Manual de Autorizações - Notas fiscais de compra

Aline Passos

Modificado em: Qua, 16 Out, 2024 na (o) 3:51 PM

As autorizações irão ditar como este usuário (ou usuário com este perfil) conseguirá utilizar determinadas funcionalidades, quais dados ele conseguirá cadastrar no sistema e até mesmo determinar quais informações ele poderá visualizar, portanto, é uma definição extremamente importante de ser realizada, antes mesmo do início da utilização pelo usuário, evitando assim cadastros incorretos ou indesejados.

Nota! Este manual é dedicado a explicar, e em alguns casos exemplificar, as autorizações de usuário (ou perfil, dependendo da configuração utilizada no Parâmetro 492) utilizadas no Sistema de Compras, disponíveis em Segurança > Autorizações > Usuários/Perfil > Suprimentos.

Passo a passo

Seguem abaixo as principais autorizações referente a Notas Fiscais de Compras (Segurança > Autorizações > Usuários ou Perfil > Suprimentos).

✅ 1 - Permitir inclusão de conhecimento de frete nas notas independente dos valores dos fretes dos pedidos ou dos fretes unitários dos insumos da nota

Essa autorização indica que o usuário poderá associar os conhecimentos de frete dentro das notas fiscais de compras sem que necessariamente o valor do conhecimento de frete esteja de acordo com os fretes definidos no pedido utilizado ou com os fretes unitários dos insumos da nota.

✅ 2 - Permitir distorções de descontos entre o pedido e a nota fiscal (não se aplica a NF-e)

Essa autorização indica que o usuário poderá fazer alterações no desconto diretamente na totalização da nota fiscal, onde poderá distorcer o desconto que veio do pedido de compras, ou caso o pedido não tivesse nenhum desconto definido. Essa autorização não tem impacto sobre as notas fiscais eletrônicas, pois estas não podem receber nenhum tipo de modificação diretamente na totalização.

✅ 3 - Permitir distorções de outras despesas, IPI, frete... entre o pedido e a nota fiscal (não se aplica a NF-e)

Essa autorização indica que o usuário poderá fazer alterações nos acréscimos, IPI, fretes etc., diretamente na totalização da nota fiscal, onde poderá distorcer os valores que vieram do pedido de compras, ou caso o pedido não tivesse nenhum desses valores definidos. Essa autorização não tem impacto sobre as notas fiscais eletrônicas, pois estas não podem receber nenhum tipo de modificação diretamente na totalização.

✅ 4 - Permitir distorções de descontos dos insumos entre o pedido e a nota fiscal

Essa autorização indica que o usuário poderá fazer alterações no desconto aplicado em cada insumo diretamente na nota, onde poderá distorcer o desconto que veio do pedido de compras, ou caso o pedido não tivesse nenhum desconto definido. Essa autorização afeta o lançamento de notas fiscais eletrônicas. Quando a nota fiscal eletrônica tem algum desconto, esse desconto vem distribuído entre os insumos da nota, enquanto no pedido de compras normalmente aplicamos o desconto diretamente na totalização. Ao associar o pedido nessa nota, o sistema identifica que o desconto aplicado em cada insumo está diferente entre a nota e o pedido, pois no pedido não foi atribuído nenhum desconto diretamente aos insumos, apenas na totalização. Se o usuário não possuir essa autorização, será necessário distribuir o desconto do pedido ao longo dos insumos, da mesma forma que vieram na nota fiscal eletrônica, e nesses casos pode ser interessante ter a autorização, para evitar essa correção, mas abrirá margem para erros, se o usuário não fizer as devidas conferências se os valores estão de acordo com o combinado.

