Para incluir uma empresa em um Grupo de Empresas Contábeis, é necessário que a empresa esteja sem os registros contábeis que são incompatíveis com a nova estrutura do grupo.

Quando a empresa já possui lançamentos, lotes, plano de contas e outros registros relacionados à contabilidade, uma alternativa é exportar os lançamentos antes da exclusão, realizar a preparação da empresa para inclusão no grupo e, posteriormente, importar os lançamentos novamente.

Dessa forma, os lançamentos podem ser reaproveitados após a empresa passar a utilizar a nova estrutura contábil.

Antes de começar

Antes de realizar a exclusão dos dados contábeis, recomendamos:

• Confirmar em qual grupo de empresas contábeis a empresa precisa ser incluída;
• Identificar quais dados contábeis precisarão ser removidos para permitir a inclusão;
• Exportar os lançamentos que deverão ser preservados;
• Conferir se o arquivo de exportação foi gerado corretamente e está disponível para a posterior importação;
• Validar com o contador ou responsável pela contabilidade quais informações precisam ser preservadas e como deverão ser incorporadas à nova estrutura contábil.

Atenção! A exclusão dos dados contábeis é uma etapa que pode remover informações da empresa. Por isso, não avance antes de confirmar que os dados necessários foram devidamente exportados e poderão ser recuperados. 

Como realizar o procedimento:

1. Exporte os lançamentos contábeis

Antes de excluir os dados da contabilidade, acesse: Contabilidade/Fiscal > Contabilidade > Lançamentos > Consultas

Utilize a consulta para localizar e verificar os lançamentos que precisam ser preservados.

Realize a exportação dos lançamentos conforme as opções disponíveis na tela:

Recomendação: após concluir a exportação, confirme se o arquivo foi efetivamente gerado e está disponível para utilização na etapa de importação.

2. Exclua os dados contábeis da empresa

Depois de confirmar que os lançamentos foram exportados corretamente, acesse: Contabilidade/Fiscal > Apoio > Exclusão de Conta Contábil/Plano de Contas

Nessa tela, informe a Empresa que será preparada para inclusão no grupo.

A funcionalidade disponibiliza opções para excluir diferentes registros relacionados à estrutura contábil.

Entre elas, estão:

• Excluir contas contábeis da Integração Contábil e associações das contas contábeis;
• Excluir plano de contas, lotes e lançamentos da Contabilidade do Sienge.
   

Para o processo de inclusão da empresa em um novo Grupo de Empresas Contábeis, devem ser removidos os registros necessários para que a empresa possa assumir a estrutura contábil do grupo:

3. Inclua a empresa no Grupo de Empresas Contábeis

Com os dados contábeis necessários devidamente excluídos, acesse: Contabilidade/Fiscal > Apoio > Grupo de Empresas Contábeis

Localize o grupo ao qual a empresa deverá pertencer e realize a inclusão da empresa conforme a configuração da estrutura contábil definida para o grupo.

Essa etapa fará com que a empresa passe a utilizar a estrutura contábil estabelecida no Grupo de Empresas Contábeis.

Dica! Antes de concluir a inclusão, valide se o grupo selecionado é realmente o que deverá ser utilizado pela empresa e se sua estrutura está de acordo com a necessidade contábil. 

4. Importe novamente os lançamentos

Após a empresa ser incluída no grupo e a nova estrutura contábil estar configurada, acesse: Contabilidade/Fiscal > Apoio > Contabilidade > Importar

A tela apresenta diferentes tipos de importação, como Contas Contábeis, Lotes, Lançamentos, Lançamentos Modelo, Lançamentos por Centro de Custo, Importação de Balancetes e Lançamentos e Rateios.

Para recuperar os dados exportados na primeira etapa deste procedimento, utilize a opção relacionada à importação de Lançamentos:

Selecione o arquivo de lançamentos que foi exportado anteriormente e realize a importação conforme as opções apresentadas pelo sistema.

Após a importação, confira os lançamentos para confirmar se as informações foram incorporadas corretamente à nova estrutura contábil.

Resultado esperado

Ao concluir o procedimento:

1. Os lançamentos que precisavam ser preservados terão sido exportados antes da exclusão.
2. Os dados contábeis necessários terão sido removidos da empresa.
3. A empresa estará vinculada ao Grupo de Empresas Contábeis desejado.
4. Os lançamentos exportados poderão ser importados novamente para a empresa, considerando a nova estrutura contábil.
5. Os dados deverão ser conferidos após a importação para garantir que o resultado esteja de acordo com a estrutura definida.
   
   

Pontos de atenção

• Não exclua os dados contábeis antes de confirmar que os lançamentos foram devidamente exportados.
• Mantenha o arquivo exportado disponível até concluir e validar a importação.
• Após a importação, confira os lançamentos e demais informações envolvidas no processo.
• A estrutura utilizada pelo Grupo de Empresas Contábeis deve ser validada antes da inclusão da empresa.
• Dependendo da estrutura contábil utilizada, podem existir impactos em processos posteriores, como lançamentos, relatórios e demais rotinas relacionadas à contabilidade.
• A exclusão de dados é uma operação que deve ser realizada com cautela, principalmente em ambiente produtivo.

Considerações finais

A definição de quais contas, lançamentos, lotes e demais informações devem ser preservados ou incorporados à nova estrutura depende da organização contábil da empresa.

O sistema permite realizar as operações de exclusão, vinculação ao grupo e importação dos lançamentos, mas a definição de como a estrutura contábil deve ficar deve ser validada pelo contador ou responsável pela contabilidade.

Atenção! Antes de realizar a exclusão ou importação dos dados, recomendamos validar o procedimento com o responsável pela contabilidade da empresa, especialmente quando houver necessidade de manter saldos, históricos, classificações ou outras informações contábeis específicas. 

Contato com o suporte

O suporte pode auxiliar quanto à utilização do sistema, localização das funcionalidades e execução das rotinas disponíveis, como a exportação, exclusão, inclusão em grupo e importação de lançamentos.

Já a definição de quais informações devem ser excluídas, preservadas ou incorporadas à nova estrutura contábil depende das particularidades da empresa e deve ser validada pelo contador ou responsável pela contabilidade.

Dessa forma, recomenda-se realizar a validação da estrutura contábil antes de executar a exclusão dos dados, garantindo que o procedimento realizado no sistema esteja de acordo com a necessidade da empresa.

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