Introdução

Este artigo apresenta o fluxo do sistema de Gestão de Ativos no Sienge, detalhando as principais etapas de controle de patrimônio, frotas e equipamentos, locação de equipamentos, depreciação e inventário. O objetivo é fornecer uma visão clara e didática sobre como o processo de gestão de ativos é estruturado e gerenciado no sistema.

Pré-requisitos

• Cadastro de insumos do tipo equipamento, bem móvel e bem imóvel.
• Cadastro de obras, centros de custo e setores.
• Configuração de prefixos para plaquetas de identificação.
• Cadastro de estados de conservação dos bens.
• Cadastro de combustíveis, componentes e acessórios para equipamentos.

Passo a passo

1. Patrimônio

1. Revise o cadastro de insumos para validar o tipo de equipamento e tipo de bem.
2. Defina as formas de incorporação dos bens: compra, doação, permuta.
3. Defina os estados de conservação e prefixos para plaquetas de identificação.
4. Verifique se o patrimônio é móvel ou imóvel:
   • Imóvel: cadastre via Bens Imóveis.
   • Móvel: verifique se possui nota fiscal lançada no sistema de Compras:
     • Sim: consulte Bens Comprados e gere o bem patrimonial.
     • Não: cadastre os Bens Móveis diretamente.
5. Realize movimentações do bem:
   • Cessão de direito: altere centro de custo/empresa.
   • Transferência: altere setor/obra.
   • Baixa: indique que o bem não está mais ativo.
   • Reincorporação: remova a baixa, reativando o patrimônio.
6. Configure a depreciação do bem (base horímetro/hodômetro ou períodos).
7. Gere o lote de integração contábil.
8. Realize o inventário: cadastre o plano, registre o inventário e conclua o plano.

2. Frotas e Equipamentos

1. Cadastre frotas e equipamentos, componentes e acessórios.
2. Defina controles aplicados ao equipamento:
   • Gerenciamento de manutenções: cadastre planos de manutenção, solicite serviço, defina se será interna ou externa.
     • Interna: gere ordem de serviço, realize atendimento e encerramento.
     • Externa: gere ordem de serviço, registre atendimento, cadastre título de atendimento e gere título no sistema de contas a pagar.
3. Cadastre utilizações e registre movimento de despesa no sistema de caixa e bancos.
4. Defina tipo de abastecimento:
   • Avulso: apenas informativo, não gera título e não consome estoque.
   • Interno: cadastre abastecimento de tanque interno, consome combustível do tanque.
   • Externo: cadastre contrato com fornecedor externo, autorize abastecimento, cadastre cupom e nota fiscal de abastecimento.
5. Cadastre itens de inspeção e registre inspeção.

3. Locação de Equipamentos

1. Identifique necessidade de equipamento de outra obra.
2. Cadastre solicitação de equipamento e verifique consistência:
   • Não: ajuste a solicitação.
   • Sim: autorize a solicitação.
3. Verifique se a solicitação será atendida:
   • Não: registre cancelamento de saldo.
   • Sim: realize atendimento, movimento do equipamento e registro de locação.
4. Registre movimentos no sistema de caixa e bancos (movimento de custo para locatário e anulação para locador).
5. Cadastre utilizações.
6. Solicite/emita nota fiscal eletrônica de transferência, quando aplicável.
7. Abastecimentos e manutenções de locação seguem o mesmo fluxo de frotas e equipamentos.

Fluxo

Benefícios

• Controle de localização dos equipamentos por setor/obra.
• Controle de abastecimentos externos com base em valores e contratos.
• Controle de utilização dos equipamentos para registro de despesas.

Análises Possíveis

• Bens: Lista de bens cadastrados, dados cadastrais e depreciação.
• Extrato por conta contábil: Dados de depreciação agrupados por conta contábil.
• Depreciações: Dados de depreciação por mês de referência.
• Diário de equipamentos: Informações de cada utilização dos equipamentos por datas.
• Registros de abastecimentos: Lista de abastecimentos por datas, consumo médio de combustível.
• Histórico de manutenções: Atendimentos de ordem de serviço e seus dados.
• Manutenções planejadas: Próxima manutenção para cada equipamento.
• Ordens de serviço: Dados das ordens de serviço para assinatura de aceite.
• Disponibilidade do equipamento: Disponibilidade nos dias desejados, com base em locações e reservas.
• Reservas e locações: Reservas e locações cadastradas para cada equipamento.
• Registros de utilização: Utilizações cadastradas para cada equipamento, indicando locação.
• Receitas x despesas: Histórico de receitas e despesas do equipamento.

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