Este artigo apresenta o Controle de Valores Totais por Item de Orçamento, explicando seu objetivo, quando utilizar e como configurar e usar a funcionalidade. O controle ajuda a evitar compromissos financeiros acima do valor orçado, exigindo autorização quando o total comprometido ultrapassa o custo orçado total. É um recurso complementar aos controles já existentes no Sienge e, nesta primeira entrega, está disponível no módulo Suprimentos, aplicado a Pedidos de Compra, Contratos e Liberações de Medições.
Atenção! O “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” não substitui conceitos já existentes no Sienge, como “controle de aquisição por preço unitário” e/ou “aquisição acima da quantidade orçada”. Trata-se de um conceito complementar, que visa ajudar a controlar os gastos, sempre considerando os valores totais.
Passo a passo
1) Configurações iniciais
1.1) No menu “Apoio / Obras e Centros de Custos / Cadastros” aba “Obra” e seção CONTROLES GERAIS. Ao acessar o caminho, temos a tela abaixo:
1.2) Ao ativar a flag ‘’Ativar controle orçamentário para controlar o valor comprometido com base no preço total orçado’’, será exibido um pop-up com algumas orientações importantes. Clique no “X” e, em seguida, em SALVAR no final da página.
Atenção!
1.O default da configuração é estar desmarcada para existentes e novas obras;
2.Esta flag pode ser marcada e desmarcada a qualquer momento da Obra;
3.Não será possível habilitar controle orçamentário quando “Nível de Apropriação = Obra”;
4.Se uma Obra estiver com a flag marcada, ainda será possível mudar o Nível de Apropriação, prevalecendo as regras já existentes para tal ato;
5.Quando o usuário clicar no SALVAR no final da tela com a flag marcada, não é feito nenhuma varredura de passado. O efeito de comparar “Orçado x Comprometido” inicia neste momento independente como já esteja este comparativo;
6.Para efeito de calcular o “Custo orçado total”, será levado em consideração sempre o “Tipo de Preço Informado ou Composto” e incluindo o valor que consta de BDI e Encargos Sociais cadastrados para a respectiva obra em “Apoio / Obras/Centros de Custos / Cadastros” aba “Obra” e seção INFORMAÇÕES GERAIS.
7. Referente ao pop-up que é aberto, são indicações de como alguns parâmetros de segurança devem estar configurados em “Segurança / Administração / Parâmetros”. Caso não use os parâmetros e configurações conforme orientamos, o “Controle de orçamento de obra por verba” pode apresentar falhas durante a Jornada do usuário. Para um bom funcionamento do “Controle de orçamento de obra por verba”, é fundamental que os parâmetros estejam em conformidade com a orientação. Uma breve explicação de cada parâmetro:
OBRIGAR
120 - Cadastramento da previsão financeira de Contratos e Medições.
183 - Cadastramento de previsão financeira de Pedidos de compra.
SIM
75 - Geração do título de previsão financeira para pedidos não autorizados.
114 - Permitir geração do título de previsão financeira para contratos a pagar não autorizados.
1033 - Validar se o somatório da apropriação de obra é igual a 100%.
1281 - Realizar a sincronização de apropriações em pedidos / contratos vinculados por faturamento direto.
NÃO
218 - Permitir a inclusão de títulos a pagar sem que as informações da apropriação de obra sejam preenchidas
1032 - Permitir a inclusão de movimentos de caixa e bancos do tipo Pagamento (2) e Abatimento de Custo de Obra (13) sem que as informações de apropriação de obra sejam preenchidas.
Opção 2
1282 à Define parcelas que serão consideradas no cálculo de comprometido realizado no Gerencial de Obras. Observação: no momento, este parâmetro está habilitado exclusivamente nos relatórios Custo por Nível e Analítico de Apropriações por Obra, pertencentes ao módulo Gerencial de Obras.
Há também uma observação, alertando que todos os documentos configurados no modulo Apoio devem estar com a opção “Documento sem apropriação de obra no contas a pagar” desmarcada. Isto está localizado em: “Apoio / Documentos”
1.3) Agora que você tem o Controle Orçamentário ativado em sua obra, opcionalmente você pode configurar o Nível do Controle para cada Unidade Construtiva. Em “Apoio / Obras/Centros de Custos / Unidades Construtivas por obra”. Selecione a Obra e clique no consultar. Ao acessar o caminho, temos a tela abaixo;
Ao editar uma Unidade Construtiva, temos uma seção chamada CONTROLE ORÇAMENTÁRIO e nela será possível modificar o Nível de Controle em relação ao Nível de Apropriação de Obra.
Atenção!
