1. Pré-requisitos e Acessos

Perfis e Papéis Necessários

1. Compras: criar e aprovar pedidos, vincular NF-e a pedidos, ajustar quantidades atendidas
2. Fiscal: recepção de NF-e via XML, escrituração fiscal, conferência de impostos e NCM/CFOP
3. Almoxarifado/Estoque: recebimento físico, conferência de quantidade/qualidade, baixa em estoque
4. Financeiro: conferência de condições de pagamento, liberação de títulos a pagar (automático após NF concluída)

Checklist de Dados Mestres

• [ ] Fornecedores cadastrados com CNPJ correto e condições de pagamento padrão
• [ ] Insumos cadastrados com código, descrição, unidade de movimento e NCM
• [ ] Tabela de NCM/CFOP atualizada conforme legislação vigente
• [ ] Naturezas de operação configuradas (compra para uso/consumo, revenda, ativo imobilizado)
• [ ] Unidades de medida padronizadas e conversões cadastradas (ex.: CX → UN, M³ → M²)
• [ ] Alçadas de aprovação de pedidos devidamente configuradas
• [ ] Obras/Centros de Custo ativos e vinculados aos pedidos
• [ ] Documentos fiscais configurados (modelo 55 para NF-e) 

Caminho: Apoio / Certificados Digitais / Cadastro

Ambientes e Acessos

• Produção: ambiente ativo para operação diária
• Homologação/Treinamento: ambiente-espelho para testes e capacitação (se disponível)
• Acesso ao Sienge: login configurado e permissões por módulo (SUP-Suprimentos)
• Acesso a certificado digital: usuário responsável pela recepção de NF-e precisa ter certificado instalado e senha memorizada

2. Certificado Digital (M9 Tecnologia)

Pré-requisitos

• Contrato ativo com M9 Tecnologia ou outra autoridade certificadora ICP-Brasil
• Computador com sistema operacional atualizado e antivírus ativo
• Navegador compatível (Chrome, Edge, Firefox) ou aplicativo específico para token A3

Tipos de Certificado (ver 'FAQ M9')

1. A1 (arquivo digital): armazenado no computador, validade de 1 ano, prático para uso centralizado
2. A3 (token/smart card): armazenado em dispositivo físico, validade de 1 a 5 anos, maior segurança física

Recomendação: para empresas com recepção centralizada de NF-e, um certificado A1 único pode atender todas as filiais (ver 'FAQ M9')

Passos para Instalação

1. Solicitar emissão do certificado: enviar documentação à M9 (Contrato Social, Cartão CNPJ, CNH do responsável emitida após 2017)
2. Receber e instalar certificado: 
   1. A1: baixar arquivo .pfx e instalar via duplo clique → inserir senha → concluir instalação
   2. A3: inserir token USB, instalar driver do fabricante, aguardar reconhecimento automático
3. Configurar no Sienge: acessar Configurações > Fiscal > Certificado Digital → selecionar certificado instalado 
4. Validar comunicação: executar teste de conectividade → aguardar retorno "Conexão OK" → salvar configuração

Cuidados e Boas Práticas (ver 'FAQ M9')

• Não compartilhar senha com terceiros
• Não armazenar senha em arquivo de texto ou papel visível
• Utilizar senha forte (mín. 8 caracteres, letras, números e símbolos)
• Proteger computador com antivírus atualizado e firewall ativo
• Configurar alerta de validade para renovar com 60 dias de antecedência
• Realizar backup do certificado A1 em local seguro (criptografado)

3. Parametrização Essencial no Sienge

Tabelas e Configurações Mínimas

3.1 Recepção de NF-e

• Módulo: Fiscal > Recepção de NF-e
• Ação: habilitar recepção automática via certificado digital
• Validação: confirmar que NF-e recepcionada aparece em "NF-e Recepcionadas" com status "Disponível para Cadastro"

3.2 Documentos Fiscais

• Módulo: Notas Fiscais / Apoio / Configurações para Recepção de Documentos Fiscais
• Configuração: criar/editar documento com modelo fiscal nº 55 (NF-e)
• Campos obrigatórios: descrição, tipo (Entrada), modelo (55), série padrão
• Validação: ao criar NF de Compra, documento modelo 55 aparece na lista suspensa (ver 'Cadastro via chave'); Validar se a NFe consta recepcionada em: Notas Fiscais / Recepção de NF-e / Recepção com o status "Ciência" ou "Confirmação" para habilitar o processo de escrituração

3.3 Naturezas de Operação

• Módulo: Fiscal > Cadastros > Naturezas de Operação
• Configuração: cadastrar naturezas principais (ex.: "Compra para Uso/Consumo", "Compra para Revenda")
• Campos: CFOP, CST ICMS/PIS/COFINS, % de impostos padrão
• Validação: ao cadastrar NF-e, natureza é preenchida automaticamente conforme CFOP do XML

