Para realizar a importação de bens patrimoniais, é necessário que:

• O usuário possua permissão para cadastrar bens no módulo de Patrimônio.

• Autorizar em Segurança / Autorização / Usuários através da ação 3027 GAT-SIP - Patrimônio - Bens - Móveis - Novo 

 Passo a passo 

1) Acesse Gestão de Ativos > Patrimônio > Bens > Cadastro.

2) Faça o download da planilha modelo disponibilizada na tela.

3) Preencha a planilha conforme as regras indicadas na própria tela e descritas neste artigo.

4) Clique em Escolher um arquivo e selecione a planilha preenchida (formatos .xls ou .csv).

5) Clique em Adicionar para enviar o arquivo.

6) Visualize a prévia dos registros que serão importados.

• Dica! Antes de permitir a importação definitiva, o sistema realiza algumas validações, como:
  

  • verificação da existência do centro de custo informado;

  • verificação da existência do insumo;

  • preenchimento dos campos obrigatórios;

  • validação do tipo de bem;

  • verificação do formato correto dos dados, entre outras.

  • 
    

7) Verifique os resultados da validação antes de concluir a importação.

• O sistema apresenta:

  • Itens em verde: registros válidos para importação.

  • Itens em vermelho: registros com inconsistências que precisam de correção.

• Caso existam registros inválidos, corrija os dados diretamente na planilha e envie o arquivo novamente para nova validação.

Nota! Como funciona a validação de inconsistências? O sistema realiza a validação dos dados coluna a coluna, linha a linha. Isso significa que, ao corrigir uma inconsistência em uma linha e enviar a planilha novamente, uma nova inconsistência pode ser apontada na mesma linha, caso outro campo também esteja incorreto. Exemplo: O sistema aponta que o código do insumo está inválido para o centro de custo informado. Após a correção do insumo, o sistema pode indicar, na próxima validação, que o código da marca não está cadastrado no sistema. Esse comportamento é esperado. Continue ajustando os dados indicados em cada rodada de validação até que todos os registros apareçam em verde, liberando a importação definitiva.

8) Após a validação de todos os registros, clique em Importar para concluir a importação dos dados no sistema.

Atenção! A importação só será concluída quando todos os registros da planilha estiverem válidos. 

Após a importação, os bens passam a seguir o fluxo normal de Cadastro do Patrimônio, podendo posteriormente receber operações como:

• Controle de depreciação

• Movimentação entre centros de custo

• Baixa do bem

Nota! Caso seja necessário alterar informações após a importação, a alteração deve ser realizada diretamente no cadastro do bem.

Regras da planilha de importação

A planilha deve conter os dados dos bens que serão cadastrados.

• Cada linha da planilha representa um bem patrimonial.

• O sistema identifica automaticamente o tipo de bem, que pode ser:

  • Máquina

  • Veículo

  • Outros

Campos obrigatórios por tipo de bem

Máquinas

Para bens do tipo Máquina, devem ser informados:

• Prefixo

• Código manual

• Centro de custo

• Insumo

• Marca

• Modelo

• Estado de conservação

  • 1 = Novo

  • 2 = Bom

  • 3 = Regular

  • 4 = Ruim

• Cor

• Ano de fabricação

• Setor/obra inicial

Se o bem utilizar combustível, também deve ser informado:

• Combustível

Veículos

Para bens do tipo Veículo, devem ser informados:

• Prefixo ou Placa do veículo

• Código manual (quando utilizado prefixo)

• Centro de custo

• Insumo

• Marca

• Modelo

• Estado de conservação

• Cor

• Combustível

• Ano do modelo

• Ano de fabricação

• Setor/obra inicial

Como o sistema identifica o bem do tipo Veículo

Para bens do tipo Veículo, a identificação é feita de duas formas, dependendo do que for informado na planilha:

• Se a coluna Placa estiver preenchida, a placa será utilizada como identificador principal do bem, independentemente de prefixo e código manual também terem sido informados.
• Se a coluna Placa não for preenchida, o sistema utilizará o conjunto Prefixo + Código Manual como identificador do bem.

Atenção! A placa não é um campo obrigatório para a importação de veículos. No entanto, caso seja informada, ela sempre prevalecerá como identificador, mesmo que prefixo e código manual também estejam preenchidos.

Prefixo com numeração automática

Caso o cadastro do bem esteja configurado para utilizar prefixo com código automático, o campo Código Manual não precisa ser preenchido na planilha de importação, o sistema gerará o código automaticamente no momento do cadastro.

Nota! Embora a planilha exiba as colunas de prefixo e código manual, isso não significa que ambas sejam sempre obrigatórias. A obrigatoriedade do código manual depende da configuração do prefixo definida no cadastro do insumo. Verifique como o prefixo está configurado antes de preencher a planilha.

Importar veículo com placa e plaqueta de identificação

Caso o bem precise ter tanto a placa quanto uma plaqueta de identificação própria (diferente da placa), a importação não permite configurar os dois simultaneamente em uma única etapa. Nesse caso, utilize um dos fluxos abaixo:

• Opção 1: Importe o bem com a placa preenchida. Após a importação, acesse o cadastro do bem e adicione a plaqueta de identificação manualmente, ajustando a configuração de identificador conforme necessário.
• Opção 2: Importe o bem sem preencher a placa (utilizando prefixo + código manual como identificador). Após a importação, acesse o cadastro do bem e informe a placa manualmente.

Nota! A edição de informações complementares após a importação deve ser realizada diretamente no cadastro do bem, em Gestão de Ativos > Patrimônio > Bens > Cadastro.

Outros bens

Para bens classificados como Outros, devem ser informados:

• Prefixo

• Código manual

• Centro de custo

• Insumo

• Marca ou Modelo ou Detalhamento

• Estado de conservação

• Setor/obra inicial.

Dica! Em caso de sucesso na importação, o sistema registra em auditoria o usuário que realizou a importação para criação de bens, horário e nome do arquivo importado. Acessível através da auditoria da ação 3027 - GAT-SIP - Patrimônio - Bens - Móveis – Novo.   

Esperamos que este artigo tenha ajudado!