A rotina de um contador ou escritório de contabilidade é bastante movimentada. Em dia de fechamento contábil as coisas podem ficar complicadas se o contador se deparar com a falta ou erros nos documentos e nas informações cadastradas no sistema.
Para ajudar a evitar todo esse desgaste, o Sienge conta com um sistema de Integração Contábil que integra os registros financeiros cadastrados no sistema diretamente com a contabilidade do próprio sistema ou com programas de terceiros.
Benefícios
A Integração Contábil otimiza o fluxo de trabalho do contador, que a partir desta automatização não precisa ficar redigitando dados e correr atrás das informações contábeis para incluir no sistema.
Este acesso facilitado traz algumas vantagens:
Automatiza e agiliza a geração de lançamentos contábeis;
Elimina o retrabalho da digitação dos movimentos contábeis;
Otimiza a gestão das informações;
Diminui/elimina a ocorrência de dados incorretos;
Facilita a comunicação por meio do envio de dados pelo próprio Sienge;
Aumenta a confiabilidade das informações importadas para o sistema contábil.
Pré-requisito
Para a perfeita operação desse processo de contabilização é preciso que alguns cadastros estejam previamente configurados no sistema, do contrário, você pode se deparar com algumas inconsistências ou informações incompletas na hora de gerar os lançamentos contábeis de sua empresa. São eles:
- Ter autorizações de usuários por empresa (Segurança > Autorizações > Usuários > Empresas)
Para cada empresa cadastrada é necessário que sejam concedidas autorizações específicas (limites de acesso) para os usuários que irão trabalhar com ela. O usuário autorizado só conseguirá visualizar e manipular dados (neste caso, realizar a geração de lançamentos contábeis) para a referida empresa a qual está vinculado.
- Realizar o cadastro de Documentos (Apoio > Documentos)
Nesta etapa precisamos revisar todos os documentos cadastrados pela empresa para definir quais documentos são contabilizáveis e quais documentos não são (como documentos de previsão).
Através da opção Contabilizável indicamos se os registros financeiros associados a este documento devem ou não ser contabilizados. Para contabilizar devemos marcar esta opção.
Na seção CONTABILIDADE temos uma configuração que permite indicar se a provisão de uma receita ou despesa será contabilizada ou não. Para isto é preciso assinalar uma das opções de Contabilização.
Contabilizar conforme indicado no título: Marque esta opção para indicar que os títulos a pagar e a receber sejam contabilizados ou não conforme indicado no título quando for utilizado este tipo de documento.
Contabilizar somente a baixa: Marque esta opção para indicar que deve ser somente contabilizada a baixa quando for utilizado este tipo de documento para títulos a pagar e títulos a receber. Nestes casos a provisão desta receita ou despesa não será contabilizada.
Contabilizar sempre a baixa e título: Marque esta opção para indicar que devem ser sempre contabilizados o título e a baixa quando for utilizado este tipo de documento para títulos a pagar e títulos a receber.
Nota! O Histórico para integração contábil contém o texto que substituirá a macro “<histdoc>” configurada para o histórico contábil dos lançamentos associados ao documento.
- Realizar a configuração de uso da Contabilidade do Sienge
Na seção CÓDIGO DA CONTA DO PLANO DE CONTAS DA CONTABILIDADE QUE SERÁ UTILIZADO NO SISTEMA INTEGRAÇÃO CONTÁBIL, em Contabilidade/Fiscal> Apoio> Contabilidade>Configurações de uso do sistema, configura-se o código do plano de contas que será utilizado na integração contábil.
Na mesma tela, porém na seção OPÇÕES DE EXPORTAÇÃO DO LOTE CONTÁBIL configura-se se será ou não utilizada a contabilidade do Sienge e/ou a exportação para um sistema terceiro.
Passo a passo
A Integração contábil se dá por meio da geração de lotes de lançamentos no sistema. No fluxo abaixo apresentamos cada etapa deste processo.
PASSO 1: Definir as parametrizações
Antes de iniciar a integração contábil, é preciso configurar (conforme sua necessidade) os principais parâmetros envolvidos na geração do lote de lançamentos contábeis.