✅ 5 - Permitir distorções de acréscimos e IPI dos insumos entre o pedido e a nota fiscal

Essa autorização indica que o usuário poderá fazer alterações nos acréscimos e IPI aplicados em cada insumo diretamente na nota, onde poderá distorcer os valores de acréscimos/IPI que vieram do pedido de compras, ou caso o pedido não tivesse nenhum valor definido. Essa autorização afeta o lançamento de notas fiscais eletrônicas. Quando a nota fiscal eletrônica tem algum acréscimo ou IPI, esses valores vêm distribuídos entre os insumos da nota, enquanto no pedido de compras normalmente aplicamos os valores diretamente na totalização. Ao associar o pedido nessa nota, o sistema identifica que os acréscimos/IPI aplicados em cada insumo está diferente entre a nota e o pedido, pois no pedido não foi atribuído nenhum valor diretamente aos insumos, apenas na totalização. Se o usuário não possuir essa autorização, será necessário distribuir o acréscimo/IPI do pedido ao longo dos insumos, da mesma forma que vieram na nota fiscal eletrônica, e nesses casos pode ser interessante ter a autorização, para evitar essa correção, mas abrirá margem para erros, se o usuário não fizer as devidas conferências se os valores estão de acordo com o combinado.

✅ 6 - Permitir geração de título a receber em contrapartida ao lançamento do título a pagar da nota fiscal

Essa autorização indica se, após cadastrar uma nota fiscal de compras, e acessar o cadastro do seu título, o usuário poderá cadastrar um título a receber de contrapartida. Esta opção pode ser utilizada por empresas que trabalham com administração de obras (onde para cada compra a empresa deverá receber um percentual de administração, com esta opção marcada, este percentual pode ser lançado no contas a receber da empresa imediatamente após o lançamento da nota fiscal de compra). Se o usuário não possuir essa autorização, ao acessar o cadastro do título da nota, a aba de Título a Receber não será apresentada. Esta autorização será considerada, conforme a configuração do Parâmetro 178 do sistema em Segurança > Administração > Parâmetros.

✅ 7 - Permitir quantidade de insumos de notas fiscais de compra acima das quantidades orçadas (não se aplica a NF-e)

Essa autorização indica que o usuário tem autorização para cadastrar notas fiscais de compra que possuam insumos com quantidades acima da orçada. Para definir se está acima do orçado, o sistema analisa a quantidade do insumo da nota, e as apropriações de obra selecionadas para ele. Se esse insumo não estiver na composição dessas apropriações, é considerado automaticamente que está acima do orçado. Se o insumo estiver na composição das apropriações de obra selecionada, o sistema soma a quantidade inserida no pedido com as quantidades já apropriadas anteriormente, para identificar se esse total apropriado é superior a quantidade que foi orçada. Quando o sistema identifica que está acima do orçado, a inclusão/alteração do insumo não é realizada na nota fiscal. Essa autorização não irá impactar notas fiscais eletrônicas, onde será possível associar insumos mesmo se estiverem acima do orçado.

✅ 8 - Permitir X,XX% de divergência entre as quantidades dos insumos do pedido de compra e nota fiscal

Essa autorização indica que o usuário não precisará seguir estritamente a quantidade de insumos definida no pedido de compras, sendo necessária quando, por exemplo, as notas são enviadas com as quantidades parciais, pois os materiais serão entregues aos poucos. Essa autorização também permitirá que a nota seja cadastrada com insumos a mais do que estava definido no pedido de compras. O sistema irá comparar a quantidade pendente do pedido com a quantidade entregue na nota fiscal e identificará a diferença percentual entre elas (tanto se for acima da quantidade do pedido quanto se for abaixo). Quando o sistema identifica que a diferença é acima do percentual definido para o usuário, a inclusão do insumo não é realizada na nota fiscal, apresentando uma mensagem de impedimento.

