Quer ter um controle de saldos de faturamento direto assertivo ao utilizar pedidos de pré-faturamento direto? Com a nova parametrização disponível, o saldo dos pedidos de pré-faturamento direto poderão ser considerados como valores vinculados de faturamento direto ao contrato, de forma que o total vinculado esteja sempre atualizado com os valores reais previstos e realizados para o contrato, facilitando a gestão de saldos, e o melhor, tudo de forma automatizada.
Com a nova parametrização, um novo vínculo de faturamento direto será criado e vinculado ao contrato com o valor referente ao saldo do pedido de pré-faturamento, de forma que o total vinculado do contrato apresente um valor mais coerente com o que já chegou na obra e com o que está previsto para chegar na obra. Com essa novidade, não será mais possível vincular pedidos como pré-faturamento ao contrato caso os pedidos em aberto já estejam consumindo todo o seu saldo de faturamento direto a vincular.
Por fim, vale destacar que esse vínculo é gerado e atualizado automaticamente pelo sistema, não sendo possível manipular manualmente, e será apenas um vínculo “provisório”, onde não poderá ser utilizado como desconto nas medições do contrato, e sua função será exclusiva para a “comprometer” o valor vinculado de faturamento direto. Quando o pedido for atendido por uma nota fiscal de compras, o vínculo “provisório” será excluído/atualizado e um novo vínculo será criado diretamente na nota, e esse vínculo então poderá ser aplicado como desconto.
O fluxograma abaixo exemplifica o processo que ocorre desde a criação do pedido até o lançamento da nota fiscal, e as interações que o vínculo de Pré-Faturamento direto terá em cada etapa.
Pré-requisito
Deve utilizar o controle de pré-faturamento direto, utilizando as opções “Sim” ou “Sim com previsão financeira” no Parâmetro 857 (Segurança > Administração > Parâmetros). Saiba mais sobre o fluxo de pré-faturamento neste artigo.
Os pedidos de Pré-Faturamento Direto em aberto devem estar consistentes com os valores máximos de faturamento direto para o contrato.
- Exemplo de inconsistência: Contrato permite até R$ 5.000,00 de faturamento direto, e há um pedido de compras de R$ 10.000,00 com Pré-Faturamento para esse contrato.
O novo parâmetro impede que esse cenário aconteça, conforme vamos detalhar ao longo do artigo, mas caso o pedido já esteja com valores inconsistentes no momento em que o parâmetro for ativado, então o sistema poderá impedir o lançamento das notas fiscais, pois verificará que os valores estão inconsistentes.
Atenção! Caso existam pedidos nessa situação, recomendamos aguardar o atendimento dos pedidos antes de ativar o parâmetro, ou cancelar o saldo dos pedidos e criar uma cópia, dessa vez sem realizar o vínculo de Pré-Faturamento Direto para esses pedidos em específico, fazendo o vínculo diretamente na Nota Fiscal de Compras, para que não sejam afetados pelo novo controle do parâmetro.
Dica! Não recomendamos a utilização de "Desconto", "Acréscimo" e "Frete geral" diretamente na aba de totalização dos pedidos de compra, pois o novo controle leva em consideração o "saldo financeiro" dos insumos individualmente, e como os descontos/acrescimos/fretes são distribuídos de forma proporcional entre os insumos, pode não representar o cálculo desejado pelo fornecedor ou pra sua necessidade específica. Nossa recomendação é aplicar esses valores diretamente nos insumos, facilitando o entendimento do saldo financeiro real dos insumos, e também garantindo que o custo médio dos insumos será devidamente calculado para sua melhor gestão de custos.
- De que forma esse novo controle pode me ajudar?
Quando o parâmetro 1285 está desativado, a criação de Pedidos de Compra de Pré-Faturamento Direto não gera nenhum tipo de vínculo com os valores de faturamento direto do contrato. Isso possibilita que, por exemplo, um pedido de compra de R$ 10.000,00 seja vinculado a um contrato que possui apenas R$ 5.000,00 de faturamento direto estipulado, onde apenas quando a nota fiscal de compras for lançada é que o sistema criará o vínculo e então validará que o valor da nota é superior ao valor estipulado de faturamento direto, possibilitando o vínculo de apenas R$ 5.000,00.
Esse comportamento, embora possa fazer sentido para alguns casos (quando apenas parte do pedido/nota será vinculado ao contrato, por exemplo), em outros casos pode gerar dificuldades na gestão de valores máximos permitidos.