Parâmetros do sistema
Segurança> Administração> Parâmetros
Parâmetro | Descrição |
30 | Geração de movimentos contábeis de baixas com cheques utilizando a conta EMISSÃOCHQ. |
31 | Bloqueio de alteração nos dados após a exportação contábil. |
32 | Geração de movimentos contábeis para o Contas a Receber. |
33 | Geração de lançamentos contábeis para as contas de Receita Diferida. |
34 | Resumo de lançamentos contábeis da conta CAIXA. |
43 | Contabilização da baixa de Contas a Receber pelo valor original. |
55 | Contabilização de juros em separado. |
58 | Definir contabilização dos títulos de Contas a Receber (Contabilidade). |
59 | Contabilização da variação monetária por centro de custo. |
62 | Contabilização utilizando a conta de variação monetária da Receita Diferida. |
187 | Gerar movimento referente a cobrança de tarifa bancária na leitura do arquivo de retorno da cobrança escritural. |
460 | Contabilidade por centro de custo. |
1017 | Contabilizar entrada dos títulos de contas a pagar. |
1024 | Contabilizar guias de impostos utilizando conta contábil associada em Credor/Imposto/Empresa. |
1029 | Contabilizar o desconto e o acréscimo para as baixas de Devolução, Cancelamento, Outros, Bens e Substituição no sistema de Contas a Pagar. |
1030 | Contabilizar o desconto e o acréscimo para as baixas de Devolução, Cancelamento, Outros, Bens e Substituição no sistema de Contas a Receber. |
1049 | Contabilizar o desconto e o acréscimo para as baixas de Recebimento no sistema de Contas a Receber. |
1050 | Contabilizar o desconto e o acréscimo para as baixas de Pagamento no sistema de Contas a Pagar. |
1079 | Gerar lançamentos referente a Taxa Administrativa do sistema de Contas a Receber. |
1107 | Contabilizar o desconto e o acréscimo para as baixas de Abatimento de Adiantamento no sistema de Contas a Pagar. |
1121 | Contabilizar somente o valor principal de um título de financiamento ou valor principal mais os encargos. |
1141 | Data de competência das parcelas para o sistema de obrigações fiscais e contabilização dos movimentos com origem em locações. |
1147 | Contabilizar caução utilizando conta contábil associada em Credor/Imposto/Empresa. |
Parâmetros específicos
Contabilidade/Fiscal> Apoio> Parametrização para Geração de Lançamentos
Além dos parâmetros de sistema listados acima, também é preciso configurar algumas parametrizações específicas no módulo Contabilidade/Fiscal para realizar as associações contábeis e a geração dos lançamentos. Os parâmetros são os seguintes:
Aba “Associações Contábeis”:
Configuração | Descrição |
Parâmetros para Contabilidade | A associação feita para uma empresa do grupo contábil será replicada para todas. |
Por Cliente/Empresa | A associação feita para o cliente em uma empresa do grupo contábil será replicada para o cliente em todas as demais empresas do grupo contábil. |
Por Credor/Empresa | A associação feita para o credor em uma empresa do grupo contábil será replicada para o credor em todas as demais empresas do grupo contábil. |
Aba “Geração de Lançamentos”:
Configuração | Descrição |
Pagamento da devolução do distrato | Permite gerar o lançamento com o valor da devolução do distrato. O lançamento é gerado para o pagamento de títulos do sistema de contas a pagar configurados para contabilizar títulos e baixas que estejam associados aos distratos do sistema de contas a receber. |
Geração de lote na integração contábil | Sugere a data de início da contabilização da empresa |
Contabilização da provisão de locações | Permite definir qual valor será considerado no momento de contabilizar a provisão de locações |
Contabilização da Provisão do Imposto Retido (Título a Pagar) | Para os impostos com os tipos de recolhimento: "Data de pagamento (1ª parcela)" e "Data contábil (pagamento)", esse parâmetro define se os lançamentos referentes a provisão do imposto retido serão gerados na data do título ou na data que o pagamento foi realizado. |
Contabilizar estorno de cheques emitidos | De ser gerado lançamentos para cheques estornados. |
Contabilização da Provisão do Imposto Retido (Título a Receber) | Para os impostos com os tipos de recolhimento: "Data de pagamento (1ª parcela)" e "Data contábil (pagamento)", esse parâmetro define se os lançamentos referentes a provisão do imposto retido serão gerados na data do título ou na data que o recebimento foi realizado. |
Contabilização das baixas do tipo outros do contas pagar | Contabilizar as baixas do tipo outros, do contas a pagar, pelo credor ou pela apropriação financeira |
Contabilizar tarifa em lançamento separado | Deve ser gerado lançamentos separados para tarifa bancária |
Gerar rateios para os cheques | Define se serão gerados rateios para os lançamentos originados de cheques no sistema contábil do Sienge |
PASSO 2: Estruturar um Plano Contábil
Atendidos os pré-requisitos e configurados os parâmetros do sistema chegou a hora de estruturar as contas utilizadas no plano contábil da empresa. Isso vai facilitar a classificação das informações financeiras e a realização da conciliação contábil.