3.4 Integrações Financeiras

• Módulo: Suprimentos > Compras > Notas Fiscais de Compra > Cadastro
• Ação: Realizar o cadastro da nota fiscal de compra
• Validação: após salvar NF com títulos preenchidos, verificar criação automática em Contas a Pagar

3.5 Permissões de Usuário (Ação 1557)

• Módulo: Segurança > Autorizações > Usuários > Ações do Usuário
• Ação: SUP-ADC - Notas Fiscais de Compra - Cadastros - Insumos - Editar
• Objetivo: impedir que usuário edite vínculos de NF-e sem permissão

4. Cadastro de NF de Compra via Chave de Acesso

Pré-requisitos

• Certificado digital instalado e teste de SEFAZ concluído
• NF-e recepcionada e disponível (verificar no menu Notas Fiscais > Recepção de NF-e > Recepção)
• Fornecedor cadastrado com CNPJ correto
• Documento fiscal modelo 55 configurado

Passos Detalhados (ver 'Cadastro via chave')

1. Acessar módulo: Suprimentos > Compras > Notas Fiscais de Compra > Cadastros → clicar em NOVO
2. Selecionar documento: campo Documento → escolher documento modelo 55 (ex.: "NF-e Entrada")
3. Informar chave de acesso: 
   1. Campo Chave NF-e é habilitado automaticamente
   2. Digitar 44 dígitos da chave (ou usar leitor de código de barras)
   3. Alternativa: digitar apenas número da NF → sistema busca chave correspondente na base de NF-e recepcionadas
4. Confirmar empresa (se múltiplas filiais): 
   1. Se CNPJ do destinatário estiver cadastrado em mais de uma empresa, sistema solicita seleção manual
   2. Clicar na lupa do campo Empresa → selecionar filial correta
5. Validar dados importados: 
   1. Fornecedor, CNPJ, data de emissão, data de entrada são preenchidos automaticamente
   2. Ajustar data de movimento: campo editável, preencher com data de recebimento físico (pode diferir da data de emissão)
6. Salvar NF inicial: clicar em SALVAR → NF fica salva, mas ainda incompleta (status "Em Inclusão")

Validações Antes de Prosseguir

• [ ] NF-e está com status "Autorizada" na SEFAZ (verificar via chave no site da SEFAZ)
• [ ] Fornecedor cadastrado no Sienge possui mesmo CNPJ da NF-e
• [ ] Data de movimento está alinhada com data de chegada física da mercadoria
• [ ] Valores totais (produtos + frete + outras despesas) batem com NF física
• [ ] Documento fiscal modelo 55 foi selecionado corretamente

Saída Esperada

• NF-e cadastrada no Sienge com dados principais preenchidos automaticamente
• Status "Em Inclusão" ou "Inconsistente" (até concluir vínculo de insumos e títulos)
• Mensagem de sucesso exibida na tela
• NF aparece na lista de NFs de Compra com número, fornecedor e data visíveis

5. Vínculo Item do Pedido x Item da NF-e

Por Que É Essencial (ver 'Vínculo item a item')

1. Rastreabilidade completa: permite rastrear origem de cada item da NF no pedido original, facilitando auditorias
2. Controle financeiro: Financeiro só paga o que corresponde entre pedido, recebimento e NF-e
3. Prevenção de pagamentos indevidos: Ação 1557 impede associação de insumo sem pedido vinculado (aplicável apenas para NF-e via XML)
4. Apropriação correta: garante que itens sejam baixados para obra/estoque corretos
5. Escrituração fiscal precisa: facilita conciliação pedido x NF para obrigações acessórias
6. Redução de retrabalho: automatiza preenchimento de centro de custo, apropriação e marca com base no pedido

Procedimento Item a Item (ver 'Cadastro via chave' e 'Vínculo item a item')

Opção 1: Vínculo Manual (sem pedido)

1. Acessar aba Insumos: na NF cadastrada, clicar na aba Insumos
2. Editar produto: clicar no ícone do lápis ao lado do produto da NF-e
3. Associar insumo: 
   1. Selecionar Obra
   2. Selecionar Insumo cadastrado
   3. Preencher Detalhe e Marca (se necessário)
   4. Ajustar Unidade de Medida (se diferente do cadastro)
4. Preencher apropriações: 
   1. Centro de Custo
   2. Apropriação de Obra (ex.: Alvenaria, Fundação)
   3. Apropriação Financeira (ex.: Material de Construção)
5. Salvar: clicar em SALVAR → insumo aparece vinculado abaixo do produto na aba Insumos

Quando usar: NF de compra avulsa (sem pedido prévio), aquisições emergenciais, pequenas compras de consumo

Opção 2: Vínculo via Pedido de Compra (recomendado)

