Como realizo a importação de Insumos, Serviços e Composições no sistema?

O processo de importação de insumos, serviços e composições é muito importante, pois formará a base que será utilizada em todo o sistema. Recomendamos que ele seja realizado com o acompanhamento de um dos nossos consultores. 


Sumário 


Benefício

Pré-requisitos  

Passo a passo

  • Importação de Insumos e Serviços  
  • Importação de Composições 
  • Importação do arquivo de detalhes  

 


Muitas vezes, a empresa já utiliza uma tabela de insumos e serviços para um tipo específico de obra, com um excelente histórico de preços. Ou então, é necessário elaborar um orçamento, utilizando como base uma tabela de referência específica. 

Nestes casos, a funcionalidade de importações de insumos e serviços traz produtividade, ao permitir criar vários insumos/serviços, em uma única ação, aproveitando as informações que já estão disponíveis em um arquivo tipo .xls. 

 

Benefício 


A funcionalidade Importações do Sienge permite vincular alguns campos de informações do insumo e serviço no Sienge, como Código AuxiliarUnidade de MedidaPreço BásicoData do Preço e Classificação Fiscal, aos dados classificados em colunas de um arquivo .xls.  

Após a importação, os insumos e serviços serão criados conforme as informações inseridas no arquivo importado. 


Isto traz maior velocidade na criação de novas tabelas de Custos Unitários, que se utilizam de informações de referência ou de outras tabelas de insumos e serviços. 

 

Pré-requisitos 


  • Antes de iniciar a importação, é necessário criar a Tabela de Custos Unitários, que receberá as informações importadas. Para isto, acesse a opção Engenharia > Custos Unitários > Tabelas. 

    Atenção! Recomendamos que utilize uma nova tabela para realizar a importação. Pois caso utilize uma tabela que já possui insumos/serviços o sistema irá excluir os registros automaticamente da planilha, no ato da importação. 
  • Também é importante configurar corretamente o arquivo .xls que servirá de base para a importação. 

    Dica! Lembre-se de guardar o arquivo para eventuais consultas. 

 

Passo a passo


Importação de Insumos e Serviços 
 
A importação de insumos e serviços pode e deve ser realizada em conjunto, pois tanto a importação de insumos quanto a de serviços exclui todos os dados da tabela selecionada. Já as planilhas de composição e de detalhes podem ser importadas posteriormente, sem riscos de exclusão dos dados registrados.


O arquivo de importação deve ser uma planilha em formato .xls (com exceção do arquivo de detalhes, que deve ser no formato .csv). Para realizar a importação de uma planilha de Excel no Sienge é necessário que a planilha não possua fórmulas, máscaras ou mesclas. O arquivo pode até conter cabeçalho, mas essa linha não será importada. Neste caso, será apresentada uma mensagem informando que uma linha do arquivo não foi importada. 

 

  1. Acesse a tela de importação em Engenharia > Exportações e Importações > Custos Unitários > Importações > Insumos, Serviços e Composições. 

  2. Selecione a tabela que receberá as informações importadas. Esta tabela deve ter sido criada anteriormente (conforme mencionado no tópico de pré-requisitos deste artigo), e você pode informá-la digitando o código, a descrição ou clicando na lupa para realizar a busca. 

    Atenção! Lembre-se que a importação excluirá todos os insumos e serviços existentes atualmente na tabela informada. Por isso é altamente recomendável utilizar uma nova tabela para importação de insumos. 

    Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada automaticamente 

  3. Marque as opções Insumos e Serviços na seção Tipo de Importação. Automaticamente, o Sienge trará as demais informações que devemos parametrizar para a importação: 

     
  4. Em seguida, informe o arquivo .xls que contém os dados a serem importados e a conta financeira à qual os dados deverão ser vinculados:  

    Nota! Caso utilize diferentes contas financeiras para diferentes grupos de insumos, é aconselhável realizar a importação por grupo de insumos. Após a importação será possível substituir as contas financeiras por grupo de insumo, caso seja necessário fazer esse ajuste. 



  5. A primeira seção a ser parametrizada é a referência Insumos – Conteúdo do Arquivo de Dados. Nela vamos selecionar os campos de informações do Sienge conforme o conteúdo de cada coluna do arquivo .xls que utilizaremos como base para a importação. Ao clicar em Adicionar você terá 10 opções de dados de insumos, a serem importados. 

    Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada automaticamente



    Veja uma breve explicação sobre cada um deles:


    • Código auxiliar: é o código que a tabela referência utiliza e que pode ser copiado para o Sienge no momento da importação. Lembre-se que, ao criar os insumos, o Sienge define automaticamente um código para o insumo. Entretanto, caso não queiramos perder a referência entre o código original (arquivo .xls) e o código do insumo criado, devemos utilizar o conteúdo Código auxiliar. 
      Dica! Esta função é muito útil quando fazemos a importação de insumos utilizados em tabelas de preços de órgãos públicos ou bancos de dados de referência. 
    • Descrição: refere-se à descrição, ao nome que daremos ao insumo; 
    • Sinônimo: caso o insumo tenha algum sinônimo à descrição devemos utilizar este campo. 
      Dica! Utilizar sinônimos é bastante útil para diminuir o cadastro de insumos em duplicidade. Quando realizamos a busca de um insumo, ao digitarmos uma informação no campo Descrição ou Sinônimo, o Sienge busca os dados disponíveis em ambos os campos. Assim, para insumos que são conhecidos por mais de um nome (p. ex.: botina, bota, coturno), a utilização de Descrição e Sinônimo é bastante útil. 
    • Unidade de medida: é a principal unidade de medida do insumo a ser criado. 
      Atenção! Não confunda Unidade de medida com Unidade de Movimento. A unidade de medida é a métrica padrão para um determinado insumo (p. ex. “metro” para Tubo de PVC). Já a unidade de movimento são variações da métrica de um insumo, que possuem um fator de conversão com relação à unidade de medida (p. ex. “barra” é uma unidade de movimento, com fator de conversão 6,00, ou seja, uma barra de Tubo de PVC possui 6,00m). 
    • Preço básico: é o preço deste insumo na data de importação. Esta informação é muito importante pois, quando utilizamos a funcionalidade Atualizações de preços de insumos devemos informar a data do preço referência para análise dos critérios de atualização. Utilize este campo para informar o preço da hora produtiva de insumos do tipo Equipamento. 
    • Preço hora improdutiva: esta informação é utilizada apenas em insumos do tipo Equipamento, e refere-se ao preço informado para a hora parada (custos de mão de obra + juros e depreciação). 
    • Classificação fiscal: código referente ao Cadastro Nacional de Insumos; 
    • Tempo de entrega estimado: número médio de dias que o fornecedor leva para entregar o material, a partir da data do pedido. 
      Dica! Esta informação é utilizada pelo sistema Planejamento para previsão da necessidade de compras de materiais. 
    • Grupo de Insumo: refere-se à família de materiais que estamos associando o insumo criado.  


  6. Agora, vamos criar a relação: Opção de conteúdo da coluna = Coluna do arquivo .xls

      

    Neste exemplo temos: 
    • Código auxiliar = Coluna A 
    • Descrição = Coluna B 
    • Unidade de medida = Coluna C  
    • Tempo de entrega estimado = Coluna D 
    • Grupo de insumo = Coluna E 
    • Outro conteúdo qualquer = Coluna F 
    • Outro conteúdo qualquer = Coluna G 
    • Preço unitário = Coluna H 

     

    Ou seja: 

     

    Tela de celular com texto preto sobre fundo branco 
Descrição gerada automaticamente

    Dica! Utilize a opção Outro conteúdo qualquer quando o arquivo .xls possui uma coluna com dados importantes, mas que não devem ser considerados na importação. 

    Atenção! Existem alguns campos obrigatórios para que a importação seja realizada como: Código auxiliar, Descrição, Unidade de medida, e Grupo de Insumo. 

  7. O próximo passo é vincular o texto contido na coluna do arquivo que corresponde ao Grupo de Insumos ao Grupo de Insumos cadastrado no Sienge. Este passo se faz necessário pois, muitas vezes, as planilhas possuem uma classificação de insumos distinta da estabelecida no Sienge. Essa vinculação ocorre através do campo Texto, conforme imagem abaixo:

    Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada automaticamente

    Neste exemplo, o texto ARMADURA E ELEMENTOS DE AÇO faz referência ao grupo de insumos Armadura, previamente cadastrado no Sienge. 

    Dica! Para diminuir a possibilidade de erros, sugerimos que copie o texto da planilha de referência e cole no campo Texto do Sienge. Cuidado para não copiar a célula, deve-se copiar apenas o texto. 
  8. Após a vinculação, clique em Confirmar. 

    Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada automaticamente
  9. Abaixo veja o arquivo de Serviços: 


    Repare que ele possui uma estrutura bem similar ao arquivo de Insumos, com um conteúdo em cada uma das colunas. Essa ordem das colunas não é uma regra, tanto para o insumo quanto para o serviço, você pode alterar de acordo com a sua necessidade, pois no momento da importação você irá informar o que tem em cada uma das colunas. Esta é apenas uma sugestão que estamos apresentando para vocês. 