Somente após o cadastro de um plano de contas contábil é que se pode realizar a associação das contas contábeis com as origens dos lançamentos contábeis.
Atenção! Depois de estruturar o plano de contas e antes de gerar o lote de lançamentos contábeis é possível bloquear a alteração dos registros no sistema para impedir que alterações nas informações sejam efetuadas em meio a este processo. Ver Como garantir que as informações contabilizadas não serão alteradas no financeiro?
PASSO 3: Realizar associações contábeis
Para contabilizar as informações financeiras em contas contábeis corretas é necessário que seja realizado um DE-PARA. Desta forma o sistema identificará que sempre que for contabilizado uma entrada ou saída financeira de uma conta corrente (por exemplo), esta informação deverá ser cadastrada na conta contábil associada a esta conta corrente. As contas associadas serão utilizadas no momento da geração do lote contábil conforme a origem da informação financeira. Ver Como realizar Associações Contábeis?
Antes de gerar o lote de lançamentos é possível verificar se as associações realizadas estão corretas. Neste caso será preciso emitir o Relatório de Inconsistências (em Contabilidade/Fiscal > Integração Contábil > Relatórios > Inconsistências) para consultar os registros. As informações podem ser visualizadas num formato mais resumido ou mais detalhado (com número do título, da parcela, etc.) conforme marcada ou não a opção Resumir lançamentos na página de emissão do relatório.
PASSO 4: Gerar o lote com os lançamentos contábeis
Estruturado o plano de contas e realizadas as devidas associações é possível, enfim, gerar um lote que agrupa todos os lançamentos contabilizados no sistema. Com isso melhoramos a organização e facilitamos a consulta das informações. Ver Como ocorre a exportação de lotes de lançamentos contábeis? e Como são gerados os lançamentos para cada tipo de registro financeiro?
A criação deste plano garante, conforme já mencionado, que os dados contábeis extraídos do Sienge serão exportados do sistema já no formato adequado, para que não seja necessário retrabalhar as informações depois de coletadas.
Nota! Lembre-se que é possível efetuar o bloqueio por data contábil para evitar que usuários não autorizados editem informações financeiras a qualquer momento. Ver Como garantir que as informações contabilizadas não serão alteradas no financeiro?
Se ao gerar o lote de lançamentos contábeis for identificada alguma inconsistência nos registros, seja por um lançamento equivocado (sem conta contábil associada, por exemplo) ou pela falta de configuração em algum parâmetro, o sistema não irá gerar o lote e será preciso corrigir as informações realizando as associações contábeis para eliminar as inconsistências. Somente após serem resolvidas todas as pendências é que será possível gerar um lote com os lançamentos contábeis.
Dica! Consulte o Relatório de Inconsistências (em Contabilidade/Fiscal> Integração Contábil> Relatórios> Inconsistências) para visualizar informações mais detalhadas sobre as inconsistências identificadas no respectivo plano contábil.
Gerado o lote, é possível consultar o registro das informações contábeis diretamente na tela onde o lote foi gerado (acesse Contabilidade/Fiscal> Integração Contábil> Geração de Lançamentos) ou através do relatório de Lançamentos gerados disponibilizado no formato PDF (acesse Contabilidade/Fiscal> Integração contábil> Relatórios> Lançamentos gerados). Se for constatada alguma inconsistência, basta realizar os ajustes e em seguida gerar um (novo) lote de lançamentos contábeis.
PASSO 5: Exportar o lote gerado para um sistema de terceiro (nos casos em que se aplica)
Se você utiliza um sistema de contabilidade externo, será possível realizar a exportação das informações geradas no lote para o sistema terceiro seguindo o padrão definido pelo outro sistema através do leiaute disponibilizado (Ver Como ocorre a exportação de lotes de lançamentos contábeis?), possibilitando igualmente a gestão contábil das informações financeiras da empresa.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!