O módulo Contratos e Medições permite solicitar assinaturas eletrônicas via DocuSign para os anexos inseridos em um Contrato Completo.
Pré-requisitos
- A empresa deve ter contratado a integração com conectores de assinatura eletrônica.
- A integração com DocuSign deve estar configurada no ambiente.
Dica! Se você já utiliza assinatura eletrônica em outros módulos do Sienge, então sua configuração já está pronta para uso também em Contratos e Medições.
1. Acesse o cadastro do contrato (Suprimentos > Contratos e Medições > Contratos > Cadastros)
2. Acesse a aba de "Anexos" do contrato e inclua os arquivos que deseja assinar.
3. Com os anexos inseridos, o botão "Solicitar assinatura eletrônica" ficará disponível para uso. Para inciar, clique no botão.
4. Em seguida, selecione os documentos que deseja assinar, preencha os dados dos assinantes e clique em "Próximo".
Dica! Você pode utilizar a opção de "Usuários" para consultar e usuários do Sienge, preenchendo seu nome e e-mail automaticamente, ou caso o contrato seja com Fornecedor, pode utilizar a opção de "Representantes" para consultar os credores cadastrados como representante desse fornecedor, também preenchendo seu nome e e-mail automaticamente após a seleção.
5. Na tela de "Ordem de envio de e-mails", é possível utilizar a coluna de "Assinar como" para definir qual será o papel de cada assinante no processo, e a coluna de "Ordenação" para definir a ordem de assinatura dos signatários, caso desejado.
Atenção! Signatários com número repetido receberão a assinatura simultaneamente, portanto, caso todos os assinantes estejam com ordenação "1", será equivalente a não ter uma ordem especifica, onde todos recebem para assinatura imediatamente.
Além disso, é importante ter em mente que o DocuSign possui regras específicas para o uso de determinados papeis, portanto, após a definição dentro do Sienge, pode ser necessário realizar ajustes dentro da plataforma do DocuSign caso não esteja seguindo algum padrão da plataforma.
6. Após definir os papeis e as ordenações, basta clicar em "Completar com Docusign", onde você será redirecionado para a plataforma da DocuSign, onde poderá concluir o processo de solicitação de assinatura.
7. Após conclusão dentro da plataforma DocuSign, você será redirecionado automaticamente para a tela de Anexos do contrato, dentro do Sienge. Nessa tela, utilize a coluna de "Assinatura eletrônica" para verificar se cada documento já foi assinado.
Se preferir, você pode acompanhar a Situação de assinatura dos contratos como um todo através do filtro e coluna de "Situação de assinatura", disponível na consulta de contratos. Essa situação apresenta a situação de assinatura levando em consideração o contrato como um todo, considerando todos seus anexos.
Dica! Saiba mais no artigo Como funciona a coluna de "Situação de assinatura" dos Contratos de Suprimentos?
Esperamos que este artigo tenha ajudado!