1. Acessar aba Insumos: na NF cadastrada, clicar na aba Insumos
2. Clicar em PEDIDO: sistema busca automaticamente pedidos do fornecedor da NF
3. Filtrar pedidos (se necessário): 
   1. Campo Pedido: digitar número do pedido
   2. Campo Obra: filtrar por obra específica
   3. Campo Fornecedor: confirmar fornecedor correto
4. Realizar vínculo: 
   1. Lado esquerdo: selecionar produto da NF-e (checkbox)
   2. Lado direito: selecionar insumo correspondente no pedido (checkbox)
   3. Conferir quantidades e unidades de medida
   4. Ajustar Qtd. Atend. se quantidade na NF for menor que no pedido
5. Validar sugestões: sistema destaca itens sugeridos com base em características semelhantes (ver 'Novidades')
6. Conferir informações adicionais (ver 'Vínculo item a item' - novidades): 
   1. Código do Insumo
   2. Número do Pedido (com hiperlink para abrir cadastro)
   3. Obra
   4. NCM do pedido x NCM da NF
7. Salvar vínculo: clicar em SALVAR → item é removido da lista de pendências
8. Repetir para próximos itens: vincular todos os itens da NF aos pedidos correspondentes
9. Fechar tela: clicar em FECHAR → retornar à aba Insumos → verificar vínculos concluídos

6. Aplicação das Novidades no Cadastro de NF de Compra

Tempo estimado: 30 minutos (para compreender e adotar novas funcionalidades)

O Que Mudou (ver 'Novidades')

6.1 Mensagens de Erro Detalhadas

• Antes: erro genérico ("Não foi possível salvar")
• Agora: sistema exibe causa raiz da exceção
• Ganho prático: usuário identifica problema rapidamente (ex.: "Centro de custo não associado ao pedido X") e corrige sem abrir chamado
• Como usar: ler mensagem de erro completa → seguir orientação exibida → corrigir e tentar novamente

6.2 Notificação de NFs Disponíveis

• Antes: usuário precisava verificar manualmente se havia NF-e recepcionada
• Agora: sistema alerta ao acessar cadastro de NF de Compra: "Há X notas fiscais recepcionadas e prontas para lançamento"
• Ganho prático: reduz risco de NF não cadastrada (esquecimento), agiliza fluxo
• Como usar: ao acessar NF de Compra, ler mensagem → clicar no ícone de pesquisa do campo Chave NF-e → visualizar lista de NFs pendentes → selecionar e cadastrar

6.3 Mensagem sobre Uso de Chave de Acesso XML

• Antes: usuário poderia cadastrar NF manualmente sem saber da opção via XML
• Agora: sistema destaca possibilidade de cadastro via chave de acesso, com link para artigo de ajuda
• Ganho prático: incentiva uso da melhor prática (XML), reduz erros de digitação
• Como usar: ler mensagem exibida → clicar no link para artigo → aprender procedimento → adotar cadastro via chave sempre que possível

6.4 Campo "Pedido" Visível na NF

• Antes: número do pedido só aparecia na tela de vínculo
• Agora: campo Pedido visível na aba Cadastro e na aba Insumos
• Ganho prático: conferência rápida de qual pedido está vinculado à NF, sem precisar abrir tela de vínculo
• Como usar: 
  1. Na aba Insumos: visualizar número do pedido diretamente na tabela de insumos
  2. Na aba Cadastro: ao editar NF, ver pedidos vinculados em campo específico

6.5 Novas Colunas no Vínculo NF-e

Itens da Nota: agora exibe coluna NCM diretamente na lista Itens do Pedido: exibe Código do Insumo, Número do Pedido (hiperlink), Obra e NCM

• Ganho prático: comparar NCM nota x pedido sem abrir cadastros separados, acessar pedido diretamente via link, validar obra rapidamente
• Como usar: ao vincular, comparar NCM nota x pedido → se divergente, investigar → clicar no número do pedido para abrir cadastro completo

6.6 Mensagens e Tooltips Padronizados

• Antes: alguns campos sem explicação clara
• Agora: todos os campos possuem tooltips (dicas rápidas) ao passar o mouse
• Ganho prático: reduz dúvidas, facilita treinamento de novos usuários
• Como usar: passar mouse sobre ícones "?" ou campos → ler dica exibida → seguir orientação

Exemplos de tooltips (ver 'Novidades'):

• "Quantidade na nota fiscal" (coluna Qtd. na NF)
• "Quantidade pendente para entrega" (coluna Qtd. Pendente no pedido)
• "Quantidade atendida pela nota fiscal" (coluna Qtd. Atend.)
• "Nomenclatura Comum do Mercosul" (coluna NCM)
• "Número do pedido de compra" (coluna Nº Pedido)

6.7 Aviso de Melhoria Contínua

• Antes: usuário não sabia que tela estava em evolução
• Agora: mensagem informativa na tela de vínculo: "Esta funcionalidade está em evolução. Envie suas sugestões!"
• Ganho prático: aumenta transparência, facilita envio de feedback
• Como usar: clicar no link exibido na mensagem → enviar sugestão ou relatar bug → contribuir para evolução da ferramenta

Esperamos que este artigo tenha ajudado!