Este guia orienta, de forma prática e estruturada, a implantação, parametrização e operação diária do cadastro de Nota Fiscal de Compra (NF-e) no Sienge, com foco em controle, rastreabilidade e redução de erros operacionais.

Introdução

A recepção de notas fiscais eletrônicas (NF-e) é o ponto de entrada que traz, valida, manifesta e registra as notas emitidas para a empresa diretamente no Sienge, conferindo sua autenticidade na SEFAZ e capturando automaticamente todos os dados do documento. Com isso, o pedido é vinculado à nota, o recebimento físico é conciliado, e acelera os desdobramentos fiscais e financeiros (títulos a pagar, estoque e auditorias). O resultado é menos digitação manual, menos erros e maior rastreabilidade em todo o processo de compras e suprimentos.

Benefícios

Adotar a NF-e como fluxo padrão eleva a qualidade, a velocidade do processo e mantem um repositório de fácil acesso a todas as notas recepcionadas (XML’s e DANFE’s). Os dados chegam estruturados diretamente do XML (número, série, fornecedor, empresa, datas e itens), reduzindo digitação manual e erros. O vínculo item a item entre pedido e NF-e garante rastreabilidade ponta a ponta (Pedido → Recebimento → Financeiro), evita pagamentos indevidos e acelera a conferência de quantidade, preço e unidade. Mensagens orientativas, incluindo alertas de notas já recepcionadas, ajudam a corrigir divergências no ato, encurtando o lead time até a conclusão.

A manifestação do destinatário integrada à recepção traz transparência e controle fiscal: ao registrar ciência/confirmar a operação (e, quando cabível, declarar “desconhecimento” ou “operação não realizada”), a empresa se protege contra notas frias, reforça a trilha de auditoria e reduz riscos de fraude e habilita a possibilidade de solicitação de créditos tributários. Em conjunto, as validações na SEFAZ mitigam o processamento de notas canceladas, e a padronização fiscal (CFOP/tributos) aumenta a consistência. Com a geração automática de títulos após o recebimento e o uso disciplinado da chave de acesso, indicadores como % de NF-es com divergência, tempo médio de conferência e retrabalho tendem a melhorar continuamente.

Avance nos próximos tópicos e veja como aplicar os benefícios de forma prática.  

Panorama Geral

• Certificado digital é essencial para recepção de NF-e, deve ser tipo A1, com validade definida e renovação periódica necessária;
• Cadastro via chave de acesso XML agiliza processo, insere dados automaticamente e reduz erros de digitação manual;
• Vínculo item a item entre pedido e NF-e é um controle fundamental que garante rastreabilidade completa, evita pagamentos indevidos e reduz divergências;
• Novidades 2025: mensagens informativas detalhadas, notificação de notas fiscais eletrônicas já recepcionadas que estão prontas para serem cadastradas, campo de pedido visível na aba Cadastro e Insumos e dicas em tela (tooltips) padronizadas.

• Tratamento de divergências: Padrão de conferência entre Pedido, NF-e e Recebimento físico (quantidade, preço, unidade). Divergências devem ser tratadas e registradas antes da conclusão do recebimento do material;
• Piloto operacional: Testar processo com uma amostra de 10 a 15 NF-es representativas, cobrindo cenários típicos e críticos. Validar o fluxo ponta a ponta, registrar gargalos, ajustar parametrizações e treinar o time com base nas lições aprendidas;
• Métricas de acompanhamento: Percentual de NF-es com divergência, tempo médio de conferência, retrabalho de lançamentos, lead time do pedido à NF concluída. Definir meta, responsável e frequência de revisão para cada indicador;
• Capacitação contínua: Onboarding de novos usuários em 2h e reciclagem trimestral com nossos Canais de Atendimento Especializado, uso de canal de dúvidas ativo e base de conhecimento atualizada.

3) Pré-requisitos de Uso:

• Possuir os módulos adquiridos;
• Autorização do usuário no sistema Nota Fiscal Eletrônica;
• Autorização do usuário no sistema de Compras para lançamento de Notas Fiscais;
• Certificado Digital A1 (arquivo digital).

4) Processos Necessários:

• Compras: criar e aprovar pedidos, vincular NF-e a pedido, ajustar quantidades atendidas;
• Fiscal: recepção de NF-e via XML, escrituração fiscal, conferência de impostos e NCM/CFOP;
• Almoxarifado/Estoque: recebimento físico, conferência de quantidade/qualidade, baixa em estoque;
• Financeiro: conferência de condições de pagamento, liberação de títulos a pagar (automático após NF concluída).

5) Checklist de Dados Básicos:

• [ ] Fornecedores cadastrados com CNPJ correto e condições de pagamento padrão;
• [ ] Empresa com CNAE preenchido no seu cadastro aba “Contabilidade;
• [ ] Empresa com configuração de Parametrização Anual Fiscal feita e atualizada;
• [ ] Insumos cadastrados com código, descrição, unidade de movimento e Produto Fiscal;
• [ ] Tabelas de NCM e CFOP atualizadas conforme legislação vigente;
• [ ] Vinculação de CFOP saída e entrada: qual CFOP fará a recepção do CFOP emitido pelo fornecedor;
• [ ] Produtos Fiscais devidamente configurados com informações de Tipo de Produto (compra para uso/consumo, revenda, ativo imobilizado), NCM, configurações e alíquotas de impostos;
• [ ] Alteração do parâmetro 1136, habilitando o cadastro automático de Produto Fiscal pela entrada de NF através de XML de NF-e;
• [ ] Alteração do parâmetro 807, Define o padrão para utilização do serviço de consulta de nota fiscal na SEFAZ;
• [ ] Unidades de medida padronizadas e conversões cadastradas (ex.: Kg → Ton, L → Lata 3,6L);
• [ ] Alçadas de aprovação de pedidos devidamente configuradas;
• [ ] Obras e Centros de Custo ativos para vínculo aos pedidos de compra;
• [ ] Documento NFE devidamente configurado, como documento fiscal, código para exportação fiscal “NFE” e modelo fiscal “55”.

6) Passo a Passo:

Passo 1) Cadastro do Certificado Digital, mais detalhes no vídeo do artigo VÍDEO - Como Cadastrar Certificados Digitais? disponível em nossa Central de Ajuda;

Passo 2) Configuração de recepção automática: Veja o passo a passo no artigo Como configurar uma empresa para recepção de NF-e disponível em nossa Central de Ajuda;

Passo 3) Lançamento de Notas Fiscais de Compra: Saiba Como cadastrar uma nota fiscal de compra utilizando a chave de acesso? no artigo disponível em nossa Central de Ajuda; 

Passo 4) Novidades no Cadastro de Notas Fiscais de Compra:

• Mensagens Informativas Detalhadas;
• Mensagem sobre Uso de Chave de Acesso de NF-e;
• Notificação de NF-es disponíveis.

Dica! Caso tenha dificuldade para acessar os links deste guia, utilize a busca da Central de Ajuda e localize o artigo pelo nome. 

Quer acelerar a adoção e capturar resultados sustentáveis? Nossos Canais Regionais apoiam desde a configuração e migração de práticas atuais até a capacitação dos usuários e a revisão de processos críticos. Com esse acompanhamento, o fluxo de NF-e ganha estabilidade, reduz erros recorrentes e libera o time para tarefas de maior valor, com um plano claro de evolução contínua.