Em empresas que demandam controle de aprovação de contratos, o uso de alçadas de autorização permite que dois ou mais responsáveis validem um contrato antes da emissão. O processo garante conformidade e rastreabilidade, sendo fundamental para operações que exigem múltiplos níveis de aprovação
Pré-requisito
- O usuário de deve ser do tipo administrador do sistema ou possuir as permissões 1336 e 1337 em: "Segurança > Autorizações > Usuários > Ações do usuário" ou "Segurança > Autorizações > Perfis > Ações do Perfil".
Passo a passo
Acesse Suprimentos > Suprimentos > Apoio > Configurações de autorização e localize a seção correspondente à Contratos:
Ao acessar a tela haverá as seguintes flags:
Incluir aprovação final no fluxo de autorização de contratos: Marque esta opção para que além da autorização da última alçada responsável haja a autorização final (pode funcionar como uma alçada adicional).
Utilizar controle de alçadas: Marque esta opção para que seja utilizado o controle de alçadas na autorização de contratos. Caso esta opção seja marcada, as opções seguintes da área de Contratos ficarão habilitadas.
Permitir autorização de contratos de alçadas inferiores: Marque esta opção para que usuários com nível de alçadas superior possam autorizar contratos de alçadas inferiores.
Restringir apresentação de contratos não autorizados conforme definição das alçadas: Marque esta opção para que sejam apresentados somente os contratos a serem autorizados no nível de alçada do usuário.
Considerar somente o valor do aditivo para exigir autorização em 3ª alçada: Marque esta opção para obrigar a autorização em terceira alçada quando o valor total do último aditivo for maior do que o limite da segunda alçada. Se for menor, a segunda alçada já aprova o contrato. Para validar isso, o contrato deve ter ficado desautorizado por motivo de aditivo em algum momento.
Separar por departamento o controle de alçadas: Marque esta opção para indicar que o controle de alçada de contratos deve ser realizado por departamento.
Limite de Alçadas por Departamento: Este botão ficará habilitado somente se a opção acima for marcada. Aqui você define os limites das alçadas por departamento.
Definir alçadas por valor
Para definir alçadas por valor, selecione a opção "Utilizar controle por alçadas".
Ao realizar a a seleção, serão disponibilizados os campos para seleção de níveis de alçada e valores.
- Primeiro defina quantos níveis de alçada serão utilizados (2 ou 3).
- E em seguida, informe o valor limite para cada alçada.
Observe que no exemplo, foram selecionadas três alçadas, sendo o limite delas:
- 1º Alçada : R$0,01 - Autorizador em primeira alçada aprova contratos de até um centavo. Valores maiores que isso, cairão para a próxima alçada.
- 2º Alçada : R$500,00 - Autorizador em segunda alçada aprovaa contratos até quinhentos Reais. Valores maiores que isso, cairão para a próxima alçada.
- 3º Alçada : A último alçada obrigatoriamente terá a aprovação do valor Máximo (R$9.999.999.999.999,99).
Definir alçadas por Departamentos
Para definir alçadas por departamento, selecione a opção "Utilizar controle por alçadas" e "Separar por departamento o controle de alçadas", ao selecionar, automaticamente será gerado o botão "limite de alçada por departamento..."
No botão "ADICIONAR" você poderá selecionar os departamentos que farão parte das alçadas se aprovação.Nota! Os departamentos devem estar previamente cadastradas em: Apoio > Departamentos > Cadastros.
Após a seleção dos departamentos, você irá definir os limites de cada alçada, podendo ser diferentes entre eles.
Observe que no exemplo, foram selecionadas três alçadas, sendo que cada departamento tem seu limite de primeira e segunda alçada. A terceira, por ser a última, sempre terá o limite máximo possível.
Dica! Confira alguns artigos relacionados:
Como configurar alçadas de autorizações para Medições de Contratos?
Manual de Autorizações - Contratos
Esperamos que este artigo tenha contribuído para o seu aprendizado!