O sistema de Gestão de Condomínios permite gerenciar a cobrança de seus condomínios, diminuindo o tempo gasto no controle de cada um.
Você cadastra os fundos que serão utilizados pela administração, como taxa de luz, fundo de reserva e etc.
Estes fundos são usados para gerar um quadro de cobrança, que é rateado entre os locatários ou proprietários, gerando a cobrança do condomínio de forma rápida e segura.
A partir desta cobrança, o sistema gera automaticamente títulos do sistema Contas a Receber.
Nota! Neste artigo explicaremos o formato Simples.
Pré-requisito
1. Ter o cadastro dos fundos em Comercial / Gestão de Condomínios / Fundos, dúvidas poderá acessar o artigo Cadastros para utilizar o Gestão de condomínio ;
2. O centro de custo deverá estar configurado como Condomínio em Apoio/Obras/Centro de custo/Cadastros, na aba "Centro de custo":
3. As unidades deverão ter proprietários ou locatários em Comercial / Gestão de Unidades / Unidades / Cadastro de Unidade, na aba "Proprietários" ou "Locatários" e deverá ser adicionado o cliente, dia do vencimento do condomínio e data de aquisição:
4. Se necessário poderá adicionar os proprietários por importação de planilha, dúvidas acessar o artigo Importação de proprietário .
Passo a passo
1. Acesse Comercial / Gestão de Condomínios / Condomínios para cadastrar um novo condomínio a ser gerada as cobranças. Clique em Novo e preencha a descrição, formato e centro de custo:
1.1 Em seguida entre na aba "Quadros" informe a competência do rateio (mês em que a cobrança será realizada), e o quadro onde são relacionados os fundos que serão cobrados do cliente, no período informado. Clique em Adicionar para informar o fundo a ser rateado:
1.2 Informe o fundo, forma de rateio e valor, em seguida clique em Confirmar e depois salvar, neste exemplo usaremos a forma de rateio= Quantidade de unidades:
Dica! A forma de rateio pode acontecer através da fração ideal da unidade, do valor da área, da quantidade de unidades, ou então, individual.
1.3 Após salvar, poderá clicar em Associar unidades, e será aberta uma nova aba demonstrando as unidades e seus valores:
Atenção! Para a forma de rateio diferente de individual obrigatoriamente o rateio ocorrerá com todas as unidades do condomínio, caso tente excluir alguma unidade ocorrerá a mensagem:
1.4 Após confirmar todos os dados clique na aba "Cobrança" e abra a edição:
1.5 Informe a Data de emissão, portador, documento e aviso, em seguida clique em Solicitar Aprovação:
1.6 Após solicitar aprovação os dados serão atualizados e será apresentada a flag "Aprovar cobrança e processar em segundo plano" marcada, caso tenha poucos títulos poderá desmarcar a flag e em seguida clicar em Aprovar cobrança:
Dica! Utilize esta opção marcada SEMPRE que a aprovação da cobrança gera muitos títulos. Isso vai diluir o processamento da geração dos títulos durante o dia. Você não precisa esperar o fim do processo.
Como funciona? A cobrança será aprovada e a geração dos títulos será feita pelo sistema de forma gradativa. É possível verificar o status do processo de geração dos títulos referentes a competência, na tela de "Cobranças", grid de "Quadros", onde é possível ver a situação atual do quadro.
Utilize essa opção desmarcada APENAS quando a quantidade de títulos a serem gerados for pequena. Isso vai processar os títulos no momento da aprovação. Você precisa esperar o fim do processo.
1.7 Após clicar em Aprovar cobrança os títulos serão gerados e poderá visualizar seus números na mesma tela:
Nota! Estes títulos estarão prontos para emitir relatórios, realizar baixas e gerar boletos no módulo Contas à receber.
1.8 Se precisar excluir algum título será preciso excluir todos os títulos vinculados a este quadro, ou seja, será preciso clicar em "Excluir cobrança" e todos serão excluídos do sistema. Caso tenha algum título baixado no sistema, será preciso excluir primeiramente a baixa.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!