Com o parâmetro 1285 ativado, essa dificuldade é resolvida, pois o vínculo é gerado com a criação do pedido e atualizado sempre que o saldo do pedido de compras é modificado. Dessa forma, as validações ocorrem já na criação/edição do pedido, onde não permitirá, citando o exemplo anterior, vincular um pedido de R$ 10.000 em um contrato que possui apenas R$ 5.000,00 de faturamento direto disponível, impedindo o salvamento e apresentando a mensagem:
- Como funciona
Após ativar o parâmetro 1285, não é necessário tomar nenhuma ação diferente do que já é comum nos fluxos de Pré-Faturamento direto, onde todo o novo controle ocorrerá de forma automática. Porém, é importante entender de que forma esse controle é realizado para poder diferenciar quais vínculos se referem a pedidos de pré-faturamento direto, que servirão como um vínculo “provisório”, e quais vínculos podem de fato ser utilizados como faturamento direto nas medições.
- Criação do contrato e pedido de Pré-faturamento
O uso de Pré-Faturamento Direto é aplicável apenas a contratos com “Valor de faturamento direto” definido e com a opção “Utilizar controle de faturamento direto por desconto na medição” habilitada.
A nova parametrização afetará apenas pedidos configurados com um contrato definido na sessão de “Pré-faturamento direto”.
- Geração do vínculo de Pré-faturamento direto
Após criar um pedido e preencher os dados de pré-faturamento, caso o pedido de compras ainda não possua um saldo, esse pedido não gerará um vínculo de faturamento direto com o contrato.
O vínculo de faturamento direto com o contrato será criado a partir do momento em que um insumo for incluído nesse pedido, ou caso o campo de “Contrato” no Pré-Faturamento Direto seja preenchido para um pedido que já possui saldo. Esse vínculo será gerado com o exato valor do saldo do pedido de compras e, da mesma forma, se o pedido for gerado já com saldo e com o contrato preenchido, então o vínculo será criado simultaneamente com a criação do pedido.
Em resumo, essas são as ações que podem gerar um novo vínculo de pré-faturamento direto entre o pedido e o contrato:
- Ao salvar a aba de cadastro do pedido, preenchendo/alterando o campo “Contrato” quando o pedido já possui saldo;
- Ao adicionar novos insumos no pedido pela opção “Novo” quando o pedido não tinha saldo;
- Ao adicionar novos insumos no pedido pela opção “Solicitação de compras” quando o pedido não tinha saldo;
- Ao adicionar novos insumos no pedido pela opção “Cotação de compras” quando o pedido não tinha saldo;
- Ao “reativar” o saldo dos insumos manualmente quando todo o saldo estava cancelado;
- Ao editar insumos com origem no pedido em uma nota fiscal de compras de forma que o pedido volte a ter saldo;
- Ao excluir insumos com origem no pedido em uma nota fiscal de compras de forma que o pedido volte a ter saldo;
- Ao criar uma cópia do pedido caso o pedido de origem tenha pré-faturamento direto;
- Ao gerar um pedido pela tela de Negociação de Preços e houver Solicitações de Compra com pré-faturamento direto envolvido;
- Ao gerar um pedido pela tela de Autorização de Solicitação de Compras quando há Acordo de Preços e houver Solicitações de Compra com pré-faturamento direto envolvido;
- Ao gerar um pedido pela API de Autorização de Solicitação de Compras quando há Acordo de Preços e houver Solicitações de Compra com pré-faturamento direto envolvido;
Ao realizar qualquer uma dessas ações, o sistema tentará criar esse vínculo de pré-faturamento direto vinculado ao contrato, fazendo as devidas análises de valores para garantir que o contrato possui saldo de faturamento direto suficiente para esse novo vínculo. Caso não possua saldo, a ação não será concluída e a seguinte mensagem será apresentada:
Dica! Ao final do artigo, descrevemos algumas ações quem podem ser tomadas para identificar registros incorretos que possam estar consumindo o saldo do faturamento direto incorretamente.
- Atualização do vínculo de Pré-faturamento direto
Sempre que o saldo do pedido de compras for modificado, o valor desse vínculo será atualizado, para que o valor vinculado esteja sempre consistente com o saldo real do pedido de compras.