✅ 9 - Aplicar somente para quantidades da nota fiscal de compra à maior

Essa autorização funciona de forma complementar a autorização “8. Permitir X,XX% de divergência entre as quantidades dos insumos do pedido de compra e nota fiscal”, e tem a finalidade de indicar que o percentual especificado na autorização 8 deverá ser validado apenas se a quantidade entregue da nota fiscal for acima da quantidade pendente do pedido de compras. 13/15 Ao ter essa autorização habilitada e ter a autorização 8 com “0,00%”, o usuário poderá cadastrar notas atendendo qualquer quantidade do pedido, desde que seja uma quantidade igual ou menor a quantidade definida no pedido, garantindo que conseguirá cadastrar qualquer nota parcial referente a um pedido.

✅10 - Permitir X,XX% de divergência entre os preços unitários dos insumos do pedido de compras e nota fiscal

Essa autorização indica que o usuário não precisará seguir estritamente o preço unitário de insumos definido no pedido de compras, sendo necessária quando, por exemplo, as notas são enviadas com preço diferente do previsto, tanto para mais quanto para menos. O sistema irá comparar o preço unitário definido no pedido com o preço unitário entregue na nota fiscal e identificará a diferença percentual entre eles (tanto se for um preço maior do que o previsto quanto se for menor). Quando o sistema identifica que a diferença é acima do percentual definido para o usuário, a inclusão do insumo não é realizada na nota fiscal, apresentando uma mensagem de impedimento.

✅11 - Aplicar somente para preços da nota fiscal de compras à maior

Essa autorização funciona de forma complementar a autorização “10. Permitir X,XX% de divergência entre os preços unitários dos insumos do pedido de compras e nota fiscal”, e tem a finalidade de indicar que o percentual especificado na autorização 10 deverá ser validado apenas se o preço unitário entregue da nota fiscal for acima do preço unitário definido no pedido de compras.
Ao ter essa autorização habilitada e ter a autorização 10 com “0,00%”, o usuário poderá cadastrar notas independente do preço unitário estar diferente do pedido, desde que seja um preço unitário igual ou menor ao preço unitário definid no pedido, garantindo que as notas lançadas não terão um preço maior do que o esperado.

✅12 - Permitir X,XX% de acréscimo para insumo e para acréscimo + outras despesas para o total de mercadoras da nota fiscal de compras

Essa autorização indica qual vai ser a porcentagem máxima de acréscimo aplicável a um insumo no cadastro da nota fiscal. O sistema irá comparar o acréscimo aplicado no insumo com o subtotal deste mesmo insumo na nota fiscal e identificará a diferença percentual entre eles. Quando o sistema identifica que a diferença é acima do percentual definido para o usuário, a inclusão do insumo não é realizada na nota fiscal, apresentando uma mensagem de impedimento.

✅13 - Permitir X,XX% de desconto para o insumo e para o total de mercadorias da nota fiscal de compra

Essa autorização indica qual vai ser a porcentagem máxima de desconto aplicável a um insumo no cadastro da nota fiscal. O sistema irá comparar o desconto aplicado no insumo com o subtotal deste mesmo insumo na nota fiscal e identificará a diferença percentual entre eles. Quando o sistema identifica que a diferença é acima do percentual definido para o usuário, a inclusão do insumo não é realizada na nota fiscal, apresentando uma mensagem de impedimento.

✅14 - Permitir notas fiscais de compra com preços de insumos até X,XX% acima dos preços autorizados (não se aplica a NF-e)

Essa autorização indica se o usuário poderá cadastrar notas fiscais de compra com preço unitário dos insumos diferentes do seu preço autorizado. Geralmente esse preço autorizado se refere ao preço definido no cadastro do insumo, mas não necessariamente será, pois existem outras formas de alterar o preço autorizado do insumo.