O campo Controle Orçamentário da unidade construtiva somente será apresentado se o usuário houver selecionado a flag ‘’Ativar controle orçamentário para controlar o valor comprometido com base no preço total orçado’’ no cadastro da obra.
Exemplos:
- Uma Obra está configurada com “Nível de Apropriação = Serviço” e na Unidade Construtiva 1 está configurada com “Nível do Controle Orçamentário = Serviço”. Significa que será um Controle linha por linha, ou seja, onde o usuário apropriar é exatamente onde o Sienge fará o comparativo de “Custo orçado total” versus “Total comprometido”.
- Uma Obra está configurada com “Nível de Apropriação = Serviço”, mas a Unidade Construtiva 2 está configurada com “Nível do Controle Orçamentário = Etapa”. O usuário continuará fazendo suas Apropriações de Obras no Nível de Serviço, porém, o comparativo se o “Custo orçado total” versus “Total comprometido” será feito sempre na hierarquia de Etapa, que é um agrupador de Serviços segundo as regras do Orçamento.
Dicas!
1. O Nível de Controle também pode ser configurado na tela de UNIDADES CONSTRUTIVAS DA OBRA usando as opções existentes na consulta conforme imagem abaixo:
2. Caso para uma Unidade Construtiva específica você não queria que haja o Controle Orçamentário, você pode desativar conforme imagem abaixo:
Atenção!
- Sempre que você ativar a flag de Controle Orçamento, todas as Unidades Construtiva terão Nível de Controle igual a da Apropriação de Obra;
- Quando você modificar o Nível de Apropriação da Obra para cima ou para baixo, o Nível de Controle da Unidade Construtiva vai acompanhar a modificação, exceto quando o Nível de Controle já era superior ao novo Nível de Apropriação de Obra;
Dica! Artigos relacionados: Suporte a Decisão/Gerencial de Obras: Como funciona o Parâmetro 1282?
Funcionamento no Suprimentos
2.1) Cadastramento
Atenção!
- Para ser considerado custo comprometido de obra, o pedido de compra deverá conter título de previsão financeira. Esse título pode ser gerado antes ou depois da aprovação do pedido (Conforme mencionado no parâmetro 75).
- Se durante a inserção de Itens com as Apropriações de Obra, o “Total comprometido” já for superior ao “Custo orçado total”, o motivador aparecerá mesmo antes da inclusão do Título de Previsão Financeira neste registro durante algum processo de salvamento
- Atualmente o “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” não está funcionando no Fluxo de pré-faturamento direto (conforme parâmetro de segurança 857 na opção “sim”)
Ao cadastrar/editar a Previsão Financeira e SALVAR, o sistema irá realizar uma verificação se o “Total comprometido” está ultrapassando ou não o “Custo orçado total” para a respectiva apropriação de obra levando em consideração também o Nível de Controle que foi definido para as Unidades Construtivas envolvidas.
Se o valor do “Total comprometido” for menor ou igual ao “Custo orçado total” do item de orçamento, nada é ativado para este controle. Porém, se o valor do “Total comprometido” for superior ao “Custo orçado total”, será apresentado um novo motivador durante o cadastramento deste Pedido com título de “O valor comprometido excedeu o valor orçado em N apropriações. Clique aqui para ver mais”. Conforme exemplo abaixo:
Dicas!
- Na mensagem apresentada, clique em “Clique aqui para ver mais” para aferir maiores detalhamentos sobre a ativação deste motivador
Na imagem acima, fica claro que para o item do Orçamento “01.001.002.002 - ARMAÇÃO DE BLOCO, VIGA BALDRAME OU SAPATA UTILIZANDO AÇO CA-50 DE 10 MM - MONTAGEM. AF_06/2017” há um Custo Total Orçado de R$73.755,00, sendo que ao realizar este novo pedido, o Total comprometido acumulado para este item do orçamento ficará em R$80.000,00. Mesmo conceito para o item 01.001.002.003.
Atenção!
- Conforme explicado anteriormente, o “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” é um conceito complementar aos motivadores já existentes no Sienge, logo, no exemplo acima, os motivadores (1), (2) e (3) estão ocorrendo por outros fatores e não possuem relação com o “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento”. O “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” fez surgir o motivador (4) apenas.
- Para a devida liberação, um usuário administrador – ou usuário devidamente autorizado - deverá acessar o menu “Segurança / Autorização / Usuário / Suprimentos”, seção “PEDIDOS DE COMPRA”, afim de liberar o usuário comprador do pedido na permissão “13. Permitir pedidos de compra com valor comprometido acima do orçado. (Necessário configurar controle orçamentário)”.
