As Autorizações de um usuário determinam o que ele pode ou não fazer dentro do sistema. É importante analisar as possibilidades e entender o que cada uma das opções possibilita no sistema.

Caso já tenha um usuário com perfil bem semelhante a este, a opção mais rápida é copiar as permissões (verifique o artigo Como fazer cópia de autorizações entre usuários), pois assim o usuário novo terá as mesmas permissões desse outro usuário, sendo necessário apenas fazer alguns ajustes, se aplicável.

As permissões do usuário são uma combinação das ações de usuário, permissões na empresa e obras e algumas autorizações específicas de cada sistema. A seguir detalho os diferentes tipos de autorizações:

Ações de usuário 

As ações de usuário são concedidas em Segurança > Autorizações > Usuários > Ações do Usuário.

Quando um usuário não tem autorização em uma determinada ação correspondente a um botão do sistema, na tela do sistema esse botão será apresentado ao usuário, mas quando ele tentar acionar o botão será apresentada uma mensagem informando que não tem permissão.

Exemplo:
O usuário não possui permissão para cadastrar notas fiscais de compra avulsas sem vínculo com pedidos de compra. Portanto a ação 1555 referente ao botão Novo na aba de insumos  está desautorizada.

Ao acessar a aba de insumos, dentro do cadastro da nota fiscal de compra, o botão novo é apresentado.

Porém quando o usuário clicar no botão Novo o sistema apresentará a mensagem ao usuário:

Note que o sistema informa ao usuário que ele não possui permissão e permite que ele solicite autorização ao responsável, acionando o link Solicitar autorização por e-mail que é apresentado na mensagem. Ao clicar nesse link o usuário enviará um e-mail ao responsável solicitando autorização. Os e-mails de solicitação de autorização são enviados ao remetente padrão do sistema que é cadastrado em Segurança > Administração > Configurações do Sistema, no campo Nome do remetente padrão do sistema.

Nota! Ao conceder uma ação de usuário, caso ele esteja logado no momento da autorização, é necessário que realize o logoff do sistema e acesse novamente. Nas demais autorizações isso não se faz necessário.

Para conceder as permissões são milhares de opções, mas para para agilizar pode-se optar por dar as permissões por sistema.

Aqui por exemplo filtrei pelo sistema de Compras, posso aplicar algum filtro adicional na descrição, uma palavra chave como salvar ou excluir e serão apresentadas somente as ações que correspondem a esse filtro aplicado.

Cada ação tem um detalhamento do caminho do sistema, para ajudar a localizar, por exemplo, a ação 1531 - SUP-ADC - Pedidos de Compra - Cadastros - Insumos - Editar, SUP é a sigla de Suprimentos, ADC a sigla de Compras, e o restante das informações refere-se à edição do insumo no Pedido.

Obra e Empresa

As autorizações nas obras e empresas cadastradas são concedidas em Segurança > Autorizações > Usuários > Obras e Segurança > Autorizações > Usuários > Empresas.

Elas determinam quais dados serão apresentados na tela, ou seja, ao ter permissão na empresa 1, somente os registros associados a essa empresa serão apresentados para o usuário, as demais não aparecem para seleção ou nos resultados da consulta.

No caso de Empresa, para visualização, precisa ter somente a permissão na função 1 - Acesso aos dados da empresa, as demais permissões por empresa são relacionadas a processos específicos financeiro e precisam ser analisados com cautela.

Já no caso de Obras, o controle é por sistema, então um mesmo usuário pode visualizar uma determinada obra no Compras, mas não no Contratos e Medições, nem no Orçamento. Assim, uma mesma obra precisa ser liberada em diversas funções para o usuário ter acesso integral à ela no sistema.

Departamentos

As permissões por departamento também limitam apresentação dos dados no financeiro, assim como tem funções específicas para liberar a seleção deles no Suprimentos. A falta de permissão no departamento X faz com que os registros dele não sejam apresentados nas telas de autorizações do Suprimentos ou no cadastro do título no financeiro.

Engenharia, Suprimentos, Comercial, Contabilidade, Financeiro e Gestão de Ativos

Essas permissões são complementares às demais, referindo-se a alguns processos específicos de cada módulo. Se pode ou não alterar algum campo no cadastro do pedido, do título no financeiro, o controle de quem autoriza ou deixa desautorizado um registro, etc. 

Com essas permissões o usuário estará apto a iniciar o uso do sistema e executar sua função.