O objetivo deste controle é garantir que os valores financeiros comprometidos acumulados só possam ultrapassar os valores totais indicados no orçamento mediante autorização. A ideia principal é auxiliar o usuário a não se comprometer além do que está orçado.
Nota! Nesta entrega inicial, a demanda funciona no módulo Suprimentos, mais especificamente em Pedidos de Compra, Contratos e Liberações de Medições. Outros sistemas não estão cobertos por este controle e serão desenvolvidos conforme a demanda.
Atenção! O “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” não substitui conceitos já existentes no Sienge, como “controle de aquisição por preço unitário” e/ou “aquisição acima da quantidade orçada”. Trata-se de um conceito complementar, que visa ajudar a controlar os gastos, sempre considerando os valores totais.
Passo a passo
Configurações iniciais
Passo 1) No menu “Apoio / Obras e Centros de Custos / Cadastros” aba “Obra” e seção CONTROLES GERAIS. Ao acessar o caminho, temos a tela abaixo:
Passo 2) Ao ativar a flag ‘’Ativar controle orçamentário para controlar o valor comprometido com base no preço total orçado’’, será exibido um pop-up com algumas orientações importantes. Clique no “X” e, em seguida, em SALVAR no final da página.
Atenção!
1.O default da configuração é estar desmarcada para existentes e novas obras;
2.Esta flag pode ser marcada e desmarcada a qualquer momento da Obra;
3.Não será possível habilitar controle orçamentário quando “Nível de Apropriação = Obra”;
4.Se uma Obra estiver com a flag marcada, ainda será possível mudar o Nível de Apropriação, prevalecendo as regras já existentes para tal ato;
5.Quando o usuário clicar no SALVAR no final da tela com a flag marcada, não é feito nenhuma varredura de passado. O efeito de comparar “Orçado x Comprometido” inicia neste momento independente como já esteja este comparativo;
6.Para efeito de calcular o “Custo orçado total”, será levado em consideração sempre o “Tipo de Preço Informado ou Composto” e incluindo o valor que consta de BDI e Encargos Sociais cadastrados para a respectiva obra em “Apoio / Obras/Centros de Custos / Cadastros” aba “Obra” e seção INFORMAÇÕES GERAIS.
7. Referente ao pop-up que é aberto, são indicações de como alguns parâmetros de segurança devem estar configurados em “Segurança / Administração / Parâmetros”. Caso não use os parâmetros e configurações conforme orientamos, o “Controle de orçamento de obra por verba” pode apresentar falhas durante a Jornada do usuário. Para um bom funcionamento do “Controle de orçamento de obra por verba”, é fundamental que os parâmetros estejam em conformidade com a orientação. Uma breve explicação de cada parâmetro:
OBRIGAR
120 - Cadastramento da previsão financeira de Contratos e Medições.
183 - Cadastramento de previsão financeira de Pedidos de compra.
SIM
75 - Geração do título de previsão financeira para pedidos não autorizados.
114 - Permitir geração do título de previsão financeira para contratos a pagar não autorizados.
1033 - Validar se o somatório da apropriação de obra é igual a 100%.
1281 - Realizar a sincronização de apropriações em pedidos / contratos vinculados por faturamento direto.
NÃO
218 - Permitir a inclusão de títulos a pagar sem que as informações da apropriação de obra sejam preenchidas
1032 - Permitir a inclusão de movimentos de caixa e bancos do tipo Pagamento (2) e Abatimento de Custo de Obra (13) sem que as informações de apropriação de obra sejam preenchidas.
Opção 2
1282 à Define parcelas que serão consideradas no cálculo de comprometido realizado no Gerencial de Obras. OBS.: atualmente funciona apenas no relatório Custo por Nível.
Há também uma observação, alertando que todos os documentos configurados no modulo Apoio devem estar com a opção “Documento sem apropriação de obra no contas a pagar” desmarcada. Isto está localizado em: “Apoio / Documentos”
Passo 3) Agora que você tem o Controle Orçamentário ativado em sua obra, opcionalmente você pode configurar o Nível do Controle para cada Unidade Construtiva. Em “Apoio / Obras/Centros de Custos / Unidades Construtivas por obra”. Selecione a Obra e clique no consultar. Ao acessar o caminho, temos a tela abaixo;
Ao editar uma Unidade Construtiva, temos uma seção chamada CONTROLE ORÇAMENTÁRIO e nela será possível modificar o Nível de Controle em relação ao Nível de Apropriação de Obra.
Atenção!
O campo Controle Orçamentário da unidade construtiva somente será apresentado se o usuário houver selecionado a flag ‘’Ativar controle orçamentário para controlar o valor comprometido com base no preço total orçado’’ no cadastro da obra.
Exemplos:
- Uma Obra está configurada com “Nível de Apropriação = Serviço” e na Unidade Construtiva 1 está configurada com “Nível do Controle Orçamentário = Serviço”. Significa que será um Controle linha por linha, ou seja, onde o usuário apropriar é exatamente onde o Sienge fará o comparativo de “Custo orçado total” versus “Total comprometido”.
- Uma Obra está configurada com “Nível de Apropriação = Serviço”, mas a Unidade Construtiva 2 está configurada com “Nível do Controle Orçamentário = Etapa”. O usuário continuará fazendo suas Apropriações de Obras no Nível de Serviço, porém, o comparativo se o “Custo orçado total” versus “Total comprometido” será feito sempre na hierarquia de Etapa, que é um agrupador de Serviços segundo as regras do Orçamento.
Dicas!
1. O Nível de Controle também pode ser configurado na tela de UNIDADES CONSTRUTIVAS DA OBRA usando as opções existentes na consulta conforme imagem abaixo:
2. Caso para uma Unidade Construtiva específica você não queria que haja o Controle Orçamentário, você pode desativar conforme imagem abaixo:
Atenção!
- Sempre que você ativar a flag de Controle Orçamento, todas as Unidades Construtiva terão Nível de Controle igual a da Apropriação de Obra;
- Quando você modificar o Nível de Apropriação da Obra para cima ou para baixo, o Nível de Controle da Unidade Construtiva vai acompanhar a modificação, exceto quando o Nível de Controle já era superior ao novo Nível de Apropriação de Obra;
Dica! Artigos relacionados: Suporte a Decisão/Gerencial de Obras: Como funciona o Parâmetro 1282?
No Guia em anexo neste artigo você vai encontrar um Conteúdo Completo sobre o tema “Controle de orçamento de obra por verba”. Vai entender a aplicabilidade no módulo Suprimentos: Pedidos de compra, em Contratos e na Liberação de Medições além de dicas para usuário aprovador.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!