2.2) Configuração de Usuário
O motivador foi acionado porque o usuário que gerou o título da previsão financeira do pedido, não possui autorização para criar Pedidos cujo “Total comprometido” seja superior ao “Custo orçado total” do item da apropriação de obra. 
Ao abrir o registro do usuário, na seção de PEDIDOS DE COMPRA, agora temos a permissão “13. Permitir pedidos de compra com valor comprometido acima do orçado. (Necessário configurar controle orçamentário)”.
Se o motivo do controle orçamentário não deverá ser validado para o usuário, basta manter a permissão 13 desmarcada. Se o motivo do controle orçamentário deverá ser validado para o usuário, basta manter a permissão marcada.
Dicas!
- Se o pedido de compra estiver na tela de AUTORIZAÇÃO DE PEDIDOS DE COMPRAS juntamente do motivador “O valor comprometido excedeu o valor orçado em alguma apropriação”, somente poderá avançar nas autorizações se a permissão 13 estiver marcada.
Atenção!
O “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” é um conceito complementar aos motivadores já existentes no Sienge. Através do exemplo no pedido 214, o usuário precisará ter as demais permissões a respeito da aprovação de pedidos para avançar nos 4 motivadores. Caso o usuário que cadastrou o pedido tenha a permissão 13 marcada, o motivador de “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” não será ativado.
Dica! Como faço para configurar autorizações do sistema: Suprimentos - Pedidos de compra.
3) Contratos
3.1) Cadastramento
Ao cadastrar um Contrato e inserir os insumos/serviços - independente da origem - o usuário deverá selecionar a Unidade Construtiva e o(s) item(ns) de orçamento para a APROPRIAÇÃO DE OBRA. Para que o custo deste contrato seja considerado como valor comprometido da obra, será obrigatório o cadastramento da Previsão Financeira – conforme a configuração do parâmetro 120 mencionado anteriormente em “Configurações Iniciais”.
Atenção!
Para ser considerado custo comprometido de obra, o contrato deverá conter título de previsão financeira. Esse título pode ser gerado antes ou depois da aprovação do pedido (Conforme mencionado no parâmetro 114).
Se durante a inserção de Itens com as Apropriações de Obra, o “Total comprometido” já for superior ao “Custo orçado total”, o motivador aparecerá mesmo antes da inclusão do Título de Previsão Financeira neste registro durante algum processo de salvamento
Ao cadastrar/editar a Previsão Financeira e SALVAR, o sistema irá realizar uma verificação se o “Total comprometido” está ultrapassando ou não o “Custo orçado total” para a respectiva apropriação de obra levando em consideração também o Nível de Controle que foi definido para as Unidades Construtivas envolvidas.
Se o valor do “Total comprometido” for menor ou igual ao “Custo orçado total” do item de orçamento, nada é ativado para este controle. Porém, se o valor do “Total comprometido” for superior ao “Custo orçado total”, será apresentado um novo motivador durante o cadastramento deste Contrato com título de “O valor comprometido excedeu o valor orçado em N apropriações. Clique aqui para ver mais”. Conforme exemplo abaixo:
Dica!
Na mensagem apresentada, clique em “Clique aqui para ver mais” para aferir maiores detalhamentos sobre a ativação deste motivador
Na imagem acima, fica claro que para o item do Orçamento “01.001.002.003 - Teste” há um Custo Total Orçado de R$55,15, sendo que ao realizar este novo contrato, o Total comprometido acumulado para este item do orçamento ficará em R$1.000,00.
Atenção!
- Conforme explicado anteriormente, o “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” é um conceito complementar aos motivadores já existentes no Sienge, logo, no exemplo acima, o motivador (1) está ocorrendo por outro fator e não possuem relação com o Controle Orçamentário. O “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” fez surgir o motivador (2) apenas.
- Para a devida liberação, um usuário administrador – ou usuário devidamente autorizado - deverá acessar o menu “Segurança / Autorização / Usuário / Suprimentos”, , seção “CONTRATOS”, afim de liberar o usuário comprador do pedido na permissão “19. Permitir contratos com valor comprometido acima do orçado. (Necessário configurar controle orçamentário)”.
3.2) Configuração de Usuário
O motivador foi acionado porque o usuário que gerou o título da previsão financeira do contrato, não possui autorização para criar contratos cujo “Total comprometido” seja superior ao “Custo orçado total” do item da apropriação de obra.
Para a devida liberação, um usuário administrador – ou usuário devidamente autorizado - deverá acessar o menu “Segurança / Autorização / Usuários ou Perfis / Suprimentos”.
Ao abrir o registro do usuário, na seção de CONTRATOS, agora temos a permissão “19. Permitir contratos com valor comprometido acima do orçado. (Necessário configurar controle orçamentário)”.
