Enviar observações para o fornecedor no e-mail durante o processo de envio de um pedido de compra é importante por várias razões, sendo essencial para o bom andamento da negociação e para a eficiência do processo de aquisição.
Este recurso é necessário para melhorar a comunicação com os fornecedores e assegurar a qualidade dos pedidos.
Confira abaixo o passo a passo e aproveite esta novidade.
Pré-requisito
Para inclusão da observação ao fornecedor no envio do Pedido de Compra foi projetado no Sienge a inclusão do Parâmetro 8 - Observações para o Fornecedor no menu Apoio/ Modelos/ Parâmetros de E-mail:
Em Modelos de E-mail edite o cadastro do corpo de e-mail: Envio de Pedido de Compra.
Na edição do texto, informe o Parâmetro 8 - Observações para o Fornecedor nas seguintes configurações: P{EM008}.
Passo um passo
O envio do pedido de compra pode ser realizado através do cadastro do pedido ou diretamente pelo menu na tela Envio de Pedidos de Compra. Neste artigo, demonstraremos as duas opções.
Opção 1) Cadastro de Pedidos de Compra
Passo 1) Acesse o cadastro do pedido de compra no menu Suprimentos/ Compras / Pedidos de Compra/ Cadastros. Localize e edite o pedido desejado:
Passo 2) Em seguida, acesse a aba ENVIO:
Passo 3) Nesta tela foi acrescentado o campo ''Observações''. Este campo poderá possuir o limite de 4000 caracteres e tem o propósito de permitir que o usuário possa mencionar algum texto que deseja enviar ao fornecedor juntamente com o pedido.
Passo 4) Selecione as demais informações para envio, como destinatários e assinaturas (se houver) e por fim clique no botão ENVIAR.
Passo 5) Tendo configurado o parâmetro de e-mail nº 8 - Observações do Fornecedor, no e-mail do destinatário será apresentado um campo intitulado de ''Observação para o fornecedor'' juntamente das observações mencionadas no envio do pedido de compra.
Opção 2) Envio de Pedidos de Compra através do menu
Por meio desta tela, o usuário consegue efetuar o envio de pedidos de compra em massa. Desta forma, a observação informada será enviada separadamente para cada destinatário selecionado na tela.
Passo 1) Acesse o menu Suprimentos/ Compras / Pedidos de Compra/ Envio de Pedidos de Compra. Utilize os filtros disponíveis na tela para localizar o pedido a ser enviado no e-mail.
Passo 2) Selecione quais serão os destinatários que deverão receber o pedido (Fornecedor, Representante, Obra ou Responsável Técnico).
Passo 3) Informe o texto da observação no campo ''Observações para e-mail''.
Passo 4) Para confirmar o envio do pedido, clique no botão ENVIAR.
Forma de envio (por pedido): A opção "Um único e-mail para todos os destinatários" envia um e-mail conjunto, onde os destinatários conseguirão ver que o pedido foi enviado para outras pessoas, enquanto a opção "Um e-mail por destinatário" envia e-mails individuais, onde os destinatários não conseguem ver que o pedido foi enviado para outras pessoas.
Atenção! Caso o usuário não informe nenhuma forma de envio, o sistema enviará o pedido de compra em conjunto para todos os destinatários selecionados na tela.
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Esperamos que este artigo tenha ajudado!