O sistema de Gestão de Condomínios permite gerenciar a cobrança de seus condomínios, diminuindo o tempo gasto no controle de cada um.
Você cadastra os fundos que serão utilizados pela administração, como taxa de luz, fundo de reserva e etc.
Estes fundos são usados para gerar um quadro de cobrança, que é rateado entre os locatários ou proprietários, gerando a cobrança do condomínio de forma rápida e segura.
A partir desta cobrança, o sistema gera automaticamente títulos do sistema Contas a Receber.
Dica! Neste exemplo será o cadastro de Condomínio no formato Composto: São prédios (blocos) em um mesmo local, que compartilham de uma área comum entre eles e que podem possuir diversos centros de custo vinculados à mesma empresa.
É possível gerar cobrança para o condomínio, para o bloco ou para uma única unidade.
No condomínio composto, temos um caso um pouco diferente do condomínio simples. No condomínio composto, podemos ter vários blocos dentro de um condomínio. Esses blocos podem estar vinculados a uma única empresa, que é a empresa do condomínio.
Temos a empresa, que é a empresa do condomínio (que já deve estar cadastrada no sistema), o centro de custo do condomínio, os centros de custo dos blocos e as unidades. Desta forma, teremos cobranças apropriadas para o centro de custo do condomínio e para o centro de custo do bloco.
Pré-requisito
1. Ter o cadastro dos fundos em Comercial / Gestão de Condomínios / Fundos, dúvidas poderá acessar o artigo Cadastros para utilizar o Gestão de condomínio ;
2. Os centros de custos deverão estar configurados como Condomínio em Apoio/Obras/Centro de custo/Cadastros, na aba "Centro de custo":
3. As unidades deverão ter proprietários ou locatários em Comercial / Gestão de Unidades / Unidades / Cadastro de Unidade, na aba "Proprietários" ou "Locatários" e deverá ser adicionado o cliente, dia do vencimento do condomínio e data de aquisição:
4. Se necessário poderá adicionar os proprietários por importação de planilha, dúvidas acessar o artigo Importação de proprietário .
Passo a passo
1. No condomínio composto é possível fazer o rateio por blocos, neste exemplo vamos inserir um centro de custo em Condomínio e dois centros de custos em Blocos para o rateio, um com todas as unidades do condomínio e outro que terá apenas uma única unidade referente ao síndico.
Com isso, no exemplo a seguir será possível fazer o rateio de alguns fundos entre todas as unidades dos dois centros de custo incluindo o síndico, ou/e é possível fazer o rateio apenas do centro de custo que não tem o síndico, ou/e também é possível ter um fundo apenas com o síndico.
1.1 Acesse Comercial / Gestão de Condomínios / Condomínios para cadastrar um novo condomínio a ser gerada as cobranças. Clique em Novo e preencha a descrição, formato (Composto) e centro de custo:
Exemplo:
2. Em seguida entre na aba "Quadros" informe a competência do rateio (mês em que a cobrança será realizada), e o quadro onde são relacionados os fundos que serão cobrados do cliente, no período informado. Clique em Adicionar e informe o Nível (esse nível permite que a cobrança seja realizada para o condomínio ou para o bloco).
-Se informar o Nível= Condomínio, será feito o rateio desse fundo entre as unidades de todos os centros de custos informados no Bloco, ou seja entre todas as unidades incluindo a do síndico, exemplo:
-Se informar o Nível= Bloco, será feito o rateio desse fundo com as unidades do bloco informado, e nesse exemplo não será incluída a unidade do síndico:
3. Após confirmar todos os dados clique na aba "Cobrança" e abra a edição:
4. Informe a Data de emissão, portador, documento e aviso, em seguida clique em Solicitar Aprovação:
5. Após solicitar aprovação os dados serão atualizados e será apresentada a flag "Aprovar cobrança e processar em segundo plano" marcada, caso tenha poucos títulos poderá desmarcar a flag e em seguida clicar em Aprovar cobrança:
Dica! Utilize esta opção marcada SEMPRE que a aprovação da cobrança gera muitos títulos. Isso vai diluir o processamento da geração dos títulos durante o dia. Você não precisa esperar o fim do processo.
Como funciona? A cobrança será aprovada e a geração dos títulos será feita pelo sistema de forma gradativa. É possível verificar o status do processo de geração dos títulos referentes a competência, na tela de "Cobranças", grid de "Quadros", onde é possível ver a situação atual do quadro.
Utilize essa opção desmarcada APENAS quando a quantidade de títulos a serem gerados for pequena. Isso vai processar os títulos no momento da aprovação. Você precisa esperar o fim do processo.
6. Após clicar em Aprovar cobrança os títulos serão gerados e poderá visualizar seus números na mesma tela:
Nota! Estes títulos estarão prontos para emitir relatórios, realizar baixas e gerar boletos no módulo Contas à receber.
7. Se precisar excluir algum título será preciso excluir todos os títulos vinculados a este quadro, ou seja, será preciso clicar em "Excluir cobrança" e todos serão excluídos do sistema. Caso tenha algum título baixado no sistema, será preciso excluir primeiramente a baixa.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!