  10. Para realizar a importação selecione o arquivo de Serviços e informe qual será o tipo de obra para o qual ocorrerá a importação: 



  11. Depois preencha as informações das seções “Serviços - Conteúdo do arquivo de dados” e “Serviços - Grupos de Serviço”, seguindo as mesmas regras da importação de insumos, conforme detalhado anteriormente. 

 

Após realizar todas as parametrizações, basta clicar no botão Importar, para que os insumos e serviços sejam criados. 

 

Caso todos os dados tenham sido importados, o Sienge exibirá a seguinte mensagem: 

 

 

Se a importação tiver algum item não importado, o sistema apresentará a seguinte mensagem: “Importação realizada, porém algumas linhas não foram importadas. 

Neste exemplo, a linha (1) continha o cabeçalho, e não foi importada. O Sienge retornará a mensagem de alerta: 

 

 

Importação de Composições 


Após importados os Insumos e Serviços será possível importar o arquivo de composições. Vamos dar uma olhada em um arquivo modelo:  

 

 

Repare que no modelo não temos a descrição do insumo ou serviço, apenas seus códigos auxiliares. Ela pode ser inserida no arquivo, mas não será considerada na importação, pois isso foi importado juntamente com os arquivos de serviços e insumos.  


Colocamos uma coluna com os serviços e logo em seguida uma coluna com os insumos ou serviços auxiliares. Caso tenha mais de um insumo na composição do serviço, basta inserir uma segunda linha com o mesmo código auxiliar do serviço e na coluna do insumo informar este segundo insumo, e assim sucessivamente.  


Na terceira coluna temos a quantidade, o coeficiente do insumo/serviço auxiliar a ser informado na composição do serviço.  


Na quarta e última coluna, temos a informação do tipo, onde devemos informar se a linha remete a um insumo ou serviço auxiliar. Esta informação será importante para a importação para delimitar e agilizar a localização do registro, ou seja, o sistema irá verificar no cadastro de insumos ou no de serviços para consultar aquele código auxiliar.  


Vamos agora dar uma olhada na tela da importação dentro do Sienge. Para realizar a importação siga o passo a passo abaixo: 

  1. Marque a opção "Composições" na seção “Tipo de Importação”. Com isso o sistema irá apresentar somente os campos relacionados à esta importação em específico: 

     
  2. Em seguida informe o arquivo de composições e o tipo de obra que irá receber a composição, no campo abaixo: 


  3. A próxima etapa é a informação do conteúdo do arquivo. Neste momento adicione uma linha para cada coluna do arquivo e informe o conteúdo de cada uma das colunas: 

     

    Repare que o arquivo modelo possui 4 colunas, aqui inserimos essas mesmas 4 colunas. 
  4. Informe o tipo do registro a ser vinculado na composição, na seção "Composições – Tipo". A vinculação ocorre através do campo Texto, conforme imagem abaixo:  

     


  

Repare que temos somente dois textos, “insumo” e “serviço”, ou seja, o seu arquivo irá conter somente essas duas informações. Caso só tenham insumos na composição, será necessário informar somente a linha de insumo.  


Agora, quando você der o comando de importar, o sistema vai, conforme definido nesta coluna, procurar o insumo ou serviço com aquele código auxiliar e vincular ao serviço informado na primeira coluna e assim você terá a sua composição inserida dentro do Sienge de uma maneira rápida e efetiva.  

  

Importação do arquivo de detalhes  

  

Após importados os Insumos e Serviços será possível importar o arquivo de detalhes. Vamos dar uma olhada em um arquivo modelo:  

 

 

 

Repare que tem uma coluna de descrição do insumo, mas o objetivo dela neste arquivo será apenas para auxiliar da elaboração da planilha.  


Por motivos de performance o arquivo utilizado deverá ter o formato CSV, separado por ponto e vírgula. 


Dica!Para converter uma planilha em um arquivo CSV utilize a opção 'Salvar Como' selecionando extensão '.CSV'. Caso solicitado informe o separador ';'.  


Agora vamos dar uma olhada na tela da importação. Siga o passo a passo abaixo: 

  1. Marque a opção "Detalhes" na seção “Tipo de Importação”. Com isso o sistema irá apresentar somente os campos relacionados à esta importação: 

     
  2. Na seção Detalhes informe o arquivo de detalhes, no formato .csv, conforme mencionado anteriormente. 

     
  3. Informe o conteúdo do arquivo, adicione uma linha para cada coluna do arquivo e informe o que é cada uma das colunas: 

     


Repare que, como a descrição do insumo já está no sistema e, neste momento só estamos importando os detalhes, esta informação não se faz necessária. Assim informamos que a terceira coluna é um outro conteúdo qualquer e o sistema irá desconsiderar esta coluna no momento da importação. Outra opção seria remover esta coluna do arquivo antes de realizar esta importação. 

 

Esperamos que este artigo tenha ajudado! 



 

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