Em algumas empresas há a necessidade de ter um processo de autorização usando alçadas de aprovação, ou seja, duas ou três pessoas autorizando a mesma medição antes de poder dar continuidade no processo de liberação de contrato.
Pré-requisito
Para realizar a configuração das alçadas, é necessário que o seu usuário seja um usuário do tipo "administrador do sistema" ou que seu usuário possua as permissões 1336 e 1337 em: "Segurança > Autorizações > Usuários > Ações do usuário" ou "Segurança > Autorizações > Perfis > Ações do Perfil".
Passo a passo
Acesse "Suprimentos > Apoio > Configurações de autorização.
Localize a seção correspondente à Medições de Contratos:
- Ao enviar um aviso enviar também um e-mail com as notificações de reprovação de medições: Marque esta opção para que, ao enviar um aviso, o sistema também envie e-mail ao comprador quando as medições forem reprovadas.
- Utilizar controle de alçadas: Marque esta opção para que seja utilizado o controle de alçadas na autorização das medições do contrato. Caso esta opção seja marcada, as opções seguintes da área de Medições de Contratos ficarão habilitadas.
- Permitir autorização de medições de alçadas inferiores: Marque esta opção para que os usuários com nível de alçada superior possam autorizar medições de alçadas inferiores antes que estes autorizem a medição.
- Restringir apresentação de medições não autorizados conforme definição das alçadas: Marque esta opção para que sejam apresentadas somente as medições desautorizadas pertencentes ao nível de alçada do usuário, ou seja, se estiver pendente de autorização em uma alçada diferente da definida para o usuário a medição não é apresentada para ele.
- Considerar para autorização das medições somente a configuração de alçada do usuário: Ao marcar esta opção, no momento da autorização das medições (na página de autorização de medições), o sistema levará em consideração somente a alçada do usuário, sem verificar as demais autorizações de medições definidas em Segurança > Autorizações > Usuários > Suprimentos > Medições de Contratos.
- Separar por departamento o controle de alçadas: Marque esta opção para indicar que o controle de alçada de medições deve ser realizado por departamento.
- Limite de Alçadas por Departamento: Este botão ficará habilitado somente se a opção acima for marcada. Aqui você define os limites das alçadas por departamento.
Definições de alçadas
Para definir o uso de alçadas, selecione a opção "Utilizar controle por alçadas".
Ao realizar a a seleção, serão disponibilizados os campos para seleção da quantidade de níveis de alçadas e valores limite que cada uma delas irá autorizar.
- Primeiro defina quantos níveis de alçada serão utilizados (2 ou 3).
- E em seguida, informe o valor limite para cada alçada
Observe que no exemplo, foram selecionadas três alçadas, sendo o limite delas:
- 1º Alçada : R$0,01 - Autorizador em primeira alçada libera medições de até um centavo. Valores maiores que isso, cairão para a próxima alçada aprovar.
- 2º Alçada : R$0,02 - Autorizador em segunda alçada libera medições de até dois centavos. Valores maiores que isso, cairão para a próxima alçada aprovar.
- 3º Alçada : A última alçada obrigatoriamente terá a liberação do valor Máximo (R$9.999.999.999.999,99).
"Definir alçadas por Departamentos"
Para definir alçadas por departamento, selecione a opção "Utilizar controle por alçadas" e "Separar por departamento o controle de alçadas", ao selecionar, automaticamente será habilitado o botão "Limite de Alçadas por Departamento".
- Clique no campo e automaticamente será aberto uma caixa para seleção dos departamentos.
No botão "ADICIONAR" você poderá selecionar os departamentos que farão parte do controle de alçadas de aprovação.
Nota! Os departamentos devem estar previamente cadastradas em: Apoio > Departamentos > Cadastros.
Após a seleção dos departamentos, você irá definir os limites de cada alçada, podendo ser diferentes entre eles.
- Observe que no exemplo, foram selecionadas três alçadas, sendo que cada departamento tem seu limite de primeira e segunda alçada. A terceira, por ser a última, sempre terá o limite máximo possível.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!