Os itens do Contrato determinam o valor do contrato, além de ser através deles que serão realizadas as medições.
Pré-requisito
Ao cadastrar o contrato é importante atentar-se ao campo de| Tipo de Item, pois neste momento deve ser informado se os itens do contrato serão Serviços ou Insumos, para que sejam apresentadas as opções correspondentes no momento de selecioná-los. No caso de Insumos, pode-se tanto ter a contratação de um empreiteiro que fornece pedreiros, por exemplo, quanto a contratação de fornecimento de Materiais.
Passo a passo
Assim que o cadastro do contrato é salvo fica disponível a aba Itens, onde serão feitas a inserções das obras que serão contempladas neste contrato. Somente após a inserção destes itens que será possível conferir o valor total do Contrato.
Após salvar a inclusão da obra será possível editá-la clicando no ícone de planilha em vermelho do lado direito na linha da obra para então inserir os serviços/insumos. Esta inserção pode ocorrer de diversas maneiras, dependendo da situação.
Para organizar os itens é possível criar grupos através da opção Novo Grupo, criando separadores dependendo da organização desejada, mas esta informação não é obrigatória. Esta separação pode ocorrer em 3 níveis, além dos serviços/insumos. Neste momento criam-se Células Construtivas, Etapas e Subetapas. Isso ajuda a separar e organizar os itens, sendo muito útil para contratos com diversos itens semelhantes.
Serviços
Para contratos de Serviços, eles podem ser inseridos através da opção Novo, onde deve-se informar o serviço desejado, quantidade a ser contratada, preço unitário de material e/ou mão de obra e a apropriação financeira (conta do plano financeiro a que se remete aquela despesa ou receita, dependendo do tipo de contrato) e de obra (item de orçamento a que se refere essa despesa). Se necessário, pode ser inserida alguma observação complementar interna sobre o serviço em si.
Atenção! O ideal é que esse serviço seja específico, ou seja, não pode ser um serviço genérico para lançamento dos itens.
Caso seja uma verba despendida para a execução, sem controle de quantidade efetiva, deve-se colocar o valor total da verba no campo quantidade e nos campos preço de mão de obra e preço de material deve-se distribuir R$ 1,00, conforme a proporcionalidade destes itens.
Contrato de serviços
Outras formas de inserir itens no Contrato é usando os botões a seguir:
Solicitação: Permite puxar os itens de uma Solicitação de Serviço, cadastrada em Suprimentos > Contratos e Medições > Solicitações de Serviço > Cadastro.
Orçamento: Permite puxar os itens diretamente da estrutura do Orçamento, com as quantidades e preços orçados.
Planejamento: Permite puxar os itens diretamente da estrutura do Planejamento.
Outras Planilhas: Permite copiar os itens a partir de outros contratos.
Insumos
Para contratos de Insumo, as opções são quase as mesmas, com a adição das opções de puxar os itens da Solicitação de Compra ou de uma Cotação de Preços (ambos de Suprimentos > Compras).
Atenção! Após finalizar este cadastro deve-se clicar na opção Liberar Planilha, para que seja possível que outro usuário realize a medição do Contrato ou tenha acesso aos itens, caso seja necessário conferir alguma informação. Nesse caso o usuário também deve liberar a planilha para os demais.
Contrato de insumos
Após a inserção destes itens será possível conferir o valor total do contrato.
Grupos
Para contratos de Insumo e de Serviço, a opção de incluir Grupos estará disponível. Os grupos podem ser utilizados para organizar a planilha de contratos conforme sua preferência, tanto para apresentar de forma mais simples os itens na emissão do contrato, como para facilitar o entendimento no momento de realizar as medições.
Os grupos não possuem preço ou quantidade, são apresentados em Negrito na planilha, e seguem a mesma estrutura hierárquica que temos no módulo do Orçamento, com Células Construtivas (nível 1), Etapas (nível 2) e Subetapas (nível 3).
Atenção! Não será possível incluir um novo grupo enquanto houver itens copiados e não salvos na planilha, sendo necessário salvar antes de iniciar a inclusão de um novo grupo. Da mesma forma, não será possível copiar itens enquanto houver grupos inseridos e não salvos, sendo necessário salvar a inclusão dos grupos antes de poder copiar e colar itens do contrato.
