O vínculo entre o item do pedido de compra e o item da nota fiscal eletrônica (NF-e) é um dos controles mais importantes do Sienge. Essa funcionalidade garante que cada etapa do processo de compras seja acompanhada com segurança, desde o recebimento do material até o pagamento ao fornecedor e a escrituração fiscal.
Por que fazer o vínculo?
Controle e Conferência de Recebimento:
- Garantia do que foi recebido: O vínculo permite conferir se o que foi efetivamente entregue pelo fornecedor (e registrado na nota fiscal) corresponde exatamente ao que foi solicitado no pedido de compra.
- Evita divergências: Facilita identificar eventuais diferenças de quantidade, valores ou especificação entre o pedido e a NF-e.
- Apropriação correta do estoque/custo: Garante que apenas os itens recebidos de acordo com o pedido sejam baixados para estoque ou rateados em obras/custos.
Gestão Financeira e Fiscal:
- Conferência de pagamento: O financeiro só deve pagar aquilo que corresponde entre pedido, recebimento físico e nota fiscal.
- Prevenção de pagamentos indevidos: Através da Ação de Usuário 1557 (“SUP-ADC - Notas Fiscais de Compra - Cadastros - Insumos - Editar”), impede-se que o usuário edite o item da nota fiscal de entrada (NFE) para associar um insumo avulso sem um pedido de compra vinculado. É importante destacar, porém, que esse controle só é eficaz caso a empresa realize exclusivamente o registro de notas fiscais a partir do XML, pois essa ação é aplicável tanto para notas fiscais eletrônicas com XML quanto para notas manuais. Dessa forma, em situações onde há o lançamento manual da nota, persiste o risco de associação inadequada de insumos, reduzindo a efetividade do controle.
- Escrituração fiscal correta: O vínculo facilita a conciliação entre o pedido de compra e o lançamento fiscal, assegurando que a escrituração ocorra de forma precisa de acordo com a legislação.
Rastreamento e Auditoria:
- Rastreabilidade completa: É possível rastrear, para cada item da nota, a sua origem no pedido, facilitando auditorias internas e externas.
- Documentação: Facilita apresentar documentação detalhada em casos de fiscalização ou auditoria, comprovando que todo item recebido foi efetivamente solicitado.
Facilidade Operacional:
- Automatização dos processos: O SIENGE pode popular automaticamente campos de recebimento, centros de custo e alocações na obra com base no pedido, reduzindo erros manuais.
- Redução de retrabalho: Evita digitação duplicada e possíveis falhas humanas ao associar manualmente itens diferentes.
Como funciona na prática?
Realização pedido de compra: O pedido é registrado no Sienge com os insumos a serem adquiridos.
Recebimento da NF-e: A nota fiscal é recebida e lançada preferencialmente via XML.
Vínculo item a item: Para cada item da NF-e, faz-se a associação ao item correspondente do pedido. Esse vínculo também pode ocorrer sendo um item de Nota para mais de um item no Pedido ou vários itens de Nota para um item de Pedido. O importante é que as quantidades batam.
Conferência: A funcionalidade permite conferir quantidades, preços e condições.
Liberação do processo:
- O estoque é atualizado.
- O financeiro é autorizado a pagar apenas o que está conferido.
- Os registros fiscais são gerados corretamente.
Atenção! Utilize sempre essa funcionalidade para fortalecer a gestão e evitar problemas futuros!
Passo a passo
- Como acessar o vínculo de item de pedido com item de NF-e no Sienge?
Para garantir o controle correto e aproveitar todos os benefícios do vínculo entre pedido e nota fiscal, siga o passo a passo abaixo:
2) No menu principal, clique em Suprimentos.
3) Selecione a opção Notas Fiscais de Compras.
4) Clique em Cadastro para visualizar as notas já lançadas.
5) Localize e seleciona a chave da NF-e desejada (você pode pesquisar pela chave, fornecedor ou data).
6) Acesse a aba "Insumo" para ver os itens importados da nota.
7) Clique no botão “Pedido” para vincular o item de pedido correspondente ao item da NF-e.
- Implementação de novas colunas no Vínculo NF-e
Foram adicionadas novas colunas nas tabelas de Itens da Nota e Itens do Pedido na tela de vínculo NF-e, no módulo SUP-Suprimentos, funcionalidade SUP-ADC-Compras-Notas Fiscais de Compra. O objetivo é aumentar a visibilidade das informações e facilitar o processo de vinculação dos itens, reduzindo retrabalho e otimizando a experiência do usuário.
- Itens da Nota
- Inclusão da coluna NCM: agora o código fica visível diretamente na lista, facilitando a comparação entre o item da nota e o do pedido.
- Itens do Pedido
- Inclusão das colunas:
- Código do Insumo: permite identificar precisamente o insumo vinculado.
- Número do Pedido: facilita a identificação do pedido relacionado e permite acesso direto ao cadastro via link.
- Obra: auxilia na pesquisa e validação rápida da obra associada ao insumo (com quebra de linha para até 80 caracteres).
- NCM: visível diretamente na tabela.
- Inclusão das colunas:
Benefícios
- Maior visibilidade das informações relevantes para o processo de vinculação.
- Redução de retrabalho e erros operacionais.
- Facilidade para comparar e validar dados entre nota e pedido.
- Acesso rápido ao cadastro do pedido.
Dica! Saiba mais sobre o passo a passo em: Como cadastrar uma nota fiscal de compra utilizando a chave de acesso?
Esperamos que este artigo tenha ajudado!