O sistema irá comparar o preço unitário com o preço autorizado e identificará a diferença percentual entre eles. Se a diferença for maior do que o percentual definido para o usuário, a inclusão do insumo não é realizada na nota fiscal, apresentando uma mensagem de impedimento. Caso o preço autorizado de um insumo esteja zerado, matematicamente nenhum percentual seria suficiente para viabilizar o cadastro, e para isso, foi definido internamente que o percentual “999,99%” será considerado como um valor “absoluto”, onde possuindo esse percentual, poderá incluir ou alterar o preço dos insumos, mesmo que o preço autorizado esteja zerado. Visto que essa mesma validação já ocorre no cadastro do pedido de compras, ao incluir insumos através dos pedidos, essa validação não ocorrerá, porém, se depois de incluir o insumo através do pedido, o usuário tentar fazer alguma alteração nele, a autorização será validada e dependendo do percentual, não conseguirá fazer a alteração. Essa autorização também não terá efeito em notas fiscais eletrônicas, onde mesmo se estiver com preço acima do autorizado, conseguirá associar o insumo na nota fiscal eletrônica.

✅15 - Permitir a associação de pedido de compras de fornecedor diferente do fornecedor da nota fiscal

Essa autorização permitirá a alteração do fornecedor pesquisado no momento de localizar os pedidos de compra que serão associados nas notas fiscais. Dessa forma, será possível associar pedidos de um fornecedor na nota fiscal de outro fornecedor, processo bastante comum e necessário quando um fornecedor possui filiais com CNPJ diferentes, onde o CNPJ da nota pode variar em relação ao CNPJ usado no pedido. Caso tenha dúvidas sobre esse comportamento, podes verificar o artigo: Como registro uma Nota que veio com fornecedor diferente do informado no Pedido?

✅16 - Permitir a associação de pedido de compras de fornecedor diferente do fornecedor da nota fiscal somente se houver vínculo de representante entre os dois fornecedores

Essa autorização permitirá a alteração do fornecedor pesquisado no momento de localizar os pedidos de compra que serão associados nas notas fiscais. Dessa forma, será possível associar pedidos de um fornecedor na nota fiscal de outro fornecedor, processo bastante comum e necessário quando um fornecedor possui filiais com CNPJ diferentes, onde o CNPJ da nota pode variar em relação ao CNPJ usado no pedido. O diferencial dessa autorização é que, ao alterar o fornecedor pesquisado no momento de localizar os pedidos, só serão apresentados fornecedores que estiverem com vínculo de representante com o fornecedor da nota fiscal. Esse vínculo de representante é feito no cadastro do credor, em Apoio > Pessoas > Credores > Representantes.

✅17 - Permitir distorções de frete unitário dos insumos entre o pedido e a nota fiscal

Essa autorização indica que o usuário poderá fazer alterações no frete unitário aplicado em cada insumo diretamente na nota, onde poderá distorcer o frete que veio do pedido de compras, ou caso o pedido não tivesse nenhum frete definido. Essa autorização afeta o lançamento de notas fiscais eletrônicas. Quando a nota fiscal eletrônica tem algum frete, esse frete vem distribuído entre os insumos da nota, enquanto no pedido de compras normalmente aplicamos o frete diretamente na totalização. Ao associar o pedido nessa nota, o sistema identifica que o frete aplicado em cada insumo está diferente entre a nota e o pedido, pois no pedido não foi atribuído nenhum frete unitário diretamente aos insumos, apenas na totalização. Se o usuário não possuir essa autorização, será necessário distribuir o frete unitário do pedido ao longo dos insumos, da mesma forma que vieram na nota fiscal eletrônica, e nesses casos pode ser interessante ter a autorização, para evitar essa correção, mas abrirá margem para erros, se o usuário não fizer as devidas conferências se os valores estão de acordo com o combinado.

✅18. Permitir alteração da apropriação de obra de insumos com origem em pedidos de compra

Nesta permissão, por padrão, ela já vem marcada para o usuário. Desmarque esta opção para impedir a alteração da apropriação de obra dos insumos da nota que tem origem em pedidos de compra.

Dica! Segue lista dos manuais com as principais autorizações do módulo de Suprimentos/Engenharia e Gestão de Ativos.

Esperamos que este artigo tenha ajudado!

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