Se o motivo do controle orçamentário não deverá ser validado para o usuário, basta manter a permissão 19 desmarcada. Se o motivo do controle orçamentário deverá ser validado para o usuário, basta manter a permissão marcada.
Dica!
- Se o contrato estiver na tela de AUTORIZAÇÕES DE CONTRATOS juntamente do motivador “O valor comprometido excedeu o valor orçado em alguma apropriação”, somente poderá avançar nas autorizações se a permissão 19 estiver marcada.
Atenção!
O “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” é um conceito complementar aos motivadores já existentes no Sienge. Através do exemplo no contrato CT/465, o usuário precisará ter as demais permissões a respeito da aprovação de pedidos para avançar nos 2 motivadores. Caso o usuário que cadastrou o contrato tenha a permissão 19 marcada, o motivador de “Controle de Valores Totais por Item de Orçamento” não será ativado.
Dica! Como faço para configurar autorizações do sistema: Suprimentos - Contratos.
4) Liberação de Medições
4.1) Finalização de Liberação
Ao FINALIZAR uma Liberação de Medição do Suprimentos, o sistema irá realizar uma verificação se o “Total comprometido” está ultrapassando ou não o “Custo orçado total” para a respectiva apropriação de obra levando em consideração também o Nível de Controle que foi definido para as Unidades Construtivas envolvidas.
Se o valor do “Total comprometido” for menor ou igual ao “Custo orçado total” do item de orçamento, nada é ativado para este controle. Porém, se o valor do “Total comprometido” for superior ao “Custo orçado total”, será apresentado um novo motivador durante o processo conforme imagem abaixo:
Conforme instrução, o motivador ocorreu porque o usuário não tem a permissão 14 localizada em “Segurança / Autorização / Usuários ou Perfis / Suprimentos”. Caso ele tivesse a permissão, outra mensagem surgiria conforme nova imagem abaixo:
Esta informação é para auxiliar o usuário ter conhecimento que ao finalizar esta liberação o seu “Total comprometido” estará superior ao “Custo orçado total” para as respectivas apropriações da Medição.
- Se o usuário clicar no “Sim”, a medição é finalizada
- Se o usuário clicar no “Não”, a medição não é finalizada
- Se o usuário não clicar em nenhuma opção e sair da tela, a medição não é finalizada
Atenção!
Esta informação da imagem acima não fica salva no sistema. Ou seja, se um usuário deseja realizar a finalização, ao entrar na tela, ele precisará clicar no FINALIZAR e em seguida no “Sim”
O motivador foi acionado porque o usuário que tentou fazer a finalização da Liberação da Medição, não possui autorização para liberar medições cujo “Total comprometido” seja superior ao “Custo orçado total” do item da apropriação de obra.
Para a devida liberação, um usuário administrador – ou usuário devidamente autorizado - deverá acessar o menu “Segurança / Autorização / Usuários ou Perfis / Suprimentos”.
Ao abrir o registro do usuário, na seção de MEDIÇÕES DE CONTRATOS, agora temos a permissão “14. Permitir liberação de medição com valor comprometido acima do orçado. (Necessário configurar controle orçamentário)”.
Se o motivo do controle orçamentário não deverá ser validado para o usuário, basta manter a permissão 14 desmarcada. Se o motivo do controle orçamentário deverá ser validado para o usuário, basta manter a permissão marcada.
5) Dicas para usuário aprovador
Existem duas maneiras de fazer a aferição do motivador do controle orçamentário:
1) Detalhamento específico - Via atalho na tela de autorização conforme fluxo de imagens abaixo:
Abra a edição do pedido na tela de autorizações.
Selecione a opção ‘’Previsão financeira’’
Serão listados os motivos para desautorização do pedido de compra. Para verificar os itens de orçamento que ultrapassaram o valor orçado clique em ‘’Clique aqui para ver mais’’.
Detalhamento abrangente - Nessa aferição indicamos o uso do “Relatório Custo por Nível” existente no sistema “Gerencial de Obras” atentando-se para os seguintes filtros abaixo:
- Período Final: garantir que esta data seja superior a emissão de todos os Títulos de Contas a Pagar;
- Seleção por: Data de emissão;
- Nível de detalhamento: evitar que seja superior ao Nível de Apropriação ou Nível de Controle por Unidade Construtiva;
- BDI: Obra;
- Encargos Sociais: Obra
- Marcar a flag “Apresentar ordens de compra e contratos apropriados”
Ao visualizar o relatório com as configurações acima, será possível aferir para cada Item do Orçamento: Custo orçado total, Total comprometido, detalhamentos financeiros e situação de autorização de Pedidos e Contratos.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!