A proposta da nova tela é trazer inicialmente a função de importação de obrigações via planilha no momento inicial, facilitando o cadastro de várias obrigações de forma simultânea para contratos de locações. Esse recurso irá agilizar o cadastro dessas obrigações, dando mais eficiência para esta operação.
O cadastro de obrigações de contratos de locações pode ser utilizado para diversos cadastros de receitas como IPTU, Seguro Incêndio, ou outra obrigação específica do contrato. Um cenário que a importação de obrigações pode facilitar é a do cadastro de valor variável do aluguel de um contrato de locação. Por exemplo, uma determinada empresa possui uma série de contratos de locações que possuem um valor variável mensal, a partir de agora vai ser possível cadastrar essas obrigações via planilha, permitindo melhor controle das locações, sendo compatível com visões Financeiro, Gerencial e Contábil.
A configuração dos tipos obrigação com plano financeiro permite a separação de valores em diferentes apropriações atendendo tanto a segregação de informação gerencial quanto à contabilidade.
Uma vez criando uma obrigação para o valor variável mensal e despesas extras, com o uso das obrigações é possível gerar um único boleto por cliente com detalhamento de todas as cobranças conforme a figura abaixo.
Passo a passo
Como Acessar
A tela de obrigações fica localizada em Comercial > Locação de Imóveis > Obrigações. A figura a seguir apresenta a estrutura da nova tela:
A tela é composta pelos seguintes filtros:
- Empresa;
- Empreendimento;
- Contrato;
- Unidade;
- Cliente;
- Data inicial do contrato;
- Data final do contrato.
Os resultados da Grid são dados dos contratos com as seguintes colunas:
- Código da Empresa;
- Empresa;
- Código Empreendimento;
- Empreendimento;
- Código Contrato;
- Contrato (número do contrato);
- Código Unidade;
- Unidade (número da unidade);
- Código Cliente;
- Cliente;
- Data do contrato;
- Coluna de ação.
No canto superior direito temos duas opções: ícone “engrenagem” e botão importar obrigações.
Como cadastrar Tipos de Obrigações
A antiga tela de Tipos de Obrigações passa a ficar localizada no ícone “engrenagem” na tela de Obrigações. Ao clicar no ícone, o usuário será redirecionado para a tela de Tipos de obrigações conforme é apresentado pela figura a seguir.
Como cadastrar Obrigações de Contratos de Locações
É possível cadastrar as obrigações de contratos de locações de 2 formas: cadastro por contrato ou importação.
O cadastro por contrato continua sendo como era na tela antiga: ao fazer a consulta do contrato e clicar no ícone “lápis” na coluna de ações, a tela de cadastro de obrigações é habilitada conforme a imagem abaixo.
A nova opção é fazer a importação de um arquivo Excel ao clicar em Importar Obrigações no canto superior direito será aberto uma modal conforme a imagem a seguir.
Para fazer a importação você deve baixar o modelo de planilha de importação para fazer o preenchimento. As colunas para a importação são as seguintes:
- Código da Empresa;
- Número do Contrato;
- Número da Unidade;
- Código Tipo de Obrigação;
- Código Plano Financeiro;
- Código do Documento;
- Número do Documento;
- Data de emissão do título;
- Código Tipo de condição;
- Data de vencimento das parcelas;
- Valor da parcela;
- Quantidade de parcelas;
Todas as colunas são obrigatórias e devem constar no arquivo. O único cenário de exceção são as colunas Código Plano Financeiro e Código Documento, caso o Tipo de Obrigação esteja configurado com essas informações, a coluna pode ficar sem preenchimento.
É permitido importar um lote de 100 obrigações por arquivo. O formato aceito é .xls e .xlsx.
Ao fazer o preenchimento e upload do arquivo, é só clicar no botão importar que as obrigações da planilha serão processadas e cadastradas!
Validações da Importação
Caso algum dado da planilha não esteja correto será disponibilizado um relatório com os erros da importação conforme os exemplos das figuras a seguir:
- É possível fazer o cadastro de várias obrigações para o mesmo contrato no mesmo arquivo, porém, as obrigações não podem ser iguais, com as mesmas características. Se estiver duplicado ocorrerá a mensagem: Operação duplicada:
- Se já existir a obrigação cadastrada e a mesma não estiver quitada, ocorrerá a mensagem: Existe uma obrigação cadastrada não quitada:
Pois só após estar quitada poderá cadastrar uma igual, com os mesmos dados de contrato e tipo de obrigação.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!