Ações para manipulação dos itens
Podemos utilizar os botões de ação para navegar e manipular os itens do contrato de forma mais prática.
Inserir acima do registro atual (): Indica que os itens incluídos, colados ou recortados devem ser inseridos acima da linha selecionada, ao contrário do processo padrão que insere abaixo da linha selecionada.
Selecionar registros (): Permite marcar blocos de itens do contrato para manipular de forma mais prática vários pontos da planilha. Para marcar o bloco, marque o item inicial e o item final do bloco desejado e em seguida clique no ícone para o sistema marcar todos os itens desse intervalo. Caso seja selecionado apenas o item inicial, essa função irá marcar todos os itens abaixo do item inicial.
Desmarcar todos os registros (): Permite desmarcar todos os itens marcados na planilha do contrato.
Recortar (): Permite mover itens da planilha para outros pontos da mesma planilha. Serão recortados apenas os itens marcados. O fato de copiar os itens não irá alterar o contrato, devendo ser usado em conjunto com o botão “Colar” para inserir na planilha os itens recortados.
Copiar (): Permite copiar itens da planilha para outros pontos da mesma planilha. Serão copiados apenas os itens marcados. O fato de copiar os itens não irá alterar o contrato, devendo ser usado em conjunto com o botão “Colar” para inserir na planilha os itens copiados.
Atenção! Não será possível copiar itens enquanto houver grupos inseridos e não salvos, sendo necessário salvar a inclusão dos grupos antes de poder copiar e colar itens do contrato.
Colar (): Permite colar itens dentro da planilha. Tem a função de inserir os itens que estiverem copiados ou recortados, pelos botões de “Copiar” e “Recortar”, respectivamente. Para colar, deve-se clicar em uma linha do orçamento (esta ficará destacada em amarelo, indicando que está selecionada), e então ao utilizar o botão de “Colar”, os itens serão inseridos.
Atenção! Ao salvar a tela, os itens colados serão cadastrados com o "preço unitário" igual ao item que originou sua cópia, portanto, caso o preço do item de origem seja alterado antes de salvar a inclusão do item colado, ao salvar, o novo item será colado considerando o novo preço. Se for o caso, recomendamos que sejam primeiramente realizadas e salvas as cópias, para só depois iniciar as alterações de preços.
Excluir registros marcados (): Permite excluir itens do contrato, excluindo os itens que estiverem marcados.
Aditivos do Item (): Permite consultar os aditivos do item selecionado. Caso o item não tenha recebido nenhum aditivo, será apresentada a mensagem “Este item não foi aditado”. Podemos identificar facilmente quais itens receberam aditivo pela coluna “Adit.”, que só fica marcada para itens que receberam aditivo.
Totalização (): Permite consultar os valores do item selecionado e compará-lo ao valor total da unidade construtiva no contrato, total da obra no contrato, e o total do contrato, considerando todas as obras.
Alteração de Preço (): Permite aplicar um percentual (positivo ou negativo) para alteração do preço dos itens do contrato. Caso esteja realizando um aditivo, será possível escolher se o valor percentual deve ser aplicado aos valores de mão de material, mão de obra, ou em ambos. Além disso, deve escolher se o percentual utilizará como base o preço de cada serviço individualmente (dessa forma aplicará o percentual apenas sobre o saldo do item), ou o valor total (dessa forma aplicando o percentual ao valor original contratado para esse serviço).
Atenção! Muito cuidado no uso dessa opção quando estiver fazendo um aditivo, pois ela é aplicada a todos os itens dessa unidade construtiva, não apenas ao item selecionado.
Localizar: Referência ou descrição do serviço ou agrupador que deseja localizar.
Localizar registros (): Permite localizar algum item da planilha conforme o que foi informado no campo “Localizar”.
Localizar próximo registro (): Permite localizar o próximo item da planilha conforme o que foi informado no campo “Localizar”. Deve-se primeiramente usar o botão “Localizar registros”, para localizar o primeiro registro, e aí sim poderá utilizar esse botão para localizar os próximos.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!