O cadastro de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por utilizar os dados contidos nela, agiliza o processo de cadastro e garante que as informações inseridas na nota, estarão corretas, de acordo com a nota fiscal emitida pelo fornecedor.
Pré-requisito
A Recepção de NF-e deve estar configurada, onde a nota a ser cadastrada, já precisa ter sido recepcionada pelo sistema. Atenção! Ao editar vínculos de itens de uma nota fiscal já existente, se esta nota fiscal já possuir itens associados a itens de pedido de compra, as permissões do usuário atual serão verificadas tanto para os itens que ele vincular quanto para os vínculos já existentes. Logo um usuário não conseguirá editar vínculos de itens de uma nota fiscal se esta possuir itens com preço menor do que ele teria permissão de cadastrar, por exemplo. Para configurar estas permissões, acesse "Segurança > Autorizações > Usuários > Ações do usuário > Suprimentos > Nota Fiscal de Compra".
Dica! Poderá conferir em nosso artigo Como identificar em qual módulo a NFe recepcionada está cadastrada? se a recepção da NF-e esta OK.
Passo a passo
1. Para iniciar o cadastro da NF-e, acesse Suprimentos > Compras > Notas Fiscais de Compra > Cadastros, e clique no botão NOVO.
2. Na tela seguinte, no campo Documento, selecione o documento fiscal.
Atenção! O documento fiscal deve estar configurado como modelo fiscal nº 55, e, Apoio > Documentos. Pode conferir em nosso artigo Como configurar documento para escrituração de NF-e as configurações necessárias para este modelo.
Ao selecionar o documento fiscal, o sistema disponibiliza o campo Chave NF-e, onde poderá digitar manualmente a chave da nota fiscal, efetuar este preenchimento através de um leitor digital, ou então digitar o número da nota, que o sistema encontrará a chave específica.
3. No exemplo abaixo, ao inserirmos a chave de acesso, o sistema nos informou que existe mais de uma empresa no Sienge, cadastrada com o CNPJ desta nota fiscal eletrônica.
Nota! Desta forma, o campo Empresa não é preenchido automaticamente, mas basta selecionar a empresa correta, clicando na lupa. Os demais campos serão preenchidos de acordo com as informações da nota fiscal, exceto a data de movimento, que se refere à data em que a nota foi recebida, podendo ser preenchida de acordo com a realidade da recepção.
4. Após o preencher as informações iniciais da nota fiscal, clique em SALVAR. Dessa forma, a nota é cadastrada no sistema, mas ainda está incompleta.
5. O próximo passo é acessar a aba Insumos, na qual posso selecionar os insumos cadastrados na obra que devem ser vinculados aos produtos da nota fiscal eletrônica. Veja que o sistema apresenta os produtos, de acordo com o que está na nota.
Há duas formas de associar os insumos do Sienge à cada um desses produtos:
1) Manual - clicando no ícone do lápis do produto, e selecione a obra e o insumo que representa o produto. Caso seja necessário, preencha o detalhe, a marca, podendo também alterar a unidade de medida, para que fique de acordo com a nota fiscal.
Preencha também o Centro de Custo, a Apropriação de Obra e a Apropriação Financeira.
Após salvar, este produto é associado ao insumo e o mesmo pode ser conferido com essa associação retornando na aba Insumos. Nela é visualizado o insumo logo abaixo do produto.
2) Pedido de Compra - na aba Insumos, atendendo assim um pedido previamente cadastrado. Para isso, clique no botão PEDIDO.
O sistema automaticamente pesquisa os pedidos cadastrados para o fornecedor da nota fiscal, porém, caso existam muitos pedidos utilize o campo Pedido para buscar pelo número do mesmo, ou filtre pela obra no campo Obra.
Nota! Os itens da NF-e também podem ser associados a pedidos de compra com CNPJ diferente do credor da nota. Para isso, temos o artigo Como registro uma Nota que veio com fornecedor diferente do informado no Pedido?
No exemplo do print abaixo, foi localizado apenas um pedido para este fornecedor, que está de acordo com a nota fiscal.
Para realizar o vínculo, selecione primeiramente o produto à esquerda e ao lado direito selecione o insumo do pedido de compra, que representa corretamente o produto.
Além de selecionar os insumos, confira também as quantidades e unidade de medis, pois precisam coincidir.
Note que no exemplo acima, a quantidade do insumo no pedido está maior (5 unidades) que a quantidade na nota (3 unidades). Sendo assim, alteramos a quantidade na coluna Qtd. Atend. do pedido, para coincidir com a quantidade da nota fiscal.
Finalizado o ajuste, clique em Salvar
Em seguida, poderá ir para o próximo vínculo e realizar o mesmo procedimento, e após, clique em Salvar novamente.
Com isso, os produtos são removidos da lista de pendência, e você pode clicar em Fechar para voltar à tela anterior.
Ao retornar à tela anterior, é possível visualizar o vinculo dos insumos à seus respectivos produtos.
Para finalizar, acesse a aba Títulos e confira as condições de pagamento.
Caso haja outro acordo com o fornecedor, você pode excluir ajustar e adicionar as parcelas, conforme a condição de pagamento estabelecida. O importante é que o percentual das parcelas somadas, chegue em 100%.
Em seguida, clique em SALVAR.
Será apresentada a mensagem de sucesso e a nota estará completa, gerando um título no módulo Financeiro > Contas a Pagar.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!