A Cotação de Preços é uma pesquisa feita pelo comprador, que antecede a compra. Ela ajuda na tomada de decisão sobre determinado produto, podendo ser cadastrada de maneira avulsa ou ser proveniente de uma Solicitação de Compra.
No Sienge, através do Sistema de Compras, será possível atribuir os fornecedores aos insumos cotados para, posteriormente, se ter acesso a informações importantes como valores, condições de pagamento e prazos.
Pela cotação, será possível originar diversas negociações com fornecedores para se chegar ao melhor cenário de compra.
Confira neste material de apoio como realizar o cadastro de uma Cotação de Preço.
Passo a passo
1. Acesse o menu Suprimentos > Compras > Cotações de Preço > Cadastros. Para iniciar o cadastro de uma nova cotação, clique no botão NOVO
Atenção! Atualmente temos 5 status para a situação de uma Cotação de Preços:
- Registrada: Indica que a cotação de preços foi cadastrada, mas ainda não tem nenhuma
negociação iniciada no Sienge. - Negociação em andamento: Indica que a cotação já possui negociações iniciadas, mas
ainda há insumo sem fornecedor selecionado como opção de compra e não geraram nenhum pedido de compras. - Negociação fechada: Indica que todos os insumos da cotação já possuem um
fornecedor selecionado como opção de compra, mas que ainda não foi gerado o pedido
de compras. - Aquisição encaminhada: Indica que todos os insumos da cotação já foram vinculados
a pedidos de compra, seja gerando pela própria negociação ou associados manualmente
a um pedido de compra existente.
Dica!Para saber qual o número do pedido, poderá ser emitido o Relatório Cotações e Pedidos Vinculados em Suprimentos > Compras > Relatórios > Cotações de Preço. - Cancelada: Indica que pelo menos um insumo da cotação de preços teve seu saldo cancelado. Lembre-se que isso não quer dizer que todos os insumos foram cancelados,
pois cancelando um único insumo já é suficiente para alterar sua situação para cancelada.
2. Confira a seguir o que seria cada uma dessas opções em tela, ao iniciar o cadastro de uma Cotação de Preços:
Nota! Todos os campos sinalizados com (*) são obrigatórios.
Informações principais:
Comprador*: Usuário responsável pela cotação. Por padrão, o sistema apresenta como sugestão o usuário logado na plataforma, podendo ser alterado conforme a necessidade.
Atenção! Este é o usuário que receberá os avisos de autorização, caso estes
avisos estejam ativados em Suprimentos > Apoio > Configurações de Autorização > Solicitações de Compra.
Data da cotação*: Data de início do processo de cotação. Poderá ser utilizada como filtro nos relatórios de cotações.
Serviço de compra: Opção presente caso a empresa tenha adquirido a integração com o CONSTRUCOMPRAS, plataforma de compras e vendas de materiais e serviços para a construção civil. Caso a empresa não tenha contratado, basta deixar o campo selecionado na opção [Nenhum].
Nota! Esta seleção é referente a integração antiga do Construcompras e não possui relação com a nova integração, que funciona via APIs, conforme o link abaixo
Dica! Veja ➡ CONSTRUCOMPRAS - Integração Sienge
Cotação para Orçamento: Será utilizada somente pelo sistema de orçamento e servirá como uma pesquisa para atualização de preço dos insumos no orçamento. As cotações que forem marcadas nesta opção não estarão disponíveis para geração de pedidos. As Cotações para Orçamento é restrito às obras que estiverem com a situação Orçamento. Uma vez realizada a cotação, poderá ser utilizada para fazer a atualização de preço dos insumos dentro da obra (Engenharia > Insumos > Atualizações de Preços).
Informações complementares:
Nº mínimo de fornecedores*: Campo onde define-se o mínimo de fornecedores a serem atribuídos na cotação, onde enquanto não estiverem atribuídos, a cotação permanece incompleta, impossibilitando de prosseguir.
Nº de fornecedores a sugerir*: Número ideal de fornecedores. Não tem impacto sobre o cadastro da cotação.
Prazo de resposta: Data e horário limite para resposta por parte do fornecedor. Esses dados não são obrigatórios, podendo ser registrada a cotação sem o seu preenchimento. Apenas serão apresentados na emissão da cotação de preço, para que o fornecedor fique ciente.
Observação interna: Observação qualquer referente a cotação, para uso interno, ou seja, que não é apresentado nos relatórios padrões.
3. Após incluir os dados necessários, salve a tela através do botão
Observe que o sistema originou o número da Cotação!
4. Em seguida, será necessário inserir os insumos a serem cotados. Para isso, acesse a aba Insumos.
5. Nesta tela, o usuário poderá puxar os insumos através dos botões: Solicitação, Distribuição ou Novo.
Botão SOLICITAÇÃO: permite consultar e selecionar insumos originados em uma Solicitação de Compra. Serão apresentadas as solicitações de compra em que o usuário estiver autorizado na Permissão 8 - Manutenção dos dados da obra no sistema de compra, em Segurança > Autorizações > Usuários > Obras.
Botão DISTRIBUIÇÃO: permite consultar e selecionar os insumos das solicitações de compras que estiverem atribuídas para o usuário Comprador, em Suprimentos > Compras > Solicitações de Compra > Distribuições.
Botão NOVO: permite consultar e selecionar os insumos da obra, em Engenharia > Orçamento > Insumos > Cadastros.
5. Tendo selecionado os insumos que farão parte da Cotação de Preço, é necessário atribuir os fornecedores com os quais os insumos serão negociados. Para isso, edite o insumo ou otimize o processo clicando no botão ATRIBUIÇÃO
Editando o insumo, o usuário encontrará o espaço
ao final da página.
Na aba Insumos, basta clicar em ATRIBUIÇÃO e selecionar os fornecedores que farão parte da Negociação. Ao salvar esta tela, todos os insumos presentes na cotação estão vinculados aos fornecedores selecionados.
Pronto! A Cotação de Preços está completa e poderá ser utilizada nas Negociações com o fornecedor em Suprimentos > Compras > Cotações de Preço > Negociações.
Como incluir anexos na cotação de preço?É possível incluir anexos na cotação de preços que serão enviadas para os fornecedores.
Passo a passo:
1. Na cotação de preço em Suprimentos / Compras / Cotações de Preços / Cadastros, clicar na aba de anexos.
1.1 Clicar em adicionar, informar uma descrição, incluir um arquivo preferencialmente com extensão e salvar. Caso deseje enviar o anexo por e-mail, basta marcar a flag E-mail.
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Esperamos que este artigo tenha ajudado!