Atenção! Esta funcionalidade ainda não está disponível para todos os clientes e será disponibilizada gradualmente. Acompanhe as próximas atualizações para saber quando ela estará disponível em seu ambiente.
Ao incluir itens de uma Solicitação de Compra (SC) em um Pedido de Compra, é possível copiar automaticamente os anexos da solicitação para o pedido.
Os documentos copiados ficam disponíveis na aba Anexos do pedido, mantendo o mesmo nome e a mesma descrição cadastrados na SC.
Pré-requisito
Ter permissão para incluir itens de solicitação no Pedido de Compra. Não é necessária uma permissão adicional para copiar anexos.
O Pedido de Compra deve estar na situação Pendente ou Parcialmente entregue.
A Solicitação de Compra deve pertencer à mesma obra do pedido, estar autorizada e possuir saldo.
O recurso está disponível para qualquer pedido que permita a inclusão de itens de solicitação.
Passo a passo
Acesse Suprimentos > Compras > Pedidos de Compra > Cadastro e abra o pedido desejado.
Acesse a aba Insumos.
No rodapé da lista de itens, clique em SOLICITAÇÃO.
Na tela Parâmetros da consulta, clique em CONSULTAR.
A consulta lista as entregas de solicitações da mesma obra do pedido que estejam autorizadas e possuam saldo.
Na coluna Sel., marque os itens que deseja incluir no pedido.
Dica! Por padrão, a consulta apresenta solicitações cadastradas no último mês. Para localizar solicitações anteriores a esse período, ajuste o campo Período de cadastro.
Na seção Cópia de anexos, marque a opção Copiar anexos de cada solicitação.
Clique em SALVAR.
Resultado: os itens selecionados são incluídos no pedido, e os anexos das solicitações de origem são disponibilizados na aba Anexos do Pedido de Compra.
Atenção! A opção Copiar anexos de cada solicitação vem desmarcada sempre que a tela é aberta. Portanto, marque-a em cada operação de inclusão em que deseja copiar os anexos. Se a opção permanecer desmarcada, os itens serão incluídos normalmente, sem a cópia dos documentos.
O que é copiado?
Ao marcar a opção, o sistema copia todos os anexos das solicitações que tiveram pelo menos um item incluído no pedido durante aquela operação.
Não é possível selecionar anexos individualmente.
Exemplo: Se você incluir um item da SC 3712, que possui dois anexos, os dois documentos serão copiados para o pedido.
A cópia segue estas condições:
Os anexos mantêm o mesmo nome e a mesma descrição cadastrados na solicitação.
O pedido utiliza o mesmo arquivo da SC. Não é criado outro arquivo no armazenamento.
Cada anexo copiado registra a solicitação e o anexo de origem. Essa informação fica disponível na auditoria do anexo no pedido.
Os anexos copiados ficam desmarcados para envio por e-mail ao fornecedor. Para enviá-los, é necessário marcá-los no pedido.
Os anexos que já estavam cadastrados no pedido permanecem inalterados.
Como funciona a cópia de anexos já existentes
O sistema verifica se o anexo da solicitação já foi copiado para o pedido antes de realizar uma nova cópia.
Considere os seguintes cenários:
Anexo já copiado: não é copiado novamente, mesmo que você inclua outros itens da mesma solicitação com a opção marcada.
Novo anexo na solicitação: se a SC receber um anexo depois da primeira cópia, somente esse novo documento será copiado na próxima inclusão de itens com a opção marcada.
Anexo excluído do pedido: se você excluir um anexo herdado, ele será copiado novamente na próxima inclusão de itens da mesma solicitação com a opção marcada.
Arquivo anexado manualmente: um arquivo incluído manualmente no pedido não é considerado uma cópia, mesmo que seja igual ao documento da SC. Nesse caso, ele não impede a cópia do anexo da solicitação.
Situações especiais
Situação | Comportamento do sistema |
|---|---|
Solicitação sem anexos | Os itens são incluídos normalmente, sem exibição de mensagem. |
Falha na cópia de algum anexo | A operação não é concluída. Nenhum item é salvo no pedido e nenhum anexo é copiado. O sistema exibe a mensagem: "Não foi possível copiar o anexo 'nome do arquivo' da solicitação [nº] para o pedido [nº]." |
Pedido gerado pelo Acordo de Preços | A cópia segue a configuração do próprio acordo. A tela de inclusão de itens não realiza uma segunda cópia. |
Exclusão de anexos na Solicitação de Compra
Um anexo da SC que já foi copiado para algum Pedido de Compra não pode ser excluído pela tela de anexos da solicitação, independentemente da situação do pedido.
Ao tentar excluir o documento, o sistema apresenta a seguinte mensagem: Operação não foi realizada devido ao registro possuir dados associados em: Anexos de Pedidos de Compras.
Se você tentar excluir vários anexos simultaneamente e pelo menos um deles já tiver sido copiado para um pedido, nenhum dos anexos será excluído.
A exclusão na SC volta a ser permitida quando o anexo deixa de estar vinculado a todos os pedidos.
A Central de Armazenamento também permite excluir o arquivo. Nesse caso, o sistema desfaz o vínculo com o pedido antes da exclusão e registra a operação na auditoria.
Quando o pedido deixa de atender à solicitação
Se uma alteração no Pedido de Compra fizer com que ele deixe de atender a uma Solicitação de Compra, os anexos copiados daquela solicitação serão removidos do pedido.
Isso pode ocorrer nas seguintes situações:
Exclusão de itens.
Alteração de itens.
Cancelamento de saldo.
Enquanto o pedido possuir pelo menos um item da solicitação, os anexos correspondentes permanecem no pedido.
Considere também as seguintes condições:
Somente o pedido afetado perde as cópias dos anexos. Outros pedidos e contratos que utilizam anexos da mesma solicitação não são alterados.
Os anexos incluídos manualmente no pedido não são removidos por essa regra.
Se ocorrer uma falha na remoção dos anexos, o item não será excluído.
Limitações do recurso
A cópia de anexos pela inclusão de itens de solicitação no pedido possui as seguintes limitações:
Não permite selecionar individualmente quais anexos serão copiados.
Não marca automaticamente os anexos copiados para envio por e-mail ao fornecedor.
Não está disponível para inclusão de itens de solicitação no pedido via API REST.
Não altera as regras de cópia de anexos de Contratos e Acordos de Preços.
Perguntas frequentes
- Se eu excluir um anexo copiado na aba Anexos do pedido, ele também será excluído da solicitação?
Não. A exclusão remove o anexo apenas do pedido. O arquivo permanece disponível na Solicitação de Compra.
- Se eu marcar a opção duas vezes para a mesma solicitação, os anexos serão duplicados?
Não. Cada anexo da solicitação é copiado uma única vez por pedido. Se houver novos anexos na SC, eles serão copiados na próxima inclusão de itens com a opção marcada.
- A cópia funciona em pedidos gerados por cotação?
Sim. O recurso funciona em qualquer pedido que permita a inclusão de itens de solicitação pelo botão SOLICITAÇÃO.
- Por que não consigo excluir um anexo da Solicitação de Compra?
Porque o anexo já foi copiado para pelo menos um pedido. Para permitir a exclusão pela tela da solicitação, é necessário que o documento deixe de estar vinculado a todos os pedidos. Outra possibilidade é realizar a exclusão pela Central de Armazenamento.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!