações via planilha no momento inicial, facilitando o cadastro de várias obrigações de forma simultânea para contratos de locações. Esse recurso irá agilizar o cadastro dessas obrigações, dando mais eficiência para esta operação.
O cadastro de obrigações de contratos de locações pode ser utilizado para diversos cadastros de receitas como IPTU, Seguro Incêndio, ou outra obrigação específica do contrato. Um cenário que a importação de obrigações pode facilitar é a do cadastro de valor variável do aluguel de um contrato de locação. Por exemplo, uma determinada empresa possui uma série de contratos de locações que possuem um valor variável mensal, a partir de agora vai ser possível cadastrar essas obrigações via planilha, permitindo melhor controle das locações, sendo compatível com visões Financeiro, Gerencial e Contábil.
A configuração dos tipos obrigação com plano financeiro permite a separação de valores em diferentes apropriações atendendo tanto a segregação de informação gerencial quanto à contabilidade.
Uma vez criando uma obrigação para o valor variável mensal e despesas extras, com o uso das obrigações é possível gerar um único boleto por cliente com detalhamento de todas as cobranças conforme a figura abaixo.
Passo a passo
Como Acessar
A tela de obrigações fica localizada em Comercial > Locação de Imóveis > Obrigações. A figura a seguir apresenta a estrutura da nova tela:
A tela é composta pelos seguintes filtros:
- Empresa;
- Empreendimento;
- Contrato;
- Unidade;
- Cliente;
- Data inicial do contrato;
- Data final do contrato.
Os resultados da Grid são dados dos contratos com as seguintes colunas:
- Código da Empresa;
- Empresa;
- Código Empreendimento;
- Empreendimento;
- Código Contrato;
- Contrato (número do contrato);
- Código Unidade;
- Unidade (número da unidade);
- Código Cliente;
- Cliente;
- Data do contrato;
- Coluna de ação.
No canto superior direito temos duas opções: ícone “engrenagem” e botão importar obrigações.
Como cadastrar Tipos de Obrigações
A antiga tela de Tipos de Obrigações passa a ficar localizada no ícone “engrenagem” na tela de Obrigações. Ao clicar no ícone, o usuário será redirecionado para a tela de Tipos de obrigações conforme é apresentado pela figura a seguir.
Como cadastrar Obrigações de Contratos de Locações
É possível cadastrar as obrigações de contratos de locações de 2 formas: cadastro por contrato ou importação.
O cadastro por contrato continua sendo como era na tela antiga: ao fazer a consulta do contrato e clicar no ícone “lápis” na coluna de ações, a tela de cadastro de obrigações é habilitada conforme a imagem abaixo.
A nova opção é fazer a importação de um arquivo Excel ao clicar em Importar Obrigações no canto superior direito será aberto uma modal conforme a imagem a seguir.
Para fazer a importação você deve baixar o modelo de planilha de importação para fazer o preenchimento. As colunas para a importação são as seguintes:
- Código da Empresa;
- Número do Contrato;
- Número da Unidade;
- Código Tipo de Obrigação;
- Código Plano Financeiro;
- Código do Documento;
- Número do Documento;
- Data de emissão do título;
- Código Tipo de condição;
- Data de vencimento das parcelas;
- Valor da parcela;
- Quantidade de parcelas;
Todas as colunas são obrigatórias e devem constar no arquivo. O único cenário de exceção são as colunas Código Plano Financeiro e Código Documento, caso o Tipo de Obrigação esteja configurado com essas informações, a coluna pode ficar sem preenchimento.
É permitido importar um lote de 100 obrigações por arquivo. O formato aceito é .xls e .xlsx.
Ao fazer o preenchimento e upload do arquivo, é só clicar no botão importar que as obrigações da planilha serão processadas e cadastradas!
Além disso, é possível utilizar as opções “Inclusão de parcelas” e “Edição de parcelas” para obrigações já cadastradas.
Nesses casos, a estrutura da planilha utilizada é diferente e deve conter os seguintes campos obrigatórios:
Número do título
Código do tipo de condição
Data de vencimento da primeira parcela
Valor da parcela
Quantidade de parcelas
Esse formato permite acrescentar novas informações a obrigações existentes ou editar dados já registrados.
Um exemplo comum é o cadastro do provisionamento de receitas, como um condomínio, no início do ano e, posteriormente, realizar ajustes mensais conforme as leituras das unidades, por meio da importação da planilha.
Validações da Importação
É possível cadastrar várias obrigações para um mesmo contrato dentro do mesmo arquivo.
No entanto, as obrigações não podem ser idênticas, ou seja, não devem possuir as mesmas características.
Caso algum dado da planilha esteja incorreto, o sistema gerará automaticamente um relatório de erros da importação, conforme demonstrado nas figuras a seguir.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!