Em resumo, essas são as ações que podem atualizar um vínculo de faturamento direto já existente entre o pedido e o contrato:
- Ao adicionar novos insumos no pedido pela opção “Novo” quando o pedido já possui saldo;
- Ao editar insumos existentes no pedido;
- Ao excluir insumos existentes no pedido de forma que o pedido continue com saldo;
- Ao adicionar novos insumos no pedido pela opção “Solicitação de compras” quando o pedido já possui saldo;
- Ao adicionar novos insumos no pedido pela opção “Cotação de compras” quando o pedido já possui saldo;
- Ao salvar a totalização do pedido alterando valores;
- Ao cancelar o saldo dos insumos manualmente de forma que o pedido continue com saldo;
- Ao “reativar” o saldo dos insumos manualmente quando o pedido já possui saldo em aberto;
- Ao vincular insumos do pedido em uma nota fiscal de compras de forma que o pedido continue com saldo;
- Ao vincular e cancelar saldo dos insumos do pedido em uma nota fiscal de compras de forma que o pedido continue com saldo;
- Ao editar insumos com origem no pedido em uma nota fiscal de compras de forma que altere o saldo atual do pedido;
- Ao excluir insumos com origem no pedido em uma nota fiscal de compras de forma que altere o saldo atual do pedido;
Ao realizar qualquer uma dessas ações, o sistema tentará atualizar o valor desse vínculo de faturamento direto vinculado ao contrato, fazendo as devidas análises de valores para garantir que o contrato possui saldo de faturamento direto suficiente para esse novo valor no vínculo. Caso não possua saldo, a ação não será concluída e a seguinte mensagem será apresentada:
Ao final do artigo, descrevemos algumas ações quem podem ser tomadas para identificar registros incorretos que possam estar consumindo o saldo do faturamento direto incorretamente.
- Exclusão do vínculo de Pré-faturamento direto
Da mesma forma, quando o saldo do pedido for zerado, ao cancelar o saldo ou ao atender totalmente o pedido através de uma nota, por exemplo, o vínculo deverá ser excluído.
Em resumo, essas são as ações que podem excluir um vínculo de faturamento direto já existente entre o pedido e o contrato:
- Ao editar insumos existentes no pedido de forma que o saldo fique zerado;
- Ao excluir insumos existentes no pedido de forma que o saldo fique zerado;
- Ao cancelar o saldo dos insumos manualmente de forma que o saldo fique zerado;
- Ao cancelar o saldo do pedido de forma automática, pelo agendador de tarefas;
- Ao vincular insumos do pedido em uma nota fiscal de compras de forma que o saldo do pedido fique zerado;
- Ao vincular parcialmente insumos do pedido na nota fiscal de compras e cancelar saldo dos insumos simultaneamente, de forma que o saldo do pedido fique zerado;
Ao realizar qualquer uma dessas ações, o sistema excluirá o vínculo de faturamento direto vinculado ao contrato. Geralmente, ao excluir, a tendencia é que o valor vinculado diminua, portanto, não deve haver impedimentos na validação de valores. Porém, em certas ações, como o atendimento da nota fiscal de compras, ao mesmo tempo em que o vínculo do pedido é excluído, um novo vínculo é gerado para a nota fiscal, e nessa geração ocorrerá as devidas análises de valores para garantir que o contrato possui saldo de faturamento direto suficiente para esse novo valor no vínculo. Caso não possua saldo, a ação não será concluída e a seguinte mensagem será apresentada:
A seguir, descrevemos algumas ações quem podem ser tomadas para identificar registros incorretos que possam estar consumindo o saldo do faturamento direto incorretamente.
- Não consigo fazer um lançamento devido a mensagem de validação. O que posso fazer?
Se a mensagem “Não foi possível realizar a operação porque o saldo a vincular por faturamento direto da obra do contrato é insuficiente.” está sendo apresentada, significa que o valor de faturamento direto estipulado para a obra no contrato seria desrespeitado. Primeiramente, deve-se verificar se o registro atual deveria mesmo estar vinculado a um contrato, e se está vinculado ao contrato correto. Se sim, então isso pode significar que o valor estipulado para a obra está incorreto, sendo menor do que deveria, ou que há algum outro registro atrelado de forma incorreta.
A maneira mais prática de acompanhar e verificar os vínculos atrelados a um contrato é através do Relatório de Faturamentos Diretos (Suprimentos > Contratos e Medições > Relatórios > Contratos > Faturamentos Diretos). Consultando o contrato desejado, é possível visualizar todos os seus vínculos e através da coluna de “Tipo de Registro”, é possível identificar quais vínculos são de Pré-Faturamento Direto e quais são de Notas Fiscais de Compra.
Recomendamos verificar se as notas vinculadas estão atreladas ao contrato correto, e verificar se os pedidos de Pré-Faturamento em aberto serão realmente atendidos ou se deveriam ter seu saldo cancelado.
Com esse novo controle, o saldo dos pedidos segue comprometendo o valor de faturamento direto enquanto estiverem em aberto, portanto, se torna extremamente importante fazer a correta manutenção e cancelamento dos saldos.
Esperamos que o seu controle de pré-faturamentos direto se torne cada vez mais eficaz com essa nova funcionalidade e que este artigo